事業(yè)單位檔案保存與利用管理措施

單麗娜

摘 要：隨著事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型改革的深入進(jìn)行，事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力不斷提高，現(xiàn)如今應(yīng)當(dāng)更好的發(fā)揮事業(yè)單位的檔案價(jià)值，提高檔案的保存與利用工作水平，以創(chuàng)新性的思維研究我國(guó)檔案管理的新出路，運(yùn)用信息化的技術(shù)手段達(dá)到提高檔案工作質(zhì)量，消除檔案管理風(fēng)險(xiǎn)隱患的目標(biāo)?，F(xiàn)階段應(yīng)當(dāng)明確事業(yè)單位檔案保存與利用工作的改革重點(diǎn)，確定檔案管理的改革期限，限時(shí)加大信息技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)工作，從而達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)隱患的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作機(jī)制

本文深入分析事業(yè)單位檔案管理工作的方式方法，圍繞著事業(yè)單位檔案的保管與利用需要構(gòu)建專業(yè)的檔案管理工作體系，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，在科學(xué)化、系統(tǒng)化與智能化的理念下提高檔案管理的效率，消除傳統(tǒng)檔案管理保存與使用帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到提高檔案保存與使用有效性目標(biāo)。

一、事業(yè)單位檔案保存與利用的問(wèn)題

（一）重要性認(rèn)識(shí)不足

不少事業(yè)單位沒(méi)能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值，不能建立健全檔案管理的保存與開(kāi)發(fā)利用工作機(jī)制。不少事業(yè)單位的檔案保存與利用還局限傳統(tǒng)的思維，沒(méi)能創(chuàng)新檔案工作的方式方法，檔案信息資源的整體質(zhì)量有待提高。事業(yè)單位檔案管理存在一系列的弊端，例如有些事業(yè)單位不注重根據(jù)大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)檔案的理念更新設(shè)施設(shè)備，更有的軟硬件設(shè)備較為陳舊，不滿足新時(shí)代檔案管理工作的條件需要。還有的事業(yè)單位檔案管理的隨意性大，事業(yè)單位上下沒(méi)能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)檔案資源經(jīng)濟(jì)性的存在問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)檔案的共享目標(biāo)。

（二）缺乏有效管理制度

事業(yè)單位當(dāng)前還缺乏針對(duì)檔案工作的有效管理機(jī)制，現(xiàn)有的管理制度較為陳舊，檔案管理的方式限制了檔案管理的創(chuàng)新的性。一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代的檔案管理方式嚴(yán)重的制約了檔案的安全性，不少檔案沒(méi)能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境有待優(yōu)化。傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴(yán)重的制約了檔案的作用，不少事業(yè)單位還缺額專門的檔案管理機(jī)制，因此影響檔案管理的有效性。一些事業(yè)單位不能把信息技術(shù)與現(xiàn)有的檔案管理工作任務(wù)結(jié)合，檔案管理處置不當(dāng)容易縮短檔案的應(yīng)用周期，不利于達(dá)到高效管理的目標(biāo)，極大的影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案管理人員問(wèn)題

事業(yè)單位檔案的保存與利用一方面要按照上級(jí)部門的要求進(jìn)行精準(zhǔn)化的執(zhí)行，另一方面還要兼顧檔案管理工作的層次性，注重形成完善的檔案管理體系，明確檔案管理的重點(diǎn)，達(dá)到提高檔案管理的質(zhì)量目標(biāo)。目前，事業(yè)單位還要建立精準(zhǔn)化的檔案管理工作體系，由于檔案管理工作的目標(biāo)不明確，不能根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理任務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的合理配置，因此影響了檔案管理的整體質(zhì)量。由于缺乏專專兼職人員搭配的檔案管理工作隊(duì)伍，因此制約了檔案管理的有效性和精準(zhǔn)性。其次，事業(yè)單位檔案管理人員面臨著長(zhǎng)期得不到必要培訓(xùn)的問(wèn)題，現(xiàn)有的檔案管理方法不能促進(jìn)檔案管理人員掌握正確工作方式，不能提高檔案管理技術(shù)培訓(xùn)效率。第三，事業(yè)單位的檔案管理人員數(shù)量較少，檔案管理人員的總量有限，現(xiàn)有的事業(yè)單位的專業(yè)技術(shù)人員無(wú)法開(kāi)展專業(yè)化的檔案管理工作，不能適應(yīng)信息化、大數(shù)據(jù)與云背景下的檔案保存需要。

二、事業(yè)單位檔案保存與利用管理的有效策略

（一）.強(qiáng)化檔案開(kāi)發(fā)利用

現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新思維，能夠根據(jù)新技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)有效的體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。首先，提高檔案管理工作的效率，把效率提升作為檔案管理的重點(diǎn)，優(yōu)化檔案開(kāi)發(fā)的技術(shù)空間，明確檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)與重點(diǎn)，保證事業(yè)單位檔案管理的整體有效性和科學(xué)性。其次，體現(xiàn)事業(yè)單位檔案的共享價(jià)值，建立檔案的有效共享平臺(tái)，基于專業(yè)優(yōu)勢(shì)滿足各方面的檔案使用需要。針對(duì)事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，公益事業(yè)涉及的公共信息，上下級(jí)單位傳統(tǒng)信息的需要開(kāi)展檔案管理。第三，事業(yè)單位還要整合檔案管理技術(shù)，提高檔案的整體利用工作效率，加大軟件的開(kāi)發(fā)力度，提高軟件的開(kāi)發(fā)整體效率，從而解決事業(yè)單位檔案管理工作存在的具體問(wèn)題。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位為了更好的做好檔案的保存工作，提高檔案的利用效率，還要形成專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，著力依靠專業(yè)技術(shù)人員做好檔案的處置與開(kāi)發(fā)利用工作。首先，應(yīng)當(dāng)在信息技術(shù)的引導(dǎo)下創(chuàng)新檔案管理工作方式，明確檔案管理重點(diǎn)，找準(zhǔn)檔案管理改革的發(fā)展方向，重點(diǎn)形成信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的檔案管理機(jī)制，解決檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理人員在信息化背景下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理的改革。在優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理環(huán)境的基礎(chǔ)上不斷使用數(shù)字化的檔案管理技術(shù)。第三，定期加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核，促進(jìn)檔案管理人員掌握專業(yè)的檔案操作方法，能夠以先進(jìn)的方式方法提高檔案的效率，解決檔案管理工作隱患，提升檔案的整體質(zhì)量。

（三）優(yōu)化檔案設(shè)施設(shè)備

事業(yè)單位為了達(dá)到高效開(kāi)展檔案管理工作的目標(biāo)，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，還要建立專業(yè)的檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，采用科學(xué)化的檔案管理設(shè)施設(shè)備，提高檔案管理的整體工作效率。首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，明確檔案管理工作的重點(diǎn)任務(wù)，基于檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)配置必要的軟硬件設(shè)備，圍繞著紙質(zhì)檔案數(shù)字化，檔案的數(shù)字化共享服務(wù)、檔案的分類有效存儲(chǔ)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不斷進(jìn)行信息化設(shè)備設(shè)施的更新工作。其次，還要提高檔案管理設(shè)施配置的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)水平，基于人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)與行政檔案現(xiàn)實(shí)需要，根據(jù)上級(jí)部門的要求安裝專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的有效互動(dòng)和傳遞。

結(jié)論

我國(guó)事業(yè)單位檔案管的保證與利用應(yīng)當(dāng)具有信息化思維，強(qiáng)調(diào)基于信息技術(shù)的快速發(fā)展采用專業(yè)化的管理手段。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案的管理效率，重視形成綜合性的檔案管理工作體系，著力提高檔案事業(yè)的服務(wù)水平，基于信息技術(shù)提升檔案保存質(zhì)量，達(dá)到高效利用檔案的目標(biāo)?，F(xiàn)階段事業(yè)單位還要分析檔案的應(yīng)用價(jià)值，注重采用綜合性的管理手段，達(dá)到提升檔案質(zhì)量目標(biāo)。

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