數(shù)字檔案室建設(shè)難題的思考

王巍　王立冬

數(shù)字檔案室的主要存儲對象是電子檔案，通過對計算機等數(shù)字設(shè)備實現(xiàn)對檔案的收集、整理、存儲、管理和利用。目前，檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的主流趨勢，而數(shù)字檔案室建設(shè)又是其中的重要內(nèi)容之一，但就目前情況而言，我國基層單位檔案信息化水平存在較大差異，因此只有進一步加快數(shù)字檔案室建設(shè)，才能提高檔案利用率，最大限度發(fā)揮出數(shù)字檔案室的作用。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

為了更好地做好單位檔案管理工作，必須要采用更為先進的集約化、現(xiàn)代化和社會化管理方式。數(shù)字化檔案室是順應時代發(fā)展的需求，滿足和適應新形勢下檔案工作的需要;此外，數(shù)字檔案室的建設(shè)，也是提高檔案信息化管理水平的重要手段，能夠真正實現(xiàn)檔案資源共享，更好地服務于地方經(jīng)濟建設(shè)。當然，隨著檔案管理工作量的不斷加大，難度也越來越高，通過數(shù)字檔案室的建立，能夠讓檔案的收集、利用和查詢變得更加簡單，實現(xiàn)檔案查準率和查全率的提升。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，首要任務就是強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)應在滿足當前需要的前提下，堅持適度超前的原則，對檔案存儲數(shù)據(jù)容量、網(wǎng)絡訪問量和數(shù)據(jù)操作強度等進行估算，在硬件設(shè)備選擇、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡構(gòu)建的建設(shè)中應為未來設(shè)備擴充、系統(tǒng)升級和網(wǎng)絡擴建留下余地?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要有三部分內(nèi)容：1.網(wǎng)絡建設(shè)。建立獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，便于檔案數(shù)據(jù)整理、加工、存儲和管理工作的進行。但是，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)要與互聯(lián)網(wǎng)進行物理隔離，并根據(jù)實際情況和辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)邏輯隔離。另外在與辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)交換數(shù)據(jù)的過程中安全措施要做到位，必要時可配置專門的計算機連接到辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)中。2.硬件建設(shè)。對于數(shù)字檔案室中的硬件而言，服務器、掃描儀、終端機、打印機、UPS不間斷電源以及磁帶光盤等設(shè)備要具備穩(wěn)定的性能，能夠正常工作，并且必須符合數(shù)字檔案海量存儲、查詢和管理的需求。3.軟件建設(shè)。電腦操作系統(tǒng)性能必須良好并和硬件相匹配，同時選擇與硬件匹配的掃描軟件、Photoshop等圖像處理軟件，具備較高的安全性、穩(wěn)定性。配置的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)要滿足目錄、多媒體以及全文等數(shù)據(jù)的搜索需求，可設(shè)計檔案查詢利用系統(tǒng)、檔案進館報送管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)等檔案管理應用平臺，便于更好地采集、加工、存儲和利用各項數(shù)據(jù)信息。

（二）數(shù)字資源建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，數(shù)字資源建設(shè)是最核心的內(nèi)容，檔案室要建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及媒體數(shù)據(jù)庫等，并對數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一存儲、管理和利用。1.目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫的過程中，要按照相關(guān)的業(yè)務標準和規(guī)范，力求所有室藏檔案電子目錄的全面、真實與完整。2.全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。第一，電子文件歸檔。在管理中必須科學規(guī)范，要滿足國家檔案局制定的《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《板式電子文件長期保存格式需求》以及《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等要求。第二，制作檔案數(shù)字化。在數(shù)字化工作的開展過程中，要嚴格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則》中的各項要求進行。3.媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在建設(shè)媒體數(shù)據(jù)庫的過程中要嚴格落實國家和省的規(guī)定要求，進行音像檔案、照片檔案等內(nèi)容的數(shù)字化加工，同時建立相應的數(shù)據(jù)庫。

（三）制度建設(shè)。只有建立健全完善的制度，才能確保數(shù)字檔案室建設(shè)順利開展下去。各檔案室要從自身實際情況出發(fā)，對現(xiàn)行數(shù)字檔案室管理制度作出補充，改善其中不合理的地方，主要應建立以下6種制度。1.電子文件歸檔與管理辦法。對電子文件歸檔的責任、范圍、程序、格式以及方法等進行明確，并制定電子文件歸檔的質(zhì)量要求。2.檔案安全保密制度。對電子檔案安全管理職責要求作出具體的規(guī)定，同時制定有效的措施方法。嚴格劃分好網(wǎng)上利用權(quán)限，明確檔案資料的閱讀使用范圍。3.檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度。要對檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)上查詢利用范圍作出規(guī)定，并明確具體的查詢利用程序和方法，以及相關(guān)的安全要求。4.檔案數(shù)據(jù)管理維護制度。對檔案數(shù)據(jù)入庫、管理、修改以及備份等操作方法，及其具體程序等作出規(guī)定。5.電子檔案鑒定銷毀制度。對于需要鑒定銷毀的電子檔案，要制定需要遵循的原則，及其主要的技術(shù)要求與方法。6.檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)及信息設(shè)備維護使用制度。要對數(shù)據(jù)檔案操作管理規(guī)范加以明確，制定出可靠的計算機等信息設(shè)備維護使用方法。

三、結(jié)語

加快數(shù)字檔案室建設(shè)，對于提高檔案信息化管理水平有著重要意義，各機關(guān)、企事業(yè)單位要真正認識到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，納入重要議事日程并付諸行動，只有這樣，才能進一步加快檔案工作信息化總體進程，讓數(shù)字檔案資源得到共享，提高檔案利用質(zhì)效，以此實現(xiàn)檔案工作質(zhì)量與效率的全面提升。