新時期提高檔案管理科學化策略初探

劉國輝

摘要：創(chuàng)新是事業(yè)進步的靈魂，新時期提升檔案管理工作的科學化也是新時代工作創(chuàng)新的需要。只有不斷創(chuàng)新才能夠更好地進步，才能夠更好地發(fā)揮檔案的作用和功能。本文從檔案管理入手，探索提高檔案管理科學化思路，尋找創(chuàng)新途徑，促進檔案管理工作跟上信息化的步伐。

關(guān)鍵詞：信息化;管理標準;科學技術(shù);人員素質(zhì)

檔案是指在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著時代的發(fā)展與改革的深化，檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是企事業(yè)信息的重要載體，它記載著在過去期間運行留下的痕跡，它可以為今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力。檔案管理工作如何主動順應時代發(fā)展的要求，更新檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及檔案服務(wù)的對象等，是我們檔案管理者需要面對和認真思考的問題?，F(xiàn)就提高檔案管理科學化策略進行初步探析。

一、提高檔案管理科學化水平的的必要性分析

提高檔案管理科學化水平是落實科學發(fā)展觀的重要途徑。檔案管理構(gòu)成了我國精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容之一，其所涵蓋的內(nèi)容也涉及到政治、經(jīng)濟和文化等多個層面的內(nèi)容，檔案是對過去一段時間工作的總結(jié)，同時也是各個單位和組織借鑒過去的工作經(jīng)驗來應對未來工作挑戰(zhàn)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理能夠提供未來一段時間詳細規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)資源和基礎(chǔ)。在新時期檔案管理水平的科學化水平提升是檔案管理價值提升的重要途徑，是和諧社會構(gòu)建的必然環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)人的全面發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案管理科學化水平的提升本身也是我國綜合實力提升的重要體現(xiàn)。

二、企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1、對檔案管理重要性認識不足

不夠重視檔案。長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

2、檔案管理的信息化程度不高

隨著技術(shù)的進步和科技的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的利用，但是計算機水平的提高并沒有改變檔案管理手工操作的現(xiàn)象，無論是企事業(yè)單位的領(lǐng)導人員還是檔案的專門管理人員都對檔案的信息管理系統(tǒng)的安全性和全面性存在懷疑。一些事業(yè)單位只是簡單的將個人的信息和檔案的目錄存放在電腦里以方便查閱，而檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，檔案管理的信息化水平整體不高。

3、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱

檔案管理工作不僅要求政策性很強，還要求專業(yè)性技術(shù)性很強，檔案人員必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。部分單位檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠精確，出現(xiàn)檔案不能按時立卷歸檔或未及時移交綜合檔案室等情況。同時個別檔案人員對檔案的責任性認識還不夠，存在隨意應付了事現(xiàn)象，其原因是各科室對整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

三、提高檔案管理科學化具體策略

1、促進檔案管理標準化建設(shè)

在檔案管理過程中，為了實現(xiàn)科學的檔案管理工作，就應該將檔案管理資料進行標準化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在檔案管理中應該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時，在監(jiān)督過程中應該在第一時間將檔案的開發(fā)與管理工作進行有針對性的審核，在保證正確進行檔案管理工作的同時努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應該相應的構(gòu)建一個健全的檔案評估機制，積極引用比較先進的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理的科學化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2、運用先進的科學技術(shù)進行管理

首先，運用現(xiàn)代科技手段和先進管理方法。明確歸檔資料的歸檔范圍，合理劃分保管期限。做好檔案的收集、整理、分類、裝訂、歸檔等工作，完善檔案保管、借閱、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等管理制度，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。其次，檔案管理科學化水平的提升離不開現(xiàn)金的信息技術(shù)和科學技術(shù)，使得電子檔案在檔案管理中的比重在逐步提升，將檔案管理工作脫離紙質(zhì)載體的限制，使得檔案在變得信息化和電子化，從而提升檔案查閱和調(diào)取的效率，節(jié)省檔案存儲的空間和費用，信息技術(shù)的引用不僅可以降低檔案管理的成本還可以提升檔案管理工作的價值。

3、對檔案管理工作人員進行職業(yè)技能培訓

目前檔案管理中存在的諸多問題，大多數(shù)與檔案管理工作人員的職業(yè)水平有關(guān)，很多檔案工作人員檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認識不足，在工作中也提不起“收集和管理資料”的興趣，因此，對檔案管理工作人員進行職業(yè)技能培訓是必要的。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。

綜上所述，隨著我國社會的不斷進步，采用有效的方法提高檔案管理的科學化，對企事業(yè)單位都有很大的好處，尤其是提升事業(yè)單位的服務(wù)水平有很大的影響。當下檔案管理工作一定要隨著時代共同發(fā)展，更好的推動我國經(jīng)濟社會的發(fā)展。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣市場監(jiān)督綜合執(zhí)法大隊）