新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)工作探討

仇秀麗

摘 要：從新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的必要性出發(fā)，以福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，分析了農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，提出加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善系統(tǒng)、健全制度、嚴(yán)格防控、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等解決對(duì)策，以期為其他農(nóng)業(yè)科研單位實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化建設(shè)，提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;農(nóng)業(yè)科研檔案;信息化建設(shè);對(duì)策

Abstract：Based on the necessity of the informationization construction of agricultural scientific research archives in the new period， by taking Fujian Academy of Agricultural Sciences as an example， the present situation and existing problems of the informationization construction of agricultural scientific research archives were analyzed， and then some countermeasures were put forward including strengthening the leadership， improving the system， perfecting the system， imposing strict prevention and control， and conducting business training， so as to provide reference for other agricultural scientific research institutions to realize the informationization construction of scientific research archives and improve the management level of agricultural scientific research archives.

Key words：New period;Archives of agricultural scientific research;informationization construction;Countermeasures

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，我國(guó)檔案工作實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略，逐步實(shí)現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化向更高層次發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息共建共享與協(xié)同發(fā)展藍(lán)圖[1]。2017年11月28日，福建省政府通過(guò)《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》[2]，開啟了福建數(shù)字檔案共享新時(shí)代。福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院作為全省唯一的、學(xué)科門類較為齊全的省屬農(nóng)業(yè)科研單位，如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化建設(shè)，對(duì)提高農(nóng)業(yè)科研單位科研管理效能和提升科技創(chuàng)新能力具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，分析福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并提出推進(jìn)新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)思路與對(duì)策，以期為其他農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化建設(shè)提供參考。

1 推進(jìn)新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.1 順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著農(nóng)業(yè)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的深入推進(jìn)，農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開信息的支持，農(nóng)業(yè)科研檔案作為一項(xiàng)信息資源，一份經(jīng)驗(yàn)傳承，一種歷史憑證，在農(nóng)業(yè)科研工作和鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略過(guò)程中起著重要的作用。農(nóng)業(yè)科研檔案是科研人員在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究以及農(nóng)業(yè)技術(shù)活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄，其中蘊(yùn)藏著大量的成果、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、思想和數(shù)據(jù)等科研信息。加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)，將這些科研信息進(jìn)行管理、開發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共建共享，更好地服務(wù)社會(huì)，推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展，是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 提高工作效率的必然要求

隨著科學(xué)研究項(xiàng)目的增多，各單位科研檔案隨之增多。以福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，每年新增科研檔案近400卷。1978-2018年，取得國(guó)家、部省級(jí)科技獎(jiǎng)勵(lì)成果508項(xiàng)，其中省部級(jí)二等獎(jiǎng)以上重大成果167項(xiàng)。2018年，新增立項(xiàng)省級(jí)以上科研項(xiàng)目271項(xiàng)，合同經(jīng)費(fèi)達(dá)1.2億元;11項(xiàng)科研成果獲得省科技進(jìn)步獎(jiǎng)，其中一等獎(jiǎng)1項(xiàng)，二等獎(jiǎng)5項(xiàng)，三等獎(jiǎng)5項(xiàng);3項(xiàng)獲得福建省地方標(biāo)準(zhǔn)貢獻(xiàn)獎(jiǎng);2項(xiàng)申報(bào)國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng);成果評(píng)審與登記32項(xiàng);24個(gè)農(nóng)作物新品種通過(guò)福建省農(nóng)作物品種審（認(rèn)）定（第一完成單位17個(gè)），2個(gè)品種通過(guò)國(guó)家審定，8個(gè)品種通過(guò)國(guó)家品種登記，11個(gè)新品種通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)鑒評(píng);3個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn)獲準(zhǔn)發(fā)布，3項(xiàng)農(nóng)業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)獲得立項(xiàng)。通過(guò)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的收集、整理、保管和利用，是提高工作效率的必然要求。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理的必然選擇

科研檔案是科技人員開展科研工作的基礎(chǔ)，是考核晉升的重要依據(jù)，是提升科技創(chuàng)新能力的保障?？蒲袉挝灰o密結(jié)合本單位農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹落實(shí)與科研檔案有關(guān)的法律法規(guī)，不斷加強(qiáng)科研檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和信息化建設(shè)，高度重視科研檔案開發(fā)利用，為本單位各項(xiàng)科研工作順利開展提供有力保障。以福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，科研檔案主要由科研處負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔、管理、利用等。目前，檔案室?guī)齑婵蒲袡n案4000多卷，其中，課題檔案3000多卷20000多件，評(píng)審成果檔案近300卷800多件，成果申請(qǐng)獎(jiǎng)勵(lì)檔案近900卷4000多件。

1.4 打造科研檔案基礎(chǔ)平臺(tái)的重要作用

通過(guò)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)，建立與科技計(jì)劃項(xiàng)目和業(yè)務(wù)管理流程相結(jié)合的全文件生命期動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，為科研管理人員、科技人員和檔案管理人員提供一個(gè)良好的平臺(tái)，充分開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，不斷促進(jìn)本單位科研可持續(xù)發(fā)展和科技成果轉(zhuǎn)化，這是檔案創(chuàng)新管理的重要作用，也是打造這個(gè)基礎(chǔ)平臺(tái)的意義所在。

2 福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，很多檔案部門、科研機(jī)構(gòu)已開始檔案信息化建設(shè)。福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院通過(guò)構(gòu)建系統(tǒng)、配齊設(shè)備、搭建平臺(tái)等開展檔案信息化建設(shè)，但在信息化建設(shè)過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。

2.1 檔案信息化建設(shè)成效

2.1.1 構(gòu)建系統(tǒng)，注重提升管理水平 2009年，福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院立項(xiàng)開展本單位數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研究，以檔案文件網(wǎng)絡(luò)化收集和管理為基礎(chǔ)、以建設(shè)規(guī)范的檔案以及科技信息數(shù)據(jù)庫(kù)為核心、以檔案信息資源共享為目的，項(xiàng)目研究人員通過(guò)分析影響本單位科研檔案信息化建設(shè)的主要原因，通過(guò)招投標(biāo)的方式，選定一家軟件公司共同開發(fā)適合本單位使用的管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全可靠的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，該科技項(xiàng)目成果在2011年12月通過(guò)專家評(píng)審（閩農(nóng)科評(píng)字〔2011〕41號(hào)）。該系統(tǒng)對(duì)科技信息進(jìn)行采集、瀏覽、發(fā)布、檢索，擁有科研條件、科技數(shù)據(jù)、科研成果三大科技信息數(shù)據(jù)庫(kù)，體現(xiàn)了共建共享的特點(diǎn)。同時(shí)，形成院綜合檔案室、各研究所檔案室網(wǎng)上檔案“收、管、用”的綜合一體化互動(dòng)平臺(tái)，確?？蒲泄芾砣藛T及時(shí)掌握科研進(jìn)展動(dòng)態(tài)，科技人員獲得實(shí)時(shí)、完整、準(zhǔn)確的科研數(shù)據(jù)信息，檔案管理人員及時(shí)將電子文件材料歸檔。

科研課題檔案具有成套性、多樣性、階段性、專業(yè)性、使用性等特點(diǎn)[3]，內(nèi)容涉及糧食、園藝、土肥、植保、牧醫(yī)、加工等。為解決科研項(xiàng)目從申報(bào)、立項(xiàng)審批到結(jié)題驗(yàn)收過(guò)程中存在周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、人員多等問(wèn)題，在實(shí)現(xiàn)院管項(xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書、驗(yàn)收表、驗(yàn)收材料、評(píng)審材料、評(píng)獎(jiǎng)材料等信息在線填報(bào)、審核的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)科研文件即時(shí)歸檔。2014年在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進(jìn)行功能擴(kuò)展和延伸，開發(fā)了“福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研信息綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)”軟件，不僅實(shí)現(xiàn)了院管科研項(xiàng)目紙質(zhì)檔案建檔工作和科研工作“四同步”管理，而且實(shí)現(xiàn)了電子科研檔案建檔工作和科研工作“四同步”管理，從源頭上把握科研電子文件質(zhì)量及其歸檔，為紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙軌制”管理奠定基礎(chǔ)，有效提高了科研檔案管理水平和利用效率。

2.1.2 配齊設(shè)備，注重檔案保管安全 通過(guò)多種措施保證紙質(zhì)和電子科研檔案的安全，印發(fā)《福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案庫(kù)房應(yīng)對(duì)災(zāi)害緊急處置預(yù)案》《福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定》和《院科研信息綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作規(guī)則》。檔案管理系統(tǒng)配有專用服務(wù)器和電腦，由院網(wǎng)絡(luò)中心和軟件公司托管和維護(hù);檔案室配有電腦、掃描儀以及專門的檔案閱覽室等?？蒲袡n案庫(kù)房建筑面積90多m2，裝有防盜窗、防盜門等，確保庫(kù)房防盜安全;配有中央空調(diào)、抽濕機(jī)1臺(tái)、溫濕度記錄儀1臺(tái)，保證庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度符合檔案保護(hù)條件;安裝防火滅火消防設(shè)備，確保庫(kù)房安全;定期更換庫(kù)房?jī)?nèi)防霉防蟲藥劑，防止檔案霉變和蟲蛀;專門定制專用無(wú)酸紙檔案盒，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的存放標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.3 搭建平臺(tái)，注重檔案宣傳工作 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、圖片、競(jìng)賽、QQ群等多種途徑在全院開展檔案法律法規(guī)的宣傳教育活動(dòng)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，不斷提高科技人員檔案意識(shí)和法制的水平，不斷提高檔案人員依法開展檔案工作的意識(shí)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)干部依法決策和管理的水平，努力開創(chuàng)福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院院依法治檔工作新局面。如：在水稻研究所、亞熱帶作物研究所、茶葉研究所等科研所張貼宣傳掛圖、組織觀看檔案法錄像等活動(dòng);組織檔案專兼職人員以及科研人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等活動(dòng);組織檔案專兼職人員參加福建省檔案局舉辦的“國(guó)際檔案日”宣傳周活動(dòng)以及專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)、檔案法律法規(guī)知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽試題等;利用院部大樓電子顯示屏進(jìn)行檔案法制知識(shí)宣傳。

2.1.4 盤活資源，注重提高利用價(jià)值 通過(guò)建院史館，利用圖片、電子翻書、實(shí)物、學(xué)術(shù)論著、視頻等方式展現(xiàn)福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院走過(guò)的50年風(fēng)雨歷程、重大科技成果、為農(nóng)業(yè)科技事業(yè)做出重大貢獻(xiàn)的科技人員等歷史;通過(guò)科技借閱，為課題研究、科研管理、職稱評(píng)聘、科研借鑒、編史修志、維護(hù)權(quán)益提供憑證等弘揚(yáng)農(nóng)科人精神;通過(guò)檔案編研，不斷根據(jù)實(shí)際工作和管理需要，對(duì)科技信息進(jìn)行科學(xué)加工和提煉，將相關(guān)材料匯編成冊(cè)，以便查閱、宣傳、推廣、統(tǒng)計(jì)等傳播農(nóng)科正能量。

2.2 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.2.1 目前使用的系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)院管科研項(xiàng)目電子文件網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)歸檔，但每年新增大部分科研項(xiàng)目來(lái)源于國(guó)家部委、省級(jí)各部門以及與企業(yè)、國(guó)際合作等20多個(gè)不同單位或部門，因系統(tǒng)未與國(guó)家級(jí)或省級(jí)科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)對(duì)接，所以大部分檔案還未實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，只能依靠檔案管理人員人工錄入系統(tǒng)，雖可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，但耗時(shí)費(fèi)力。

2.2.2 系統(tǒng)采用局域網(wǎng)（院內(nèi)網(wǎng)），在一定程度上雖然可以保證信息安全，但也在使用上存在空間限制，不能在外網(wǎng)環(huán)境下隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息查閱。

2.2.3 在未使用系統(tǒng)之前形成的非涉密科研檔案紙質(zhì)材料，在系統(tǒng)建成之后，只實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)的數(shù)字化，至今未開展全文數(shù)字化掃描工作，未形成相應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。

3 推進(jìn)新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)思路與對(duì)策

現(xiàn)階段，針對(duì)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，農(nóng)業(yè)科研單位通過(guò)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善系統(tǒng)、健全制度、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等措施推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)，更好地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研活動(dòng)、技術(shù)推廣的服務(wù)功能。

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理成效

科研單位要充分認(rèn)識(shí)科研檔案歸檔工作的重要性，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》等有關(guān)檔案的法律法規(guī)，以高度的責(zé)任感和使命感，強(qiáng)化對(duì)科研檔案歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，層層抓管理、級(jí)級(jí)抓落實(shí)，將歸檔工作納入科研管理過(guò)程，同步部署，同步實(shí)施。分管領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案室發(fā)展和檔案工作者，在人力、物力和財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決科研檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，使檔案工作和各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展、相互促進(jìn)。

3.2 完善系統(tǒng)，拓展檔案信息應(yīng)用

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不能滿足時(shí)代發(fā)展要求，要根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)更新完善系統(tǒng)，符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。有條件的單位可以建立農(nóng)業(yè)科研檔案信息服務(wù)中心，在保證信息安全的情況下，與其他農(nóng)業(yè)科研單位或是兄弟院所聯(lián)合形成網(wǎng)絡(luò)，既可以保證檔案信息規(guī)范，又可把有價(jià)值的非密信息及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞給科研人員[4]。

3.3 健全制度，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理

建立健全檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化重要的保障，例如福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院在科研檔案管理方面不斷建立健全各項(xiàng)規(guī)章管理制度，印發(fā)《檔案管理制度匯編》。2014年4月，重新修訂了《福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研檔案管理暫行辦法》，明確了科研檔案管理人員的職責(zé)和檔案立卷、管理、檢查和開發(fā)利用的要求。根據(jù)《福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案管理辦法》和《福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》等管理規(guī)章制度，確立了各研究所、各處室在檔案管理中的角色，明確了科研檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)，明確規(guī)定了科技人員和科研檔案管理人員之間有關(guān)檔案的移交與接收、管理與利用等內(nèi)容，確保立卷和歸檔有標(biāo)準(zhǔn)、管理有制度、借閱有規(guī)定，確保科研檔案管理工作落到實(shí)處，確保科研檔案資料不流失、不泄密[5]。為進(jìn)一步用好科研檔案信息資源，編制了《科研檔案院內(nèi)開放與科技信息院內(nèi)公開利用制度》，更好地發(fā)揮為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研活動(dòng)、技術(shù)推廣的服務(wù)功能。

3.4 嚴(yán)格防控，確保檔案信息安全

隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入，在保障計(jì)算機(jī)、掃描儀、投影機(jī)、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備配齊配足外，還要保證軟件及時(shí)更新升級(jí)，確保檔案信息安全。對(duì)系統(tǒng)中歸檔的電子文件進(jìn)行“只讀”設(shè)置，禁止用戶對(duì)文件信息進(jìn)行篡改，保證數(shù)字檔案的原始性;對(duì)借閱用戶采取身份鑒別和權(quán)限控制的措施，保障共享檔案信息不流失、不泄密;對(duì)科研檔案原件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本時(shí)，做好一切安防措施，保障檔案數(shù)字化過(guò)程的安全性;對(duì)檔案管理人員使用的電腦，用好網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)，嚴(yán)防病毒對(duì)電腦系統(tǒng)攻擊。

3.5 業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

科研檔案分類多，工作任務(wù)相對(duì)煩瑣，這就要求科研檔案工作者要有較強(qiáng)的專業(yè)性和責(zé)任心，要緊跟新時(shí)期要求，對(duì)科研檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能勝任新時(shí)期所賦予的數(shù)字化管理要求，具備保密意識(shí)和信息安全意識(shí)[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著新時(shí)期科技信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，全國(guó)數(shù)字化檔案資源達(dá)2243萬(wàn)GB，28家副省級(jí)以上檔案部門接入運(yùn)行全國(guó)檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)[7]。福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院在科研檔案收集、組卷、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等方面已取得一些成效，研發(fā)的系統(tǒng)已成為信息發(fā)布、交流和推送的平臺(tái)，更為科技人員查找檔案創(chuàng)造了便利條件，該系統(tǒng)也適用于全國(guó)不同領(lǐng)域和層級(jí)科研單位的檔案管理。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，本著“以創(chuàng)新引領(lǐng)檔案事業(yè)發(fā)展，以科技改變檔案工作面貌”的理念[8]，加快農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)工作探索，不斷尋求新的科研檔案管理方法，不斷創(chuàng)新資源共享方式，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理事業(yè)的科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展，以期為科技人員提供更有效的資源信息，為農(nóng)業(yè)和農(nóng)民創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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（責(zé)任編輯：柯文輝）