淺析如何提升管理評(píng)審的有效性

趙曉蕾

摘 要：管理評(píng)審主要是指對(duì)企業(yè)管理體系的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行評(píng)審，管理評(píng)審的主體是企業(yè)的最高管理者，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)定的預(yù)期目標(biāo)對(duì)企業(yè)的管理體系做出的評(píng)審工作。本篇文章首先探討了管理體系評(píng)審的目的和重要性，緊接著提出我國(guó)企業(yè)管理評(píng)審工作現(xiàn)狀及存在的一些問題，最后就如何提升管理評(píng)審的有效性這一問題提出幾點(diǎn)改進(jìn)方法與建議。

關(guān)鍵詞：管理評(píng)審；管理體系；提升有效性

企業(yè)管理體系運(yùn)行的主要步驟之一是管理評(píng)審工作，管理評(píng)審是企業(yè)最高管理者按照策劃的時(shí)間間隔對(duì)組織的管理體系進(jìn)行評(píng)審，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，并與組織的戰(zhàn)略方向保持一致。通過管理評(píng)審，對(duì)企業(yè)管理體系的總體運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)審與分析，并提出持續(xù)改進(jìn)的方向，從而確保整個(gè)企業(yè)管理體系的正常運(yùn)行。因此，管理評(píng)審工作也可以認(rèn)為是尋找企業(yè)管理體系運(yùn)行過程中所存在的問題與漏洞，以便接下來工作的不斷改進(jìn)與提升，有助于企業(yè)的管理體系向更好的方向發(fā)展。

一、管理評(píng)審的目的和重要性

管理評(píng)審工作主要是企業(yè)最高管理者按照策劃的時(shí)間間隔對(duì)組織的管理體系進(jìn)行評(píng)審，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，并與組織的戰(zhàn)略方向保持一致。管理體系的充分性主要是指整個(gè)管理體系的完整性以及各部分的關(guān)聯(lián)、相互之間的作用，也是企業(yè)管理體系能符合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求、滿足顧客需求的特征。管理體系的適宜性主要是指管理體系要跟隨時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，適應(yīng)外部市場(chǎng)環(huán)境發(fā)展的能力。管理體系的有效性主要是指管理體系要符合科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，其效果要達(dá)到企業(yè)最初設(shè)定的預(yù)期目標(biāo)，并與組織的戰(zhàn)略方向保持一致。

二、我國(guó)企業(yè)管理評(píng)審工作現(xiàn)狀及存在的一些問題

有些企業(yè)的管理評(píng)審工作僅僅是從企業(yè)管理體系中的一些文件的執(zhí)行情況、流程執(zhí)行情況以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素的分析情況等方面下功夫，并沒有結(jié)合本企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量目標(biāo)與工作流程是否與當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求相吻合進(jìn)行高質(zhì)量的管理評(píng)審，也沒有考慮到本企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量目標(biāo)、工作流程是否與企業(yè)的內(nèi)/外部環(huán)境相適應(yīng)，從而很難對(duì)企業(yè)管理體系的適宜性、充分性和有效性做出有效評(píng)審，更難為接下來的企業(yè)整體管理工作提供行之有效的建議。部分企業(yè)的管理體系所明確的工作流程與實(shí)際管理評(píng)審工作流程不相吻合，制定的文件沒有做到精準(zhǔn)、細(xì)致、系統(tǒng)、適宜。在管理評(píng)審結(jié)束后提出的改進(jìn)建議并沒有被采納，或者后期的整改效果不明顯，效率低下。因此，企業(yè)最高管理者在組織管理體系評(píng)審時(shí)，一定要制定工作目標(biāo)，嚴(yán)格按照工作要求遵循工作流程開展管理評(píng)審，要主動(dòng)從顧客及其他相關(guān)方的角度去尋找存在的問題，并提出行之有效的改進(jìn)措施，真正為提升企業(yè)管理體系的適宜性、充分性和有效性開展管理評(píng)審工作。

三、提升管理評(píng)審有效性的改進(jìn)方法與建議

1、制定有效的管理評(píng)審目標(biāo)

企業(yè)的最高管理者在組織對(duì)本企業(yè)的管理體系進(jìn)行管理評(píng)審時(shí)，首先要制定有效的管理評(píng)審目標(biāo)，確保管理體系符合最新的法律法規(guī)要求和國(guó)標(biāo)要求，并持續(xù)改進(jìn)。企業(yè)的管理評(píng)審主要是對(duì)企業(yè)管理體系運(yùn)行的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行評(píng)審，看其是否有效運(yùn)行并與公司的戰(zhàn)略方向保持一致。而有些企業(yè)在實(shí)際管理評(píng)審過程中，卻存在僅僅停留在聽匯報(bào)、走程序、看執(zhí)行的基礎(chǔ)工作上，對(duì)管理體系是否能順應(yīng)企業(yè)內(nèi)部和外部組織環(huán)境發(fā)展的變化、公司的戰(zhàn)略方向、經(jīng)營(yíng)決策等不做詳細(xì)分析與研究，這樣并不能對(duì)整個(gè)企業(yè)管理體系以及工作運(yùn)行的有效性、系統(tǒng)性做出評(píng)價(jià)，也很難對(duì)存在的問題提出有效建議。因此，企業(yè)的最高管理者要制定有效的管理評(píng)審目標(biāo)，明確管理評(píng)審的目的，以改進(jìn)工作為目的真正的進(jìn)行管理評(píng)審工作。

2、提前做好管理評(píng)審計(jì)劃

企業(yè)在開展管理評(píng)審工作時(shí)，一般可以在每年年初制定管理體系的管理評(píng)審計(jì)劃，對(duì)上年度管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)審，管理評(píng)審計(jì)劃主要包括此次管理評(píng)審的時(shí)間、評(píng)審方式、參加人員、評(píng)審目的、評(píng)審范圍、評(píng)審依據(jù)、評(píng)審內(nèi)容以及需各部門準(zhǔn)備的輸入材料清單等。管理評(píng)審計(jì)劃需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況在管理評(píng)審會(huì)議召開前1-2周下發(fā)，以給匯報(bào)部門足夠的時(shí)間準(zhǔn)備各業(yè)務(wù)過程一年來的運(yùn)行情況總結(jié)，特別是在需要各部門進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，如果不提前制定計(jì)劃，臨時(shí)要求提供數(shù)據(jù)會(huì)阻礙整個(gè)管理評(píng)審的工作進(jìn)程。比如說查看質(zhì)量部門的“產(chǎn)品質(zhì)量波動(dòng)分析圖”時(shí)，需要統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)才可以得出最終分析圖，如果臨時(shí)要求提供的話沒有辦法掌握長(zhǎng)期產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)。因此，相關(guān)評(píng)審組織人員應(yīng)該提前1-2周下發(fā)管理評(píng)審計(jì)劃，提出本次管理評(píng)審的具體時(shí)間、流程安排以及此次評(píng)審要求各部門提交的相關(guān)輸入材料，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)匯總好各部門的管理評(píng)審輸入材料并呈報(bào)給最高管理者及相關(guān)人員，這樣相關(guān)評(píng)審人員可以提前了解此次管理評(píng)審相關(guān)業(yè)務(wù)過程的運(yùn)行情況，提高管理評(píng)審的針對(duì)性與有效性。對(duì)呈報(bào)的相關(guān)材料如有需修改的地方，應(yīng)退回責(zé)任部門進(jìn)行修改。管理評(píng)審會(huì)議時(shí)，參加評(píng)審人員還應(yīng)對(duì)管理體系運(yùn)行情況提出存在的問題和改進(jìn)的方向或建議。

3、把握好管理評(píng)審主題并進(jìn)行適當(dāng)引導(dǎo)

在主持管理評(píng)審會(huì)議工作時(shí)，企業(yè)最高管理者應(yīng)明確此次會(huì)議的目標(biāo)、要求及意義，一定要把握好會(huì)議主題以及管理評(píng)審工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，并按照順序組織各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)發(fā)言。有些部門負(fù)責(zé)人在匯報(bào)工作時(shí)不能很好的抓住問題的重點(diǎn)與難點(diǎn)，甚至出現(xiàn)避重就輕的情況。比如，在管理評(píng)審會(huì)議中大多討論的問題都是文件記錄不完整、產(chǎn)品生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量標(biāo)識(shí)不醒目等這些無關(guān)痛癢的問題，真正評(píng)審管理體系是否適宜、充分、有效以及制定的質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否嚴(yán)格遵循的問題都沒有開展討論與評(píng)審。此時(shí)，最高管理者及相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)引導(dǎo)，停止這些無關(guān)問題的討論，將此次管理評(píng)審的討論重點(diǎn)放在以下相關(guān)方面，如：以往管理評(píng)審所采取措施的實(shí)施情況、與管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化、管理體系績(jī)效和有效性、顧客及其他相關(guān)方的反饋、目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度、過程績(jī)效及產(chǎn)品和服務(wù)的符合性、不合格和糾正措施情況、監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果、其合規(guī)義務(wù)的履行情況、工作人員的協(xié)商和參與、資源的充分性等。提出整個(gè)管理體系運(yùn)行過程中存在的問題，深挖問題根源，集思廣益，同時(shí)提出解決企業(yè)存在這些問題的思路與具體措施。企業(yè)管理體系中存在的問題，很多都是由于內(nèi)外部環(huán)境的影響所導(dǎo)致，僅僅依賴各部門的改進(jìn)與完善是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要企業(yè)的管理層依據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況和能力，開展外部相關(guān)工作的協(xié)調(diào)，大大增加物力、人力、財(cái)力的投入，為管理體系的有效運(yùn)行提供充足的資源，持續(xù)改進(jìn)管理體系的適宜性、充分性和有效性。

四、結(jié)語

企業(yè)的最高管理者在對(duì)本企業(yè)管理體系進(jìn)行管理評(píng)審時(shí)應(yīng)嚴(yán)格制定評(píng)審的工作計(jì)劃與具體的工作流程，并實(shí)時(shí)進(jìn)行恰當(dāng)引導(dǎo)。提出的幾點(diǎn)提升管理評(píng)審工作有效性的建議希望能起到一些拋磚引玉的效果。管理評(píng)審的最終目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)問題并整改問題，持續(xù)改進(jìn)才是企業(yè)應(yīng)重視的工作。因此，企業(yè)為確保管理體系的適宜性、充分性和有效性，一定要提升管理評(píng)審工作的有效性，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展。

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