關(guān)于學(xué)校檔案管理工作的探討

黃淑春

摘要：檔案管理作為學(xué)校管理工作內(nèi)容中的重要組成部分，不僅能促使學(xué)校的管理工作更加井然有序，而且也能對(duì)學(xué)校的工作進(jìn)行全面的了解，因此，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視在一定程度上也能反映出一個(gè)學(xué)校的管理水平以及重視程度。加上檔案管理工作本身就是個(gè)較為復(fù)雜的過程，對(duì)此必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案的規(guī)范化管理。本文基于加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的重要性，提出了推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的相應(yīng)措施，以促進(jìn)學(xué)校工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;管理工作;措施

學(xué)校的檔案管理工作不僅是教育工作者開展教育活動(dòng)的基礎(chǔ)，而且也能為教學(xué)活動(dòng)的展開提供可參考資料，為此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視，從而推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

一、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的重要性

（一）有利于了解學(xué)校的發(fā)展情況

學(xué)校檔案不僅包括文字以及圖標(biāo)形式的文件材料，而且還包括音像等方面的內(nèi)容，它能夠真實(shí)地反映出當(dāng)前學(xué)校教師的教學(xué)工作的發(fā)展情況，而且也能有效反映出學(xué)校管理工作的開展，從而更加直觀地反映出學(xué)校的歷史發(fā)展?fàn)顩r，從而對(duì)全校的師生情況進(jìn)行真實(shí)記錄。另外，值得注意的是，學(xué)校的檔案主要是記錄學(xué)校的發(fā)展概況，這其中除了包括學(xué)校的歷史發(fā)展進(jìn)程外，還囊括了教學(xué)中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及教學(xué)成果，這在一定程度上也能反映出學(xué)校真實(shí)的教學(xué)水平，對(duì)學(xué)校未來的發(fā)展也有著重要的意義。

（二）有利于促進(jìn)學(xué)校的迅速發(fā)展

在學(xué)校的檔案中，學(xué)校的每個(gè)環(huán)節(jié)都能找到相應(yīng)的記錄，因此，其能更直觀地反映出學(xué)校地教學(xué)環(huán)節(jié)以及管理中的發(fā)展情況，而且其作為學(xué)校發(fā)展歷程中的重要資源也能充分反映出學(xué)校的歷史及發(fā)展過程，從而加深他人對(duì)學(xué)校的全面了解。另外，在進(jìn)行學(xué)校檔案分析過程中，由于對(duì)其的教育歷史有了更深層次的理解，更能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展中存在的各種問題及不足，從而通過制定相應(yīng)的科學(xué)方案來推動(dòng)學(xué)校的穩(wěn)步發(fā)展，為此，必須重視學(xué)校的檔案管理工作，推動(dòng)學(xué)校各方面工作的有序開展。

二、推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的措施

（一）建立完善的檔案管理制度

對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作而言，只要通過完善的檔案管理制度才能有序推動(dòng)學(xué)校檔案工作的有序開展，真正做到有據(jù)可依，各司其職。為此，必須完善學(xué)校的檔案管理制度，通過制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能促使檔案管理工作者更加規(guī)范的展開檔案管理工作。而且隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校的進(jìn)步以及人員資料的增多，學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的展開也需進(jìn)行相應(yīng)的記錄，這也使得檔案信息也隨之增加，這也使得整理所消耗的時(shí)間及精力也隨之增多，如果在缺乏完善的檔案管理制度的指導(dǎo)下，很難做到檔案信息的有序分類，在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下也會(huì)導(dǎo)致信息整理工作更加混亂。因此，為了促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，必須建立與之相適應(yīng)的完善的檔案管理制度。

（二）提高學(xué)校對(duì)檔案管理的重視程度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度在很大程度上會(huì)直接決定學(xué)校的發(fā)展方向，因此，為了提高學(xué)校的檔案管理水平就必須加大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視，意識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的必要性，才能進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理工作的地位，只有這樣，才能促使學(xué)校在發(fā)展中加大對(duì)學(xué)校檔案管理人才的重視及引進(jìn)工作，建立相應(yīng)的具有專業(yè)水平的檔案管理部門，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。因此，學(xué)校需要在國家政策的引導(dǎo)下做好自身的管理工作，并能基于自身發(fā)展的狀況來制定出適宜發(fā)展的檔案管理制度。另外，學(xué)校檔案管理人員是不可以讓教職工作為兼職的，必須在專業(yè)人員的管理下，才能進(jìn)一步展開檔案管理工作，而且還必須加大對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)，不僅要立足于管理理念，更重要的是還需要在理念的指導(dǎo)下促進(jìn)實(shí)踐的發(fā)展，只有這樣才能促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加大對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的重視

由于學(xué)校檔案管理人員大多是學(xué)校教職工兼職管理的，所以使得學(xué)校檔案的管理人員的素質(zhì)普遍不高，這在一定程度上也影響了學(xué)校檔案管理水平的提高，因此，為了促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的有序開展，不斷提高學(xué)校管理水平，就必須加大對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的重視，這就需要加大對(duì)專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)力度以及提供定期培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不斷提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力的提高。另外，學(xué)校在日常管理中還需要鼓勵(lì)檔案管理人員多參與一些實(shí)踐活動(dòng)，這也能直接提高其專業(yè)技能。專業(yè)技能除了要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段之外，還需要進(jìn)一步了解和掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，從而能夠運(yùn)用一些先進(jìn)的技術(shù)來處理學(xué)校檔案管理中的數(shù)據(jù)信息，這不僅能減少不必要的人力和物力支出，而且也能夠提高學(xué)校檔案管理的效率，不斷提高學(xué)校的管理水平。

（四）提高學(xué)校檔案信息化水平

學(xué)校檔案的信息化建設(shè)工作的開展不僅能在一定程度上減少學(xué)校的運(yùn)營成本，而且也能降低人為因素造成的損失。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，也促使信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到了迅速發(fā)展，尤其是學(xué)校的檔案管理工作，提高了學(xué)校的檔案信息化水平。通過信息化的手段來處理檔案信息，使得傳統(tǒng)的管理技術(shù)已不能滿足學(xué)校管理的需要，所以為了更好地促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，就必須采取高效的信息化技術(shù)來處理學(xué)校檔案的各項(xiàng)事務(wù)，這不僅提高了管理的硬件設(shè)施，而且在很大程度上也規(guī)范了學(xué)校的檔案管理工作，推動(dòng)了學(xué)校的信息化水平的發(fā)展。

（五）加大對(duì)電子文檔的安全保護(hù)力度

在學(xué)校的檔案管理工作中，還存有大部分的電子文檔信息，因此也應(yīng)當(dāng)加大對(duì)電子文檔的安全保護(hù)力度，具體要求可從三個(gè)方面入手：第一，根據(jù)已有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)學(xué)校的檔案信息進(jìn)行歸檔和整理，有些重要文檔還需做好備份工作，以防止遺失;第二，通過制定完善的檔案管理制度來嚴(yán)格規(guī)范管理行為，對(duì)于違反制度的行為要加大懲罰力度，以提高管理水平;還需要做好責(zé)權(quán)分明的工作，落實(shí)好安全責(zé)任制度，做到有據(jù)可依。第三，對(duì)于可能發(fā)生的安全問題要做好防護(hù)工作，例如制定安全管理預(yù)案、做好物理隔離工作等等，從而保障電子文檔的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作中的重要內(nèi)容，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展不僅能在一定程度上直接提高學(xué)校的管理水平，而且也能了解到學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，為學(xué)校的未來發(fā)展指明了方向。因此，學(xué)校在發(fā)展中必須采取相應(yīng)的有效措施來推動(dòng)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展，例如加大對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的重視、提高學(xué)校對(duì)檔案管理的重視程度以及提高學(xué)校的檔案信息化水平等，從而有效提高學(xué)校的檔案管理水平。

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（作者單位：浙江省機(jī)電技師學(xué)院）