信息化條件下做好城建檔案開發(fā)利用的策略研究

王保洋　王萃

摘 要：城建檔案是一種重要信息資源，做好城建檔案工作的最終目的在于利用城建檔案信息服務于城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理。其重要性正在得到實踐，只有搞活城建檔案工作，提高城建檔案信息資源利用率，將服務的重點放在社會各方面的需求上來，才能滿足城市建設發(fā)展的需求。本文首先概述了當前我國利用城建檔案的狀況，進而提出了信息化條件下做好城建檔案開發(fā)利用的幾條有效策略。

關鍵詞：城建檔案;利用;信息化

城建檔案記錄著城市建設發(fā)展的全過程，是進行城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理工作的重要基礎資料。隨著社會的進步和經濟的發(fā)展，城市建設日新月異，形成的城建檔案不斷增多，社會各界利用城建檔案的也越來越多，這給城建檔案館的工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何在新形勢下應用現(xiàn)代科學技術管理和利用好城建檔案，讓城建檔案有效地為社會服務，這就是擺在檔案工作者面前的新課題。

一、當前我國利用城建檔案的狀況

（一）利用城建檔案已由單一化向多樣化延伸

目前，社會各界利用城建檔案已呈多樣化、多層次化趨勢，一是為城市建設、規(guī)劃提供詳細數(shù)據(jù)、為領導決策提供可靠依據(jù)。二是為工程項目中的建設、施工、監(jiān)理提供質量保障的查詢。三是為城市地下管線開挖單位提供原始數(shù)據(jù)。四是為施工企業(yè)申報資質提交資料查詢。五是為業(yè)主進行房屋買賣、房屋裝修、房屋維權等提供原始圖紙或數(shù)據(jù)等。

（二）城建檔案開發(fā)利用中存在的主要問題

城建檔案館原接收的建設用地、規(guī)劃審批、工程設計方案和報建、工程驗收等檔案資料還停留在原始的整理、保管上，缺乏信息觀，在管理體制和工作機制方面未能適應快速發(fā)展的城市建設需要，面對城建檔案利用現(xiàn)狀工作存在諸多不利因素。

一是公民對于利用城建檔案解決問題的認識比較淡薄，對城建檔案館的性質、工作不十分清楚，檔案的價值作用了解甚少。因此，公民缺乏利用城建檔案解決問題的積極性。二是城建檔案館的館藏檔案不夠豐富，類型目錄不齊全，建設工程檔案類量多，市政設施、道路、橋梁方面的檔案較少，地下管線檔案就更缺乏。檔案載體以紙質為主，聲像檔案甚少。這些都直接影響了當今城建檔案利用者的需求。三是服務的質量和方式也影響著城建檔案的利用。如傳統(tǒng)的手工檢索方法，缺乏用現(xiàn)代信息技術管理檔案，就會直接影響著城建檔案的利用率。缺乏高素質和掌握現(xiàn)代信息技術的檔案管理員，也對檔案利用有一定的制約。

二、信息化條件下做好城建檔案開發(fā)利用的策略

（一）要加強城建檔案利用工作的基礎建設

一是加快電子檔案收集管理步伐。隨著信息技術和電子政務的發(fā)展，電子檔案將是館藏數(shù)字城建檔案信息新的主要來源。根據(jù)電子檔案管理要求，實現(xiàn)電子檔案管理的高效化，設計開發(fā)或改造原有辦公自動化系統(tǒng)，為電子檔案形成、積累、整理、歸檔提供平臺。二是加快現(xiàn)有館藏城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設，積極推進對一些重要內容、利用頻率高的檔案資源的數(shù)字化進程，加強對重要檔案的保護，以提高城建檔案利用效率。

（二）規(guī)范城建檔案的管理

一是做好城建檔案資料的收集工作。收集資料是開展城建檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，收集工作做得好壞直接影響著城建檔案的開發(fā)與利用，收集工作的一個基本要求就是必須做到檔案資料完整齊全。另一個是多精得當。所謂多，是指檔案名稱類型齊全、載體多樣;所謂精，是指室藏檔案要有保存價值，皆是精品。二是做好城建檔案的整理、鑒定工作。整理工作具有承上啟下的作用，在此項工作中，檔案人員必須要熟練地掌握和運用城建檔案的分類方法和分類原則，鑒定準確，統(tǒng)計全面，做到仔細認真、精益求精，以便保證今后檔案利用工作中的查全率、查準率。三是做好城建檔案的保管工作。城建檔案的保管工作是檔案收集、整理（鑒定、統(tǒng)計）和利用工作的橋梁和紐帶，檔案資料保管的質量直接影響到城建檔案的壽命及利用效率和效益，保管工作中的一點點疏忽和粗心大意都將給經營管理和經濟建設帶來不可估量的損失，反之會給單位和部門增加效益。

（三）分析和掌握利用者的心理做好城建檔案利用工作

利用是城建檔案工作的根本目的和主要任務，更是服務于社會的直接體現(xiàn)。要搞好城建檔案的利用工作，除了檔案人員的努力工作外，在很大程度上取決于對利用者的了解。如果檔案人員不了解利用者，特別是不了解他們的心理狀況，檔案利用工作就很難取得好的成效。所謂利用者的心理狀況，就是利用者在利用檔案的全過程所產生的情感、意志和表現(xiàn)出的心理特征，它是因時而易、因事而變、因人而異的復雜的心理狀態(tài)。針對利用者不同的心理，檔案管理人員必須深入細致地了解查檔者的心理需求，掌握利用者的心理，才能使城建檔案利用工作滿足利用者的需求，收到事半功倍的效果。

（四）變被動為主動，積極創(chuàng)造條件為各方面提供服務

城建檔案的利用率越高，就越體現(xiàn)其價值，發(fā)揮的作用也就越大，人們對城建檔案的認識就會加強，從而促進檔案資源的開發(fā)利用。因此，檔案工作人員要跳出以往保守的思維，積極創(chuàng)造條件，主動提供服務。在新的形勢下檔案工作者應迅速實現(xiàn)轉型，不能僅僅滿足于開發(fā)原始檔案，要將綜合整理的城建檔案信息加工成“產品”為社會服務。

（五）做好城建檔案利用的信息反饋工作

信息反饋的收集是提高城建檔案利用效率的一項非常重要的工作。檔案工作人員可以對利用者采用書面或電話等方式收集反饋信息，或與有關單位和人員建立信息互動關系，及時掌握利用工作中出現(xiàn)的新問題新動向、需要充實完善的館藏資料和館藏資料利用價值挖掘開發(fā)等信息內容，借以進行研究和探索城建檔案利用工作的規(guī)律，以便更好地改進城建檔案利用工作，不斷提高檔案利用效率。

三、結語

城建檔案利用，是檔案工作中的立足點和最終歸宿，是檔案工作的根本目的。城建檔案的收集和整理、鑒定、編目、保管等各項基礎工作都要體現(xiàn)和貫穿利用這一思想，善于運用利用觀點來處理各項基礎業(yè)務工作，充分發(fā)揮城建檔案的經濟效益和社會效益，勇于探索，讓城建檔案有效地為社會服務。

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