對(duì)加強(qiáng)城建工程檔案歸集管理的探討

王杰　顏世軍

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，現(xiàn)代城市建設(shè)檔案數(shù)量不斷增多，這使得城市工程檔案管理工作的重要性得到了進(jìn)一步提高。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工程檔案歸集管理的重視，做好工程檔案歸集管理工作的探討，加快城市的發(fā)展腳步。

關(guān)鍵詞：城建工程;歸集檔案;管理工作

城建檔案對(duì)于城市的發(fā)展有著重要影響，城建檔案不僅是城市規(guī)劃建設(shè)管理的主要依據(jù)，而且是相應(yīng)科研工作的依據(jù)。由此可見(jiàn)，城建檔案管理要確?？茖W(xué)信息內(nèi)容的可靠、真實(shí)、完整，只有這樣才能確保城市的健康發(fā)展，因此，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分析工作。

1 做好城建工程檔案歸集管理的意義

城建工程檔案制定是城市中各項(xiàng)工程建設(shè)過(guò)程中保留的具有價(jià)值的文字、圖表、聲像等各項(xiàng)內(nèi)容的總稱，包括項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、征地、施工、竣工的各項(xiàng)內(nèi)容。城建工程檔案是對(duì)項(xiàng)目準(zhǔn)備、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工過(guò)程中采用的各項(xiàng)產(chǎn)品、材料、技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行合理應(yīng)用[1]。在工程建設(shè)過(guò)程中，可以城建工程檔案歸集管理，通過(guò)收集各項(xiàng)內(nèi)容，可以對(duì)城市發(fā)過(guò)程中涉及到的城鄉(xiāng)規(guī)劃、工程建設(shè)等各項(xiàng)內(nèi)容提供相應(yīng)的依據(jù)，從確保工程的質(zhì)量、施工的安全性，同時(shí)也能夠更好的應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的突發(fā)事件，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和城鄉(xiāng)建設(shè)的健康發(fā)展。

2 城建工程檔案歸集存在的主要問(wèn)題

2.1 重視不足，意識(shí)薄弱

一些施工單位錯(cuò)誤的人為工程項(xiàng)目實(shí)體是建設(shè)項(xiàng)目的核心，資料只是為了應(yīng)付建筑單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的一項(xiàng)“工具”，本質(zhì)上與工程沒(méi)有什么聯(lián)系，因此導(dǎo)致項(xiàng)目工程檔案沒(méi)有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致管理制度沒(méi)有落實(shí)到實(shí)際，檔案管理人員經(jīng)常出現(xiàn)變動(dòng)，交接不清，無(wú)人管理情況時(shí)有發(fā)生，項(xiàng)目竣工時(shí)驗(yàn)收時(shí)，才對(duì)各項(xiàng)材料進(jìn)行補(bǔ)收[2]。工程建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)椴蛔⒅貙?duì)各項(xiàng)資料的收集和積累，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)竣工時(shí)，編輯資料、補(bǔ)資的現(xiàn)象，這會(huì)對(duì)單位資料的原始性、真是性造成不良影響。此外，工程建設(shè)過(guò)程中，施工單位輕檔案管理中建設(shè)的情況仍然存在，特別是對(duì)地下檔案管理的重視不到位，資料收集不齊全，會(huì)導(dǎo)致地下管線的質(zhì)量存在較為嚴(yán)重的問(wèn)題。管線工程建設(shè)單位對(duì)資料歸檔重視程度不夠，錯(cuò)誤的認(rèn)為建設(shè)單位自身存在檔案室，具體施工中，自己方便就行，沒(méi)有永久保存檔案意識(shí)。

2.2 法律法規(guī)執(zhí)行不到位

依據(jù)法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，相應(yīng)的建筑主管部門應(yīng)當(dāng)定期展開(kāi)相應(yīng)的執(zhí)法檢查工作，將工程資料管理方面涉及到各項(xiàng)內(nèi)容，都納入到相應(yīng)的執(zhí)法項(xiàng)目檢查中，同時(shí)要讓檔案管理部門參與到相應(yīng)的工作中，依法對(duì)工程資料內(nèi)容進(jìn)行督促檢查，對(duì)于不按照規(guī)定進(jìn)行資料收集、整理、報(bào)送的單位，都應(yīng)當(dāng)加以記錄，督促建設(shè)施工單位加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的重視。

2.3 對(duì)檔案真實(shí)性的重視程度不夠

建筑單位在具體工作中，對(duì)于工程建設(shè)本身足夠重視，而對(duì)于施工過(guò)程中形成的各項(xiàng)資料的管理的重視程度不夠，導(dǎo)致項(xiàng)目竣工階段，形成的歸檔資料十分有效[3]。一些建設(shè)單位對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量和精度十分重視，并且制定了相應(yīng)的落實(shí)措施，但是對(duì)于檔案歸集管理工作的重視程度則嚴(yán)重不足，沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督和制約制度，導(dǎo)致檔案管理工作十分分散，造成檔案收集出現(xiàn)不齊全、不及時(shí)等各項(xiàng)不良情況，這就造成大難信息的真實(shí)性存在一定問(wèn)題，一些檔案無(wú)法及時(shí)、完整的轉(zhuǎn)移給相應(yīng)的部門，這對(duì)于城市建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展來(lái)說(shuō)一項(xiàng)巨大損失。

3 提高城建工程檔案歸集管理工作質(zhì)量的有效措施

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高歸檔意識(shí)

通過(guò)分析可以，受傳統(tǒng)觀念影響，許多責(zé)任單位在建筑工程具體施工過(guò)程中，并未安排專人對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管，這也就造成了工程竣工時(shí)，工程檔案不完整、各項(xiàng)信息內(nèi)容存在較為嚴(yán)重的丟失現(xiàn)象。針對(duì)該項(xiàng)情況，應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性的宣傳，并且要展開(kāi)相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)合理的宣傳與培訓(xùn)，從而使建筑企業(yè)在具體工作中，檔案意識(shí)能夠得到進(jìn)一步提升，提高企業(yè)對(duì)歸檔、報(bào)送檔案等各項(xiàng)工作的積極性[4]。此外，還要不斷被對(duì)工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，從而使服務(wù)水平能夠得到進(jìn)一步提高。例如，在具體工作中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)市、省的相關(guān)要求，參照市主管部門的工作辦理程序，結(jié)合高新區(qū)的具體情況，編制出臺(tái)高新區(qū)城建檔案手續(xù)辦理程序，同時(shí)在該過(guò)程中，要將工程竣工后的各項(xiàng)整理規(guī)范和附件，制作成PPT文件，然在工程項(xiàng)目技術(shù)較低會(huì)議上，通過(guò)PPT的形式，向與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的各個(gè)單位，對(duì)工程建設(shè)涉及到的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行講解。在該過(guò)程中，需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)工程檔案歸集管理期間需要特別注意的一些事項(xiàng)，從而使企業(yè)在思想上發(fā)生改變，充分意識(shí)到檔案管理的重要性。

3.2 做好工程檔案歸集管理執(zhí)法監(jiān)督

在誠(chéng)征工程建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將工程資料管理方面的內(nèi)容全部都納入到相應(yīng)的執(zhí)法檢查項(xiàng)目中，并且應(yīng)當(dāng)讓城建檔案部門中的工作人員參與到相應(yīng)的工作中，依法督促檢查工程資料管理過(guò)程中涉及到的各項(xiàng)問(wèn)題，從而將建設(shè)單位、施工單位工程資料管理的將具體情況，全部都納入到工程建設(shè)領(lǐng)域項(xiàng)目信息公開(kāi)體系中，但凡存在未依據(jù)規(guī)定對(duì)工程檔案進(jìn)行收集、整理報(bào)送的單位，要對(duì)其加以記錄，并且將具體信息計(jì)入到誠(chéng)信評(píng)價(jià)體系中，對(duì)其日后工程建設(shè)管理工作的開(kāi)展會(huì)造成不良影響。通過(guò)該方式，可以起到督促建設(shè)單位、施工單位對(duì)工程檔案管理的重視，從而做好檔案歸集管理工作。

3.3 確保檔案資料的完整性

工程項(xiàng)目正式開(kāi)工前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)簽訂報(bào)送檔案責(zé)任書，采用書面形式，將工程竣工后，需要移交的檔案以及相應(yīng)的整理要求準(zhǔn)確的傳遞給建設(shè)單位，建設(shè)單位采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)資料人員的管理與配備，通過(guò)該方式可以使檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)能夠得到進(jìn)一步提升，需要注意的是，在項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，就要做好對(duì)資料的收集、保管，從源頭入手，從而確保檔案資料的完整。

4 結(jié)束語(yǔ)

城市建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對(duì)城市檔案歸集的重視程度，使檔案管理工作能夠更加合理化，從而使管理服務(wù)質(zhì)量能夠得到進(jìn)一步提高，為城市建設(shè)提供可靠的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)城市的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]潘君.基于新形勢(shì)下加強(qiáng)城建檔案管理的實(shí)踐與思考[J].才智，2017（14）：259-260.

[2]李菱.關(guān)于城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：30.

[3]周耿妹.城建檔案管理引入館外資源探析[J].城建檔案，2014（01）：60-61.

[4]孫曉蓉.城建檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的思考[J].城建檔案，2012（11）：36-38.