檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢

趙東輝

摘要：隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟、文化到人類生活的各個角落，信息技衍不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：首先要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次，要實現(xiàn)檔案信息高度共享;第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、影響檔案信息化建設(shè)的幾點重要因素

（一）檔案信息化建設(shè)的水平因素

在檔案管理信息化建設(shè)中，由于受到傳統(tǒng)檔案管理及技術(shù)的影響，就會導致在檔案管理過程中，雖然檔案管理部門配備全面的計算機及相關(guān)的設(shè)計，但是，工作人員很難將其與檔案管理工作有效的結(jié)合在一起，只將這些機械設(shè)備運用在日常的工作中。所以，檔案管理人員如何通過利用計算機提升自己的工作能力，對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)化管理，有效的提高檔案管理效率及管理水平，己成為制約檔案信息化建設(shè)的一個至關(guān)重要的因素。隨著我國計算機技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，用戶對檔案信息的要求不斷的提高，在這種情況下，如何對傳統(tǒng)思維進行有效的改變，開發(fā)出有效的檔案管理新技術(shù)，已經(jīng)成為我國現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的一個重要問題。

（二）檔案信息化建設(shè)的認知因素

在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門的領(lǐng)導對檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設(shè)的認識及管理嚴重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對檔案信息進行了收集，沒有對其進行充分的分析與利用，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值，嚴重的浪費檔案的存在價值。

（三）檔案信息化建設(shè)的觀念因素

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務(wù)了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經(jīng)遠遠超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設(shè)，學會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，對檔案管理難以達到要求。

三、檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）注重資源整合，加大整合力度

檔案資源整合是新形勢下檔案信息化建設(shè)集中統(tǒng)一管理的需要，也是實現(xiàn)這種統(tǒng)一管理的有效途徑?，F(xiàn)階段建立檔案管理制度，要將檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)緊密結(jié)合，達到資源共享、來源多元、統(tǒng)一管理的目的。對于大型企業(yè)、設(shè)計公司而言，檔案信息資源是基礎(chǔ)性資源，它的資源整合程度、統(tǒng)一管理水平是衡量檔案信息化水平的一個重要標志?，F(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)，信息化整合方式是對檔案資源展開相應(yīng)的分組、整理、編制，使原本離散的、多元的、異構(gòu)的、分布的信息資源組織為一個整體，有利于管理、利用和服務(wù)。因此，各企業(yè)單位的檔案管理者首先要根據(jù)各自檔案實際，完成相應(yīng)的整合、加工和編纂，把零散檔案內(nèi)容屬性加以有效的處理，將無序的資源變?yōu)橛行?，將分散的資源整合統(tǒng)一，使檔案內(nèi)容得到更好地利用。

（二）提升檔案管理工作人員的責任意識，強化責任擔當

檔案管理的根本目的是為了給利用者提供更好的需求保障，作為檔案管理人員，要樹立強烈的責任意識，增強檔案管理人員的自身素質(zhì)，這是做好檔案管理等工作的原動力。檔案管理人員要持續(xù)加強學習，打好業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)，熟練應(yīng)用主流的檔案管理軟件，始終做到與時俱進。檔案管理人員還要端正檔案利用態(tài)度，堅定立場。檔案管理是為檔案利用者服務(wù)，在企業(yè)單位中，檔案主要供該單位人員研究使用，未經(jīng)主要負責同志批準，不能向外部人員提供，更不能用于其他非法目的。檔案管理人員要結(jié)合崗位實際積累經(jīng)驗，不斷提升自身技能，樹立起正確的檔案服務(wù)理念，才能更好地實現(xiàn)檔案管理信息化。

（三）改革傳統(tǒng)管理方式，加大創(chuàng)新力度

企業(yè)檔案管理只有實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展才能適應(yīng)信息化需求，發(fā)揮檔案有效作用，提升檔案管理水平，進而推動該單位事業(yè)發(fā)展進步。各企業(yè)要更加重視信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理決策作用，檔案管理部門要不斷更新管理觀念，推動檔案管理從傳統(tǒng)模式盡快轉(zhuǎn)變到信息化管理模式。要不斷完善檔案管理的規(guī)范化制度，統(tǒng)一管理標準，為檔案創(chuàng)新發(fā)展提供規(guī)范依據(jù)。同時，在檔案管理安全性得以確保的情況下，要加快實現(xiàn)檔案資源外部共享和利用，提升檔案信息的利用率。

四、結(jié)語

檔案信息化的發(fā)展是信息時代發(fā)展的必然趨勢，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國的檔案管理工作的效率、質(zhì)量、安全得到進一步提升。越來越多的企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展都需要借助信息化的管理方式進行促進，信息化檔案管理的發(fā)展與發(fā)展為我國經(jīng)濟的發(fā)展提供了良好的信息服務(wù)支撐。

參考文獻：

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