關于加快檔案信息化建設促進檔案事業(yè)發(fā)展的探討

武雯雯

摘要：當今社會正處于信息技術高速發(fā)展的時代當中，檔案信息化建設已是大勢所趨。檔案信息化建設不僅可以加快辦理各項事情的效率，更可以保證檔案存留的準確性和完整性。與此同時還能將已有檔案信息運用到其他的工作領域，充分發(fā)揮檔案信息的多方面價值，從而促進檔案事業(yè)的高效發(fā)展。

關鍵詞：檔案;信息化建設;發(fā)展

現(xiàn)如今人口數(shù)量不斷增加，社會事務更是越來越多，面對大量的檔案信息必須加快檔案信息化建設，只有通過信息化的方式數(shù)量巨大的檔案才能儲存的井井有條，才能發(fā)揮其最大的作用，才能對各項社會工作起到積極作用。檔案信息化建設必須根據(jù)實際情況實施相應的措施，只有這樣才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、檔案信息化建設的重要性

（一）檔案信息化建設使檔案的利用和儲存方法變得方便簡捷。檔案信息化建設運用先進的計算機手段把所有檔案做成電子形式存入專用檔案文庫，在需要查看或使用時只需要輸入關鍵詞或是日期進行搜索就可以找到想要的檔案信息。把檔案存入檔案文庫也可以使檔案信息不再像傳統(tǒng)儲存方式一樣需要人力和空間進行儲存和整理，現(xiàn)在的計算機技術完全可以實現(xiàn)自動進行信息的整合和分類，更是節(jié)省了空間。而且電子化儲存方式也可以使檔案信息實現(xiàn)永久性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存則做不到這一點。實現(xiàn)了檔案信息化建設則會使檔案工作更加便利快捷，從而帶動檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案信息化建設使檔案儲存無限化。隨著時代變更人類生活也發(fā)生著巨大的變化，越來越多的檔案需要儲存，那么按照傳統(tǒng)的儲存方式則需要非常大的空間來存放數(shù)量巨大的檔案，如果有無窮多的檔案需要存放，則很不方便。但是檔案信息化可以實現(xiàn)檔案儲存的無限化，而且如以上所講過的計算機手段也可以使無限的檔案信息儲存的井井有條，還可以在我們需要時快速找到。現(xiàn)如今計算機技術飛速發(fā)展，可以充分利用電子空間的無限性來儲存檔案信息。

（三）檔案信息化建設使檔案信息實現(xiàn)資源共享。在生活各個方面都有檔案信息的存在，那么既然各方面都是生活的一部分，則其之間必有一定的聯(lián)系，所以各方面的檔案信息也需要一定的資源共享。檔案信息化上述講過在形成的檔案文庫中都可以通過關鍵詞進行查找，那么這也方便了各個工作部門進行查閱交流。檔案信息化建設充分發(fā)揮和利用網(wǎng)絡的快速傳播的優(yōu)點，工作部門根據(jù)工作需要進行有目的有計劃的信息查閱，從而充分利用已有的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的價值，這樣一來，也就實現(xiàn)了檔案資源的共享。

二、檔案信息化建設的主要措施

（一）檔案信息化建設的核心就是基礎設施的建設。檔案信息化建設的基礎設施的建設主要是實現(xiàn)信息資源多方面利用和管理的基本保障。所以必須有良好的硬件環(huán)境建設和系統(tǒng)軟件建設，硬件方面首先需要配備的就是電子計算機。系統(tǒng)軟件是計算機中的程序，這種程序使計算機利用本身的邏輯功能實現(xiàn)管理計算機各種資源的目的，對于計算機使用者而言可以非常方便的使用和管理計算機，充分發(fā)揮計算機的效率。計算機給當代生活帶來了許多便利，計算機的精準性和強大的儲存空間都非常適合進行檔案管理，通過計算機可以實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、編輯和儲存等等，運用計算機實現(xiàn)檔案信息化，會給檔案處理工作帶來非常多的便利。

（二）檔案信息化建設的基礎就是檔案數(shù)據(jù)庫的建設。想要實現(xiàn)檔案信息化建設必須以數(shù)據(jù)庫為支點，數(shù)據(jù)庫是其建設的重要部分，檔案數(shù)據(jù)庫的建設可以提高檔案信息工作的效率，實現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的高效性?，F(xiàn)如今網(wǎng)絡技術為我們提供了非常廣泛的網(wǎng)絡信息資源，更深層次的利用網(wǎng)絡資源則可以建立多個檔案信息分支的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立為社會工作提供了更多的資源和渠道。數(shù)據(jù)庫的強大可以使檔案信息得到充分的利用，可以帶動檔案事業(yè)的發(fā)展，加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設，則可以使檔案信息得到更多方面的運用實現(xiàn)檔案信息的使用價值。

（三）檔案信息化建設的根本就是規(guī)范標準化的建設。要想加快檔案信息化建設的腳步，就需要設置專業(yè)的規(guī)范和標準，在信息化工作中必須依據(jù)統(tǒng)一的標準進行工作。俗話說，國有國法家有家規(guī)，一項工作的順利進行也必須依靠一定的規(guī)范標準，這樣才能使檔案信息化建設的腳步更快更準。電子設備進行檔案信息處理時，應具有一定的處理規(guī)范和標準，比如設置繁雜的信息根據(jù)他們具有的共同特征進行分類儲存，再如在進行信息查找時應有一定的查找規(guī)范，輸入與該檔案相關的信息才能搜索出這個檔案信息。必須加強規(guī)范標準化建設才能使檔案信息化建設更有意義，否則將會如一團亂麻失去了檔案信息化建設的自身價值。

（四）檔案信息化建設的保障就是安全體系的建設。檔案信息具有一定的保密性，在檔案信息化建設過程中想要保證檔案信息的保密性必須檔案的安全性有更高的要求。在實際進行檔案工作時，必須使工作人員時刻注意檔案信息的安全，建立健全檔案信息的安全管理機制，只有建立好完善的信息安全系統(tǒng)，才能保證好信息的安全，才能使檔案信息化建設進行的更有價值。安全保障體系的建立主要就是網(wǎng)絡安全的實施，必須利用相關知識設置一定的安全設施以防外界不法分子侵入數(shù)據(jù)庫進行盜取檔案信息或是外來病毒入侵使檔案信息庫發(fā)生數(shù)據(jù)紊亂，這些都是需要安全保障體系來進行保護的。只有保障了檔案信息的安全，才能使檔案信息化建設更加完善。

三、結束語

檔案信息化建設對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有非常重要的意義。檔案的信息化建設，不僅可以使檔案信息的收集和整理更加方便快捷，還可以使很多工作運用檔案信息的交流共享進行的有條不紊，也可以充分發(fā)揮檔案自身的利用價值。要加快檔案信息化建設的腳步，需要多方面的努力，不僅需要引入先進的技術、設備，還需要引進有關方面的技術性人才，充分保證檔案信息化建設的穩(wěn)步發(fā)展。

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