重?cái)?shù)字化檔案管理提高檔案管理效率

劉軍

摘要：當(dāng)前，我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式。事業(yè)單位檔案管理人員要掌握先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理，提高管理效率。數(shù)字化檔案管理所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)不言而喻，需深入了解數(shù)字化檔案管理的重要性，采取有效策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中，檔案管理是重要的組成部分。檔案管理中資源眾多，關(guān)系到單位的發(fā)展。要積極改進(jìn)檔案管理，為各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息和資源，這樣方可指導(dǎo)工作順利進(jìn)行。事業(yè)單位要高度重視數(shù)字化檔案管理，提高檔案管理效率。

一、數(shù)字化檔案概述

將傳統(tǒng)的檔案資料以掃描、攝影、多媒體等技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，并得到高效存儲(chǔ)，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享與管理，就是數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案一般要采用專(zhuān)業(yè)的軟件設(shè)備進(jìn)行管理，方便工作人員隨時(shí)查閱、調(diào)用。數(shù)字化檔案通常會(huì)存儲(chǔ)在井然有序的信息庫(kù)之中，可以有效提高檔案管理工作效率。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高辦公自動(dòng)化水平，減少資源浪費(fèi)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式比較粗放，需要不斷增設(shè)人員，定期更新管理軟件和硬件設(shè)備，不僅會(huì)提高管理成本，還會(huì)影響檔案管理效率的提升。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式，以數(shù)字化方式儲(chǔ)存在電腦中，便于隨時(shí)調(diào)取和使用，可以節(jié)省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

（二）保證檔案得到充分利用，資源隨時(shí)共享。數(shù)字化檔案通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的處理后，可以及時(shí)得到歸檔與存儲(chǔ)。事業(yè)單位對(duì)于檔案資料的應(yīng)用比較普遍，許多部門(mén)均需要通過(guò)調(diào)用、查詢相應(yīng)的檔案資料指導(dǎo)工作。數(shù)字化檔案管理可以為各部門(mén)隨時(shí)提供及時(shí)有效的信息，為決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于人們?cè)诓煌瑫r(shí)間、不同地點(diǎn)隨時(shí)使用和查閱信息。

（三）提高檔案管理水平，提高人員綜合素質(zhì)。數(shù)字化檔案管理可以有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。由于檔案管理工作需要借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，因此，檔案管理人員必須要有較高的素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，熟練使用網(wǎng)絡(luò)，正確操作計(jì)算機(jī)等設(shè)備，還要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的維護(hù)。隨著數(shù)字化檔案管理軟件不斷升級(jí)，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提升措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識(shí)，提高人員素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹(shù)立數(shù)字化檔案管理意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，積極學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，保證自身知識(shí)結(jié)構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)，盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案管理節(jié)奏，提高自身業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員要具備創(chuàng)新能力和良好的綜合素質(zhì)，這就需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在提高數(shù)字化管理水平的同時(shí)，建立一批強(qiáng)大的檔案管理人才隊(duì)伍。

（二）完善檔案管理制度，完善數(shù)字化管理體制。事業(yè)單位若要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，就要不斷完善管理制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，積極應(yīng)用信息技術(shù)，保證本單位的檔案管理與時(shí)代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環(huán)節(jié)操作規(guī)范，以嚴(yán)格的制度為依據(jù)，使檔案管理工作得到層層把關(guān)，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問(wèn)題。在健全制度的同時(shí)，要制定數(shù)字化檔案管理體制，結(jié)合本單位的工作情況和檔案管理特點(diǎn)，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。要明確各項(xiàng)制度，將制度有效結(jié)合，保障檔案使用安全，并得到保密。加強(qiáng)對(duì)文件集成檔案一體化建設(shè)，需以信息資源安全為前提，有效發(fā)揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、篡改等問(wèn)題。還要保證數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)安全，避免出現(xiàn)病毒感染、黑客入侵等問(wèn)題，明確權(quán)限。

（三）確保文書(shū)與歸檔數(shù)字化，降低工作強(qiáng)度。在事業(yè)單位工作中，文書(shū)是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)文書(shū)管理，保證文書(shū)順利執(zhí)行，才會(huì)提高檔案管理水平。為滿足事業(yè)單位的需求，在處理文件時(shí)，就要提高批量處理效率，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)提高文檔處理效果。工作人員在輸入稿件時(shí)，為進(jìn)一步節(jié)省文檔保存與歸檔時(shí)間，要將文檔的審核、修改與、改正、歸檔等一系列工作統(tǒng)一管理，以數(shù)字化方式降低工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率。

（四）提高安全防護(hù)技術(shù)，及時(shí)更新軟硬件。要進(jìn)一步提高安全防護(hù)技術(shù)，保證數(shù)字檔案的安全。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會(huì)給事業(yè)單位的各項(xiàng)工作造成不利的影響。因此，必須要結(jié)合實(shí)際情況，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，或者限制訪問(wèn)權(quán)限;定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)與病毒庫(kù)，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料丟失。加強(qiáng)軟件與硬件的更新和建設(shè)，提高技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用與共享。事業(yè)單位在重視數(shù)字化檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)之上，要加強(qiáng)對(duì)軟硬件的定期維護(hù)和檢查，了解其是否存在問(wèn)題，及時(shí)更新，提高檔案的利用率與使用安全。除了數(shù)字化檔案之外，還要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理，這樣就可以起到雙保險(xiǎn)作用，使數(shù)字化檔案管理更有保障。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，為了方便各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，為各部門(mén)提供有效的檔案信息，保證工作效率，就要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位要高度重視數(shù)字化檔案管理的地位和必要性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，使其掌握先進(jìn)的技術(shù)，能夠適應(yīng)數(shù)字化檔案管理所帶來(lái)的各項(xiàng)挑戰(zhàn)。嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度，保障檔案安全，使其能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作。