探析如何優(yōu)化檔案管理效果

王麗娟

摘要：在目前的現(xiàn)狀下，檔案管理工作日益體現(xiàn)了重要性，各個行業(yè)也逐步認(rèn)識到優(yōu)化檔案管理模式具備的價(jià)值所在。進(jìn)入新時(shí)期后，檔案管理工作以及信息化手段正在實(shí)現(xiàn)銜接與融合，因此在根源上轉(zhuǎn)變了管理檔案的流程與方式。檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升和社會生活的迅速變化，檔案管理及其對社會的有效服務(wù)明顯滯后于社會發(fā)展，為此必須在充分了解檔案管理意義的基礎(chǔ)上，重視檔案管理工作，全面提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;重要性;具體措施

檔案管理工作涵蓋了檔案歸類、檔案整理、檔案存放以及檔案調(diào)取等各項(xiàng)相關(guān)操作，因此有必要構(gòu)建完整度較高的檔案資料系統(tǒng)。與此同時(shí)，關(guān)于當(dāng)前施行的檔案管理各項(xiàng)工作也要體現(xiàn)便捷性，并且對于最根本的檔案安全予以保障。從當(dāng)前現(xiàn)狀來看，作為負(fù)責(zé)管理檔案的機(jī)構(gòu)與部門就要致力于探尋全新的檔案管理方式與管理手段，確保能夠達(dá)到最優(yōu)化的檔案管理效果。

一、檔案管理工作的意義及作用

合理科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)槠髽I(yè)或單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場競爭，全面發(fā)展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等;其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。同時(shí)，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時(shí)候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

二、檔案管理工作具備的重要性

首先是妥善保留珍貴的單位檔案資料。從根本上來講，檔案本身構(gòu)成了企事業(yè)單位自身擁有的珍貴資料與寶貴財(cái)產(chǎn)。這是由于，單位檔案以及個人檔案都承載著珍貴的資料與信息。在此前提下，單位關(guān)于目前現(xiàn)存的各類檔案資料就要做到妥善予以保留，確保有關(guān)人員能做到隨時(shí)調(diào)取并且查閱現(xiàn)有的檔案信息。從現(xiàn)狀來看，單位針對檔案管理已經(jīng)能借助多種信息化手段。面對信息化趨勢，關(guān)于管理各類的檔案信息尤其需要關(guān)注信息安全，避免檔案信息受到竊取或者被篡改。

其次是理順檔案工作的基本流程。在負(fù)責(zé)管理檔案的專門工作人員看來，檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于，檔案管理本身包含了復(fù)雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實(shí)踐中，改進(jìn)檔案管理就是要集中于理順現(xiàn)有的管理操作流程，借助信息手段來替代原有的人為管理操作。只有如此，檔案管理才能體現(xiàn)優(yōu)良的實(shí)效性，在簡化流程的同時(shí)也符合了良好的檔案管理綜合效果。

第三是方便提取與調(diào)用檔案。檔案資料本身含有較多的關(guān)鍵信息，因此有必要允許相應(yīng)個人或者相關(guān)組織依照特定權(quán)限來調(diào)取上述的檔案信息。具體針對調(diào)用某些檔案信息來講，關(guān)鍵在于設(shè)置查閱相關(guān)檔案的權(quán)限。在某些情形下，相關(guān)人員如果超出了既有的檔案查閱權(quán)限，那么不可隨便查閱檔案或者調(diào)用檔案信息，如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性，保障檔案信息安全。

三、有效開展檔案管理工作的舉措

從現(xiàn)狀來看，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)側(cè)重于綜合性的檔案歸類、檔案信息搜集、檔案借用以及歸還、信息存檔以及檔案維護(hù)等。由此可見，檔案管理的流程本身具有復(fù)雜性。作為檔案管理的有關(guān)負(fù)責(zé)人員來講，其應(yīng)當(dāng)意識到自身具備的檔案管理職責(zé)所在。同時(shí)，作為上述的管理人員還要注重提升自身的綜合素養(yǎng)，確保能夠緊密結(jié)合檔案管理有關(guān)的各個操作流程。具體而言，目前針對檔案管理仍需關(guān)注如下的工作改進(jìn)舉措：

（一）全面提升人員專業(yè)素養(yǎng)

截至目前，某些負(fù)責(zé)管理檔案資料的專業(yè)人員仍然欠缺應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)。在此情形下，上述人員通常很難切實(shí)遵照相應(yīng)流程來施行檔案管理，以至于表現(xiàn)為混亂的檔案管理狀態(tài)。為了全面加以改進(jìn)，有關(guān)部門在現(xiàn)階段就要致力于培育綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員，確保此類人員針對信息化手段能夠予以靈活適用。只有運(yùn)用日常培訓(xùn)的方式，檔案管理人員才能逐漸擁有優(yōu)良的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。

（二）優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來，為了顯著簡化現(xiàn)有的檔案管理流程，則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進(jìn)而提升了管理工作效率。

（三）保障檔案信息安全性

面對信息化的當(dāng)前時(shí)期背景，關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域，因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來全面防控檔案信息遺失。具體針對查閱檔案資料來講，應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過全方位的檔案加密處理，應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。

經(jīng)過綜合分析，可以得知檔案管理工作本身體現(xiàn)為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應(yīng)忽視，檔案管理工作對于全過程的單位運(yùn)行具有不可忽視的重要價(jià)值。截至目前，很多企事業(yè)單位都已逐漸意識到有序推行檔案管理對于提升單位工作效益的必要性，并且也在探求適合于管理本單位各類檔案的舉措。未來在實(shí)踐中，關(guān)于檔案管理仍然應(yīng)當(dāng)歸納其中的珍貴工作經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此服務(wù)于檔案管理綜合效果的優(yōu)化。