談新時期基層檔案管理工作

劉麗華

摘要：檔案管理是每個基層單位管理工作的重點和難點。尤其是陳舊的傳統(tǒng)模式已嚴重制約了檔案管理工作的質量和效率，亟待創(chuàng)新予以轉變。因此，新時期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路應從理念、系統(tǒng)、人員全方位展開，方能以創(chuàng)新求發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理乃至管理工作全局的轉型升級。

關鍵詞：新時期;基層單位;檔案管理;工作創(chuàng)新

隨著“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”成為新時期國家、社會發(fā)展的潮流趨勢，創(chuàng)新已經(jīng)成為各行各業(yè)實現(xiàn)轉型升級的必由之路。尤其是對檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點而言，創(chuàng)新不止于對檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對各類企事業(yè)單位管理工作全局的推動和促進，是實現(xiàn)基層單位管理工作現(xiàn)代化、科學化的重中之重。

一、新時期做好基層單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

在“雙創(chuàng)”的社會宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新最首要的意義乃是對傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過構建更加現(xiàn)代、科學的檔案管理架構，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發(fā)揮出檔案潛在的價值再創(chuàng)造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高勞動生產(chǎn)率和管理工作整體水平。其次，基層單位創(chuàng)新檔案管理工作另一重要意義在于營造單位內部全面創(chuàng)新的良好氛圍。創(chuàng)新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認識到檔案管理人人有責，而不只是檔案管理員個體的工作內容。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責”的環(huán)境，才更有利于管理創(chuàng)新意識滲透到所有作業(yè)環(huán)節(jié)，幫助所有工作人員從過去只關注自身工作內容創(chuàng)新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創(chuàng)新整體。當創(chuàng)新的視角從局促轉向開闊，則基層單位才更有可能加快創(chuàng)新速度、提升創(chuàng)新效能。

二、基層單位檔案管理工作的常見問題

對不少基層單位來說，檔案管理長期以來被簡單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發(fā)揮出檔案作為珍稀信息應有的價值再創(chuàng)造功能。因此，不僅高層管理者對檔案管理較少重視與關注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實踐，更無法積極主動地創(chuàng)新管理意識和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導致檔案數(shù)據(jù)信息錯漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

三、新時期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）管理理念創(chuàng)新

意識決定行動。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即，要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業(yè)人員認識到檔案管理是所有人的分內事，而絕非只是檔案管理員的個人責任?；鶎訂挝粦斣诎冃Ч芾怼⒙毮芸己说雀鞴芾憝h(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細節(jié)，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認識到每個作業(yè)動作都會影響到最終檔案結果的品質，因此無論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。最重要的是，應當確保落實管理責任制，即，每個崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質與量都需要和生產(chǎn)績效間建立起關聯(lián)關系，并且要結合品質、效率等因素予以獎懲的處置。只有當客觀的物質利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責的創(chuàng)新理念逐漸內化、固化。在此基礎上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學化。

（二）管理系統(tǒng)創(chuàng)新

改變傳統(tǒng)管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態(tài)，要建立起基于網(wǎng)絡與信息技術的檔案管理平臺系統(tǒng)。即，要充分借助技術的先進性規(guī)避人工作業(yè)無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質量。創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的前提之一是實現(xiàn)標準化、規(guī)范化操作，也就是建立起統(tǒng)一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存儲系統(tǒng)，再實現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網(wǎng)的連接。重點在于，既要實現(xiàn)檔案管理平臺化操作的優(yōu)質與高效，又在同時提高網(wǎng)絡化管理的安全性與可靠性。要實現(xiàn)這樣的管理目標，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級授權在內的各類信息化管理手段。隨著技術的進步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術。

（三）推動信息化共享平臺建設

檔案資源本質上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會上各個單位性質的不同，決定了單位承擔的社會職能有所不同。但是總體而言，職能類似的單位之間在工作上都會具有較為頻繁的聯(lián)系，例如衛(wèi)生和計劃生育主管部門和市直各個醫(yī)療單位之間的關系等。

（四）推進數(shù)字檔案建設

紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節(jié)省單位各項開支。因此，單位要有區(qū)分的對紙質檔案進行數(shù)字化錄入，推進數(shù)字檔案建設。數(shù)字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現(xiàn)資源利用的規(guī)?；痆3]。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現(xiàn)檔案在計算機上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負擔，實現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進行相應的操作，就能實現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯(lián)系。例如，可以通過開發(fā)微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務范圍，實現(xiàn)公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

基層單位的檔案管理工作歷來是不容忽視的重要組成，卻也是最容易被忽視和滿足于循規(guī)蹈矩的薄弱環(huán)節(jié)。眾多基層單位的檔案管理工作長期以來刻板機械，不僅難以滿足各職能崗位的客觀需求，而且越來越制約著基層單位管理工作品質和效率的提高，更是與新時期全面創(chuàng)新的大勢所趨相悖。因此，基層單位檔案管理工作需要首先從轉變觀念著手，基于理念、體系乃至人員隊伍全方位展開創(chuàng)新和突破。這不僅有助于基層單位檔案管理實現(xiàn)潛在信息價值的再創(chuàng)造，而且有利于各單位從管理層到一線崗位各成員超越舊思想束縛，以更加立體的創(chuàng)新思路實現(xiàn)本單位管理模式的結構性調整，進而助力基層單位管理和運營工作的可持續(xù)發(fā)展。