電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施分析

代偉翔

摘要：在事業(yè)單位主要工作中，檔案管理占有重要位置，影響著事業(yè)單位的運(yùn)行情況。伴隨信息科技的高速發(fā)展，電子信息技術(shù)已經(jīng)深入到檔案管理工作中，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。此類模式極大地提升了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率，但是應(yīng)用過程中也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，不利于檔案的安全和穩(wěn)定。因此，本文針對電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用，以及風(fēng)險(xiǎn)控制的科學(xué)措施分析，希望能夠充分發(fā)揮電子信息檔案管理優(yōu)勢，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，為事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步服務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用;事業(yè)單位;風(fēng)險(xiǎn)控制;措施

一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用價(jià)值分析

（一）提升辦公效率

在事業(yè)單位檔案管理中，應(yīng)用電子信息技術(shù)，可以依靠其強(qiáng)大的信息處理能力，與極速的運(yùn)算速度，有效提升辦公效率。電子信息檔案管理改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，其耗費(fèi)大量人力和時(shí)間的問題，將人們從手工操作中脫離出來，同時(shí)也避免了人工收集檔案信息的疏漏問題，使得收集檔案信息更為精準(zhǔn)、可靠。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然具有很強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，但是由于查閱使用的不便，往往閑置于各個(gè)檔案室里，難以及時(shí)供給各科室及人員使用。而應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，各個(gè)事業(yè)單位及科室之間，能夠依靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)傳遞與交流信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，最大化的利用檔案資源。

（三）便捷檔案存儲

隨著電子信息檔案管理應(yīng)用于事業(yè)單位工作中，一些傳統(tǒng)的文件載體不斷被顛覆，將檔案信息儲存于互聯(lián)網(wǎng)、U盤、光盤、計(jì)算機(jī)等媒介中。不僅存儲更為高效便捷，還能避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到腐蝕、蟲蛀等因素的毀損問題，而且也節(jié)約了空間和紙質(zhì)資源，這也是電子信息檔案的極大優(yōu)勢。

（四）傳遞文檔安全

相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，應(yīng)用電子信息檔案傳輸文檔時(shí)，不易發(fā)生文檔丟失、毀損的問題，而且傳輸效率很快。檔案管理者與使用者，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸即可實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效傳遞，不僅操作更為便捷高效，而且在一定程度上也確保了檔案的安全性，極大地保護(hù)了檔案資源。

二、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)所在

（一）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

雖然電子信息檔案有著無可比擬的管理優(yōu)勢，但是具體應(yīng)用時(shí)也存在著較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)殡娮有畔n案一般存儲于電腦、光盤或是U盤中，一旦遭遇停電、病毒攻擊等外來突發(fā)事故時(shí)，極易發(fā)生檔案信息的丟失、毀損與泄露問題。如一些黑客為了獲取事業(yè)單位的隱秘文件，則利用不法手段通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，盜取有價(jià)值的信息檔案，電子檔案的數(shù)據(jù)將會遭受極大安全風(fēng)險(xiǎn)。這類數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，也是困擾事業(yè)單位電子信息檔案管理的最主要風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

電子信息檔案管理起步畢競晚于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，而且在使用的檔案載體上也與過去存在較大不同，以致于傳統(tǒng)的管理體制很難適應(yīng)電子信息檔案管理的需求。由于缺乏完善的管理體系支撐，電子信息檔案的管理呈現(xiàn)諸多漏洞和不足，帶來一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案管理人員多對電子信息保護(hù)的意識不高，且缺乏先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)防范技術(shù)，對于風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測、評估與防范能力較差，極大地增加了信息檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子信息檔案管理的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制措施分析

（一）積極引入最新技術(shù)，提升電子檔案安全

當(dāng)前社會科技的發(fā)展速度，已經(jīng)遠(yuǎn)超人們的預(yù)期。因此，只要積極引入前端科技來保護(hù)電子信息檔案，盡可能地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，就能在很大程度上保障其安全穩(wěn)定性。而在計(jì)算機(jī)使用的過程中，需要采取多種防范措施實(shí)施保護(hù)，根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)選最佳規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)辦法。通常設(shè)置密碼是其中使用最為簡單便捷的方法，現(xiàn)在最先進(jìn)的為電子加密技術(shù)，都是對操作系統(tǒng)中的電子信息文件進(jìn)行密碼設(shè)置，再由具備專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員實(shí)施監(jiān)督控制，即可有效避免外部因素對信息資源的干擾。尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)充斥的今天，對電子信息檔案進(jìn)行加密處理，也是與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目必備的處理措施。

（二）構(gòu)建完善規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理實(shí)效

對于電子檔案管理漏洞，造成的電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該從管理層面及時(shí)彌補(bǔ)管理漏洞，確保電子信息檔案的安全性。首先，要根據(jù)電子信息檔案管理需求，制定和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范電子信息檔案的管理行為和流程，使其走出無序化的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、規(guī)范化的管理。制度要細(xì)致到收集、整理、保管、制作、審查各個(gè)環(huán)節(jié)，還要針對事業(yè)單位每個(gè)時(shí)期的特點(diǎn)，對于電子信息檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，讓檔案管理工作有理有據(jù)，能夠有效規(guī)范工作人員行為，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理，充分發(fā)揮電子檔案的高效便捷作用。其次，還要明確管理人員責(zé)任及分工，將風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任落實(shí)到個(gè)人頭上，配合獎(jiǎng)懲性的措施，加強(qiáng)管理人員的重視程度，自覺學(xué)習(xí)和提升管理技能，更好地滿足電子信息檔案管理的需要，服務(wù)后續(xù)工作開展。

（三）做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測評估，及時(shí)消除預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)

對于可能發(fā)生的各類電子信息檔案管理應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位檔案管理部門必須提升風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測、評估的技能。通過判斷出來的風(fēng)險(xiǎn)類型，進(jìn)行針對性的預(yù)防和化解，最大程度的控制風(fēng)險(xiǎn)影響。要建立及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)機(jī)制，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)響應(yīng)，通過綜合分析電子檔案信息，探討實(shí)施過程可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括風(fēng)險(xiǎn)概率、風(fēng)險(xiǎn)成本、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防控制辦法等。同時(shí)，這也需要管理者具備高度的風(fēng)險(xiǎn)意識，能夠機(jī)警地預(yù)見絕大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建一整套完善的預(yù)防、控制規(guī)劃體系，及時(shí)彌補(bǔ)漏洞、消除風(fēng)險(xiǎn)?？梢栽O(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)警系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)苗頭，立即做出防御措施;還要利用殺毒軟件進(jìn)行定期病毒查殺與系統(tǒng)保護(hù)工作;此外，還要在全過程中監(jiān)督和控制文件管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，盡可能地降低甚至消除風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位在大力推廣與應(yīng)用電子信息檔案管理模式的同時(shí)，也應(yīng)充分意識到其應(yīng)用存在的風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)理性地實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制策略。具體要通過引入新型技術(shù)、完善管理制度、做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測評估、提高管理人員技能等方式來實(shí)現(xiàn)，積極主動地應(yīng)對各類風(fēng)險(xiǎn)問題，全面確保電子信息檔案的安全穩(wěn)定性，為事業(yè)單位正常發(fā)展運(yùn)行提供可靠的基礎(chǔ)保障。

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