事業(yè)單位檔案的科學化管理策略探析

蔡聯(lián)蓉

摘要：事業(yè)單位的檔案記錄著單位的發(fā)展和現(xiàn)狀，是重要的資料。本文主要立足事業(yè)單位檔案科學化管理的問題，對解決的措施進行了探討，以此為事業(yè)單位工作的正常開展提供幫助，便于事業(yè)單位日后更好地查閱利用檔案，為決策的制定提供理論上的參考。

關鍵詞：事業(yè)單位，檔案;科學化管理;策略

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，所形成的信息資料也會越來越多，隨之產(chǎn)生的檔案也會日益增多，當前事業(yè)單位的檔案管理存在著一定的問題，主要是管理的方式欠缺科學性，從而直接影響檔案的查閱利用。事業(yè)單位檔案管理工作一直以來都是一項重要的工作，在多年的發(fā)展過程當中也形成了一定的檔案管理模式，但是這些管理手段沒有體現(xiàn)出科學性，從而導致管理的效率不是特別理想。

一、事業(yè)單位檔案收集方式

（一）事業(yè)單位的檔案管理人員單方面收集

就事業(yè)單位關于檔案的收集來說，一般都是由事業(yè)單位的檔案管理人員來開展相關資料的收集工作，他們是資料接觸的第一人員，因此在相關資料的收集當中有著非常重要的作用。但在實際收集過程中，單獨收集管理模式較為明顯，即通常多數(shù)檔案管理人員因不深入調(diào)查研究工作的內(nèi)容，不參與工作會議，不了解具體工作內(nèi)容，通常容易會忽視收集每個工作都具有的個性而產(chǎn)生一些特有的檔案材料，而僅僅按重點檔案的收集內(nèi)容的要求來進行收集，造成檔案收集不齊全、重要資料缺失等情況的發(fā)生。

（一）項目資料工作人員收集

在事業(yè)單位的很多項目工作當中都會有相應的資料人員來負責相關資料的收集工作。對于資料員來說，在工作項目開展的過程當中，他們所要負責的工作大多數(shù)體現(xiàn)在資料的收集這方面，因此他們所收集的資料對象不具有明顯的單獨性，一般會結(jié)合相關資料收集的需求來進行補充，同時會在整體的資料：工作當中發(fā)揮著總領的作用。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的不足

（一）不具備統(tǒng)一的收集標準

對于事業(yè)單位檔案的收集來說，我國在這方面工作開展當中，還沒有形成統(tǒng)一的收集標準。在工作開展的過程當中，具體應該收集哪些材料、這些材料的標準形式、每一個材料的具體內(nèi)容等問題都會影響著檔案收集工作的開展狀況。然而遺憾的是我國還沒有能夠結(jié)合實際的情況，形成一個統(tǒng)一的檔案收集標準，這種現(xiàn)象的存在也導致了事業(yè)單位在檔案的收集當中，整體效率不高，所收集出來的檔案魚龍混雜，沒有辦法更好地對工作的開展產(chǎn)生輔助作用。近些年來我國也意識到在這方面的薄弱性，慢慢地形成了一些檔案收集的要求，但是在這些相關的要求當中系統(tǒng)性還不夠突出，并且不同的地方存在著不同的要求，導致檔案收集存在著困難。

（二）檔案管理人員專業(yè)水平不高

從客觀性的角度出發(fā)，對于事業(yè)單位項目檔案管理來說，應該是由專業(yè)的檔案管理人員來負責的，然而在實際的工作項目當中，負責這項工作開展的人員并非都是專業(yè)的人員，有的是文員，甚至是普通的職員，這些人員利用閑暇工作之余來負責檔案的管理工作。對于一個事業(yè)單位的工作開展來說，它所涉及到的檔案資料是非常多樣化的，并且這些檔案資料當中的數(shù)據(jù)重要性也非常突出，如果事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)水平不夠高，那么就容易導致檔案管理工作困難重重，對于后期工作的開展沒有能夠產(chǎn)生出有效的輔助。

三、檔案科學化管理的措施

（一）制定統(tǒng)一的檔案收集制度

基于我國事業(yè)單位檔案收集缺乏統(tǒng)一標準的問題，我國應該結(jié)合實際的情況，出臺相應的檔案收集制度，利用制度來指導檔案收集工作的開展，確保工作的開展能夠有依據(jù)作為參考，形成行業(yè)的統(tǒng)一標準，實現(xiàn)工作開展的標準化程度得到有效提升。在統(tǒng)一的檔案收集制度制定方面，我國要加強制度的合理性和科學性探討，具體深入到工作開展的過程當中，對制度進行修改，確保制度能夠在實際工作開展當中發(fā)揮著指導性的作用，避免制度的出臺成為一紙空文，沒有辦法得到實際的落實。其次，事業(yè)單位也應該結(jié)合自身的特點和工作需求進一步完善制度和標準，更好地指導檔案管理工作的開展。

（二）正確認識檔案管理的重要作用

在我國事業(yè)單位的很多工作項目的建設過程當中，關檔案管理的重要性并沒有得到人們有效地認識，很多人員認為檔案管理是不重要的，甚至是不需要開展的，只需要在后續(xù)工作開展的過程中，結(jié)合每一階段的要求來進行針對性的補充。在這樣的背景之下，就容易受到我國事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效的開展，對于后續(xù)的工作產(chǎn)生影響，嚴重情況下會導致工作的質(zhì)量存在著問題，影響了人們的生命財產(chǎn)安全。在這樣的背景之下，事業(yè)單位要通過宣傳等各種各樣的手段來提升檔案管理重要性的認識，同時通過人員的合理配置來確保檔案管理得到有效的開展。對于事業(yè)單位來說，在事業(yè)單位檔案簡介資料收集的過程當中，還應該明確檔案收集的必要性，正確地認識到這項工作開展對于每一個工作程序所產(chǎn)生的影響，并且把它落實到具體的工作流程當中。

（三）提升事業(yè)單位檔案檔案管理人員的專業(yè)水平

對于事業(yè)單位的檔案收集工作來說，需要有專業(yè)的人員來進行這部分工作的開展，因此事業(yè)單位要通過培訓、有效的招聘制度以及薪酬吸引制度，促進收集人員專業(yè)水平的提升，確保他們能夠更好地在工作的建設和開展過程當中，有效地完成檔案資料的收集工作，為工作的開展提供基礎保障。

四、結(jié)語

事業(yè)單位工作的開展對于推動我國經(jīng)濟的發(fā)展，穩(wěn)定各項事業(yè)有著重要的作用，在這樣的背景之下，人們應該積極的采取有效的措施，解決檔案科學化管理的問題，更好地推動工作的建設和發(fā)展。從客觀的角度出發(fā)，事業(yè)單位的檔案就是一項非常有價值的資料，通過這些檔案資料人們可以挖掘其中有價值的信息，從而進一步指導事業(yè)單位I作的開展，提高領導人員決策的科學性，最終為整個社會的發(fā)展提供幫助。在這樣的背景之下，開展事業(yè)單位檔案的科學化管理，既符合社會發(fā)展的趨勢，同時也能夠更好地促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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