醫(yī)院人事科檔案工作現(xiàn)狀

王薇

摘要：通過調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)目前各醫(yī)院人事科檔案管理方面還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，而做好檔案管理工作是各項工作中的一個重要組成部分，是做好干部職工管理工作的一個基本條件。在醫(yī)院快速發(fā)展的今天，只有正確的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識，提高檔案管理干部人員的綜合素質(zhì)，才能有效發(fā)揮檔案工作的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;整改措施

為準(zhǔn)確把握醫(yī)院人事科檔案管理現(xiàn)狀，了解檔案管理工作中存在的問題和不足，總結(jié)一些好的、先進(jìn)的、值得分享和推廣的經(jīng)驗，制定出能有效解決疑難問題的可行方案，優(yōu)化工作程序，實現(xiàn)規(guī)范管理檔案促進(jìn)干部職工管理，從而推進(jìn)醫(yī)院健康、快速發(fā)展。

一、基本情況

目前各醫(yī)院人事科檔案主要是干部人事檔案，干部人事檔案又包括在編干部職工檔案、編外人員檔案等。均能做到有專室專柜存放管理，制定了相關(guān)的管理制度，能按照制度規(guī)定和“八防”要求做好保管保密工作。安裝干部檔案目錄管理系統(tǒng)，并利用系統(tǒng)制作檔案目錄。近年來，檔案管理部門逐漸加強(qiáng)了各單位檔案管理人員的培訓(xùn)，每年度都會舉辦檔案專業(yè)培訓(xùn)班，組織檔案專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行繼續(xù)教育。但是在各單位人事科檔案管理工作日趨完善的同時，仍存在一些不足之處，或出現(xiàn)了新的問題。

二、存在的主要不足和整改的必要性

（一）檔案工作者隊伍建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案管理有較強(qiáng)的政策性、原則性，這就要求從事檔案管理：工作人員不但要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和二C作能力，能熟練、高質(zhì)量地管理好自己所管理的檔案，更要有較高的政治思想覺悟。目前，負(fù)責(zé)管理相關(guān)檔案的工作人員，有一定的業(yè)務(wù)工作水平，但專職投入檔案工作的力度還不夠。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)快速發(fā)展，各種形式、各種載體的檔案材料逐年增多，對檔案信息也有了更高的保密要求，這就要求檔案工作者們要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)自己的政治修養(yǎng)和保密意識。除了要求人才的知識水平外，還有人員的結(jié)構(gòu)配比有待進(jìn)一步合理調(diào)整，形成穩(wěn)定的、有助于改善檔案管理和提高檔案開發(fā)利用的人員梯隊。

（二）檔案管理的重要性需要進(jìn)一步提高認(rèn)識。干部人事檔案是記載干部人生軌跡的重要依據(jù)。目前，工齡工資的計算、職稱職務(wù)的晉升、個人情況考察等都可以從個人檔案中客觀的了解和體現(xiàn)，可見人事檔案的重要性。但是，由于干部人事檔案材料的來源有些需要靠干部本人提供，而其本人作為檔案材料的收集者，沒有正確認(rèn)識到檔案材料的重要性，導(dǎo)致個人未能羅善保管需要歸檔的資料，或未能及時將材料提交的檔案保管部門，長時間自己保管，容易造成丟失或損壞。如有的學(xué)校會在學(xué)生畢業(yè)后，將學(xué)生的學(xué)籍材料交給其本人保管，且不交代清楚這些材料的重要性以及歸屬，所以，很多人在參加工作后，干部人事檔案里缺乏其重要的學(xué)歷資料，導(dǎo)致無法快速準(zhǔn)確地了解其學(xué)歷信息，造成了不必要的麻煩。

還有的是檔案管理部門對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。檔案材料保管不嚴(yán)格，造成遺失。如有的黨員入黨材料未放入干部人事檔案，而是由黨辦單獨保管，在該人員流動調(diào)檔的時候，審核檔案往往會發(fā)現(xiàn)入黨材料缺失，沒有跟干部人事檔案一同調(diào)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致無法確定干部政治面貌，需要重新核實，造成了人力資源的浪費。所以作為干部人事檔案的管理者和資料收集者，都應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案的重要性，對人事檔案進(jìn)行妥善保管，同時保守檔案機(jī)密，認(rèn)真維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞遺失。

（三）檔案管理的信息化還有較大的提升空間。目前肇慶地區(qū)各醫(yī)院人事檔案離全面實現(xiàn)信息化有一定的距離。各醫(yī)院暫時配合檔案管理的使用的系統(tǒng)是干部檔案目錄系統(tǒng)，還局限于制作目錄，還未能實現(xiàn)信息共享。檔案管理未能全面信息化的局限滯后了檔案資源的開發(fā)，沒有更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作服務(wù)。

此外，多數(shù)醫(yī)院的檔案資料需要進(jìn)行大量的人工操作，導(dǎo)致人事檔案不容易檢索與利用，嚴(yán)重阻礙了人事管理中資源信息的開發(fā)與利用。檔案整理方式單一，開發(fā)利用服務(wù)被動，難以有效地為醫(yī)院醫(yī)療、干部管理等工作服務(wù)。檔案管理的信息化是為信息共享服務(wù)的，在實現(xiàn)共享的同時，應(yīng)注意檔案信息的保密工作，這對檔案管理的信息化提出了更高的要求。

三、加強(qiáng)檔案工作的幾點建議

（一）著力加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)是重中之重。加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)不僅要提升檔案管理工作人員的知識水平和業(yè)務(wù)技能，更應(yīng)該注重培養(yǎng)其優(yōu)秀的道德品質(zhì)，及較高的思想覺悟。認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，提升檔案管理人員政治素養(yǎng)。通過引進(jìn)來、送出去等手段來提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，優(yōu)化檔案管理人員隊伍，采用交流學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)等方式提升現(xiàn)有人員檔案管理水平，學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)單位的優(yōu)秀管理經(jīng)驗，鼓勵工作人員考取檔案專業(yè)高級職稱和學(xué)歷，不斷優(yōu)化人員的結(jié)構(gòu)，注重隊伍的梯隊建設(shè)，做好傳幫帶的工作。

（二）切實提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。檔案涉及到每位工作人員的切身利益，做好檔案管理實際上也是做好干部管理工作，并對醫(yī)院的教學(xué)、科研、人才引進(jìn)等有一定的促進(jìn)作用，對于醫(yī)院的整體發(fā)展具有重要意義。檔案是整個醫(yī)院的重要信息資源，這就要求全體干部職工都要有較高的管檔惜檔意識，尤其是作為檔案管理人員，必須清晰的認(rèn)識到檔案的重要作用，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度做好檔案的收集、整理、保管、外借以及保密等工作。從意識上、源頭上調(diào)整轉(zhuǎn)變觀念，杜絕檔案材料缺漏現(xiàn)象的發(fā)生。同時，利用各種培訓(xùn)、授課機(jī)會，為每位員工強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，督促他們及時將重要的個人材料提交到檔案管理部門。

（三）不斷提高檔案信息化管理水平。為有效提高檔案的管理效率，緊跟現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的步伐，檔案的信息化管理水平必須加緊提高。目前大部分靠人工操作來進(jìn)行檔案管理，無法滿足醫(yī)院健康發(fā)展的需要，逐步實現(xiàn)檔案的信息化管理可從以下兩個方面著手。首先單位領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，加大資金的投入力度，把檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入醫(yī)院規(guī)劃，通過財政支出有效解決檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)條件有限、投入不足的難題。其次信息化管理不僅僅是硬件系統(tǒng)的升級，更對檔案系統(tǒng)的管理者提出了更高的要求，實現(xiàn)檔案信息化不能一蹴而就，在逐步發(fā)展的同時需提前防范一些可能遇到的問題，如怎樣平衡檔案信息共享與保密，這就要求除了檔案管理硬件系統(tǒng)本身具有良好的保密性外，還要求系統(tǒng)的管理者有較高的政治素養(yǎng)，保密意識較強(qiáng)，能嚴(yán)格按照相關(guān)制度為工作需要提供服務(wù)。

要不斷提高檔案信息化管理水平，人才的配備和檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入缺一不可，檔案管理科技程度的提升，既是新時代對檔案工作提出的要求，也是順應(yīng)醫(yī)院健康發(fā)展的需要，滿足日益增大的信息量，能有效提高檔案管理效率，也將使人力資源得到充分利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]程俊。醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2016（1）：136-137.