人社工作檔案管理的策略分析

鞠京紅

摘要：人力資源和社會保障局是記錄公務員管理、工資管理審批、人事調(diào)動、勞動合同等內(nèi)容，這是國家了解人民生活條件和發(fā)展的基本途徑，也是記錄中國改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。檔案管理工作涉及到的方面復雜多樣，對我國政治、經(jīng)濟、人文等方面的發(fā)展都起到一定得指導作用，管理工作的科學有效性對檔案的真實性和安全性具有決定性作用。有必要探索有效的管理措施，加強人力資源和社會保障局的檔案管理。本研究對目前我國人社局的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，對存在的不足的地方深入探索，并且提出有效的措施加以解決，提高人力資源和社會保障局檔案管理工作的效率和準確性，為檔案管理工作的更好運行打下良好基礎。

關鍵詞：人力資源和社會保障;檔案管理;策略分析

人力資源和社會保障局自建立以來，對政治進步、民生保障、社會發(fā)展、財政、稅務等各個方面都進行了詳細的收集和記錄，不僅能夠作為我國文明發(fā)展的見證和紀念，更加有助于分析我國的發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題，便于為下一步的發(fā)展和改進指定正確的方向。檔案是利用文字、圖案、聲像等形式將各個方面的資料和內(nèi)容進行記錄并且完整安全的保存，保證在需要的時候能夠及時的查閱且提供有效的資料，發(fā)揮檔案管理工作的巨大價值，是促進我國經(jīng)濟建設和社會和諧的重要組成部分，是提高我國民生和經(jīng)濟水平的關鍵所在，要加強對文件管理的重視，善于學習和使用高新技術，提高文件管理的效率和安全性，促進文件管理的更好管理。

一、管理人社工作檔案的重要性

首先，在國家層面上，人社檔案管理是我國的一項基礎工程，其工作的開展不僅是中國信息系統(tǒng)建設的重要組成部分。同時，它還可以為中國各項事業(yè)的發(fā)展提供人力資源保護。其次，人類社會工作檔案的管理與每個公民的日常生活密切相關，為學生就業(yè)，員工晉升和各種社會保障工作提供了良好的數(shù)據(jù)支持。最后，有利于各級地方政府落實各項行政事務。人類社會工作檔案管理的范圍相對廣泛，為政府工作行政能力的運用提供了有力的數(shù)據(jù)支持。通過對人類社會工作檔案的管理，政府可以快速有效地獲取公民的相關信息，提高行政效率。

二、人社工作檔案管理的管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）軟件和硬件資金需要進一步加強

硬件設施和軟件系統(tǒng)是信息管理的兩翼，兩者都是不可或缺的。隨著人社檔案信息管理的日益重視，資金逐年增加，但與信息技術的更新和發(fā)展相比，需要進一步完善人社檔案信息軟件和軟件的建設。同時，由于設備和系統(tǒng)投入不足，仍有大量的紙質檔案資料和人社管理事務未能建立有效的信息管理系統(tǒng)。人社檔案信息管理的發(fā)展還遠遠不符合社會對公共服務的高質量要求。

（二）文件管理人員的信息管理意識和專業(yè)能力不足

檔案學是高校中不太受歡迎的專業(yè)。同時，檔案科學畢業(yè)生又具有一定信息技術能力的復合型人才稀缺。因此，在人事部門的專職或兼職人事部門，檔案管理意識不強，信息管理的專業(yè)能力不足。

（三）人社檔案信息化管理缺乏嚴格的制度和流程規(guī)范

近年來，雖然中國已經(jīng)出臺了大量的檔案信息管理標準，但并沒有實現(xiàn)真正的信息化，缺乏符合人社檔案管理要求的制度標準。人社部門經(jīng)常根據(jù)自己的信息管理設施和設備，開發(fā)自己的信息管理系統(tǒng)和基本流程，這種基于人為因素的管理過程具有一定的靈活性和適應性。但它不是標準化和科學的，尤其是收集、傳輸、處理、索引、咨詢、管理和檢索文件的基本過程，影響了檔案的共享使用。

三、人社工作檔案管理的管理對策優(yōu)化分析

（一）增加資金并加強硬件和軟件基礎設施

人社檔案信息化管理的前提是紙質檔案資料的保存應當科學，完整。這要求人力資源和社會保障部門在工作過程中設立專項資金，加強檔案建設。其次，在建立高標準，專業(yè)化的檔案室的過程中，紙張信息的輸入是通過嚴格的專業(yè)態(tài)度使用各種媒體完成的。同時，加大資金投入，更新硬件和軟件設備，提高信息管理水平

（二）加強檔案信息綜合人才的引進和培養(yǎng)

具有文檔管理和信息技術處理雙重專業(yè)技能的復合型人才是推動人社檔案信息管理的關鍵。首先，領導高度重視標準的引入，建立專業(yè)的檔案信息管理團隊。在人社部門的招聘中，有必要單獨列出檔案工作者的計劃，并在招聘條件中明確提出檔案科學和信息技術水平標準的要求，并將其引入。其次，加強對員工信息技術的專業(yè)培訓。一方面，組織專職檔案管理人員參加上級人社系統(tǒng)的專業(yè)化培訓;另一方面，有必要加強對全體員工的信息化培訓。最后，加強高層檔案信息管理人員的交流與學習，注重檔案信息管理人員，研究人才和管理人才的分類與培訓。

（三）專注于構建數(shù)字化管理服務平臺

根據(jù)人社工作類別和內(nèi)容，分門類、分流程，精心打造數(shù)字化管理服務平臺，讓員工在第一時間完成信息的收集、輸入、提取、管理等工作，實現(xiàn)業(yè)務處理和文件管理之間的有效連接。對于諸如數(shù)據(jù)、文本和紙質材料的不同信息源，形成了不同的收集和輸入方式。數(shù)據(jù)主要整批匯總，數(shù)據(jù)庫存儲格式根據(jù)歸檔要求預先設計。同時，支持智能物理檔案的建設，呼應電子信息檔案，實現(xiàn)電子信息查詢和物理數(shù)據(jù)驗證的結合。

（四）完善人社檔案信息化管理的制度和流程

在建立檔案信息管理系統(tǒng)和流程的過程中，人力資源和社會保障部門必須堅持系統(tǒng)、實用和共享的原則。就文件信息管理的基本規(guī)范而言，它主要包括文件數(shù)據(jù)規(guī)范和文件信息管理應用規(guī)范。文件管理人員必須突破紙質文件管理的原始思想，并根據(jù)法規(guī)的要求優(yōu)化文件信息管理的各個方面，確保文件信息清晰準確，同時實施帳戶審核部門責任制，并將優(yōu)化后的文件管理鏈接與詳細的責任要求相結合，提高文件信息報告的速度和準確性。

四、結束語

在中國社會，人社檔案的管理起著非常重要的作用。做好人社檔案管理，不僅有利于維護社會秩序，而且為國家經(jīng)濟發(fā)展和事業(yè)建設提供了良好的人才數(shù)據(jù)基礎。然而，在當前的人社檔案管理中，仍然存在一些阻礙人們檔案管理有序進行的問題。要解決這些問題，必須積極轉變觀念，加強人才培養(yǎng)，促進檔案管理信息化。

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