電力工程項目檔案管理的難點及對策

李曉惠

【摘 要】近年來，我國電力工程建設的快速發(fā)展，電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮了非常重要的作用。電力檔案管理作為一項專業(yè)性強、內容復雜的工作，需要不斷提高管理人員的綜合素質及專業(yè)技能。為了可以使電力工程檔案管理更加的規(guī)范化，本文就對電力工程項目檔案管理中存在的問題進行分析，同時提出有效的解決對策。

【關鍵詞】電力工程；檔案；管理；問題

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設成果及榮譽，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當前工程建設工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設完工質量，甚至是企業(yè)經(jīng)濟效益。

1、電力工程檔案管理的意義

加強電力工程檔案管理是實現(xiàn)電力工程過程管理精細化的一個重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)企業(yè)管理精益化的重要途徑。首先，電力工程檔案記錄著電力企業(yè)所進行的各項電力工程的詳細情況，對管理人員了解和研究電力企業(yè)的施工案例、員工隊伍、實力水平、工程質量等情況提供了有效的參考，為經(jīng)營者進行相關決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持，同時也有利于確認企業(yè)自身的經(jīng)營成果，并作出相應的調整和改善。其次，生產(chǎn)施工檔案是企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，是電力企業(yè)以往各項電力工程的真實歷史記錄，是一種重要的參考資源。以往進行的每一個電力工程的評估意見表及改進記錄，每一份工程投產(chǎn)后的檢修表，都可以為之后的電力工程提供借鑒，從而可以監(jiān)督電力企業(yè)的施工質量和效果。再有，對電力工程檔案實行統(tǒng)一規(guī)范的管理，能夠保證案卷的質量，為之后相關部門的調閱、借閱、復印等工作的順利進行奠定基礎，為以后的工作提供便利。

2、工程檔案管理現(xiàn)狀

2.1管理意識淡薄

電力工程管理部門的相關工作人員沒有形成強烈的檔案管理意識。相關部門的領導沒有對檔案管理工作加以重視，當某一些文件發(fā)生變更時，沒有及時號召對檔案內容做出更改，更沒有將檔案管理工作作為一項日常工作正式地運行，導致了相關的檔案管理人員不按照程序與方法對檔案加以管理，甚至出現(xiàn)了歸檔不分類，組卷不規(guī)范的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，導致了日后在查找資料的過程中，出現(xiàn)部分資料遺失或信息泄漏的狀況。

2.2工程全過程文件控制相對混亂

由于電力建設項目工程規(guī)模較大，所涉及的施工單位較多，所以相應的工程檔案管理工作的涉及面就較廣。與此同時，加之每一個施工單位在檔案管理工作的要求與做法上都存在一定差異，所以這就直接造成了如今電力工程文件控制相對混亂的現(xiàn)象。特別是在工程前期施工階段，由于受到諸多客觀因素的影響，檔案管理工作沒能較早介入，沒有制定統(tǒng)一的文件編號辦法，使整個工程的文件材內容不完整、文件格式不規(guī)范、文件編號不統(tǒng)一；一些文件材料、圖紙以及裝置性材料沒有明確標注形成日期；質量證明文件不全或缺失等等；這不僅導致了查證困難，也給工程維護管理帶來的巨大隱患。與此同時，在整個工程建設中由于缺少有效的監(jiān)督指導，對于那些臨時更改過的文件或圖紙，缺乏專業(yè)的管理機制，這也就導致各參建單位文件控制環(huán)節(jié)缺失，形成諸多需整改項。除此之外，在工程竣工階段檔案的驗收交接中，由與各參建單位急于撤離，各種驗收交接檔案都是一擁而上，管理人員難以在短時間內進行認真核查，在這樣的情況下就出現(xiàn)了“方便行事，有章不循”的現(xiàn)象，這無疑將對工程檔案的系統(tǒng)完整，真實有效帶來嚴重影響，為項目檔案的達標驗收留下大量隱患。

2.3檔案信息化程度低

在管理工作中，由于上級部門重視度不高，資金不到位等外在因素影響，檔案管理工作數(shù)字化普及率極低。工程材料記錄工作多依賴于紙質文檔，從而給檔案查閱、歸檔等工作造成極大不便。而隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，數(shù)字化、智能化管理系統(tǒng)在工作學習中逐步普及，如電力企業(yè)無法跟上時代發(fā)展的步伐，進行企業(yè)電力工程檔案信息化管理，將會在項目工程工作中形成短板，嚴重制約項目工程開展。

3、解決電力工程檔案管理問題的有效措施

3.1構建有效的檔案管理制度和工作管理辦法

由于在電力建設過程中涉及到設計單位、施工單位較多，各自對檔案要求和做法差異較大，沒有統(tǒng)一的標準就無規(guī)范可言。因此，為確保檔案管理工作順利，就要構建一套合理、科學、適用性和可操作性強的檔案管理制度和工作辦法，不僅包含組織領導、管理體系、職責分工及獎勵懲罰等內容，還對形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔、竣工文件編制及交接驗收等工作作出了詳細的要求，形成一套行之有效的管理制度與管理辦法，并在建設初期告之各參建單位，工程建設與檔案管理同時進行，在工程建設過程中，應對竣工材料進行積累、爭辯及審定，在工程竣工及驗收階段，要確保有一套合格完善的竣工驗收檔案。平時檔案管理人員要定期對檔案進行收集與積累，將檔案管理由過去的事后控制轉化成事前和事中控制，避免由于意見不同而出現(xiàn)返工現(xiàn)象發(fā)生，從而提高檔案管理質量。

3.2全面提高檔案人員的綜合素質

檔案部門要引進計算機、信息、外語專業(yè)人材，采取接收其他專業(yè)與檔案專業(yè)并重原則，使其他專業(yè)人才和檔案專業(yè)人才知識互補，適應信息化的需要。為適應新的形勢，檔案人員要自覺學習、理解工程檔案相關的政策、規(guī)定及相關的業(yè)務知識，使檔案管理人員成為既有專業(yè)知識，又熟悉計算機。實現(xiàn)高速、高質量的檔案信息收集、開發(fā)、傳遞工作。檔案人員要早期介入工程建設活動，時時了解工程建設動態(tài)，參與工程建沒項目的單項工程驗收、評審活動，按檔案的要求對工程中所產(chǎn)生資料把好質量關，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時提出修改意見，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動關心企業(yè)發(fā)展，以知識與創(chuàng)新為導向，不斷更新知識，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展。同時檔案管理人員要努力學習法律法規(guī)，增強職業(yè)道德修養(yǎng)，處理好保護企業(yè)利益和信息開放兩者之間的關系。

3.3做好工程檔案與實際工程的同步建設，采取全過程控制

首先，加大力度做好電力工程檔案的日常收集與積累工作，確保檔案內容的準確性、完整性、系統(tǒng)性。不僅要將檔案管理工作轉移到最前沿，將事后收集整理轉變成為事前準備，全程控制并始終貫穿于整個工程項目的建設過程中，同時也要對其進行真實完整的記錄歸檔，始終保持與工程建設的實際進度保持同步。其次，在信息時代下，檔案資料并不僅局限于文字圖紙，同時還包含了圖像、視頻、聲音等文件。作為檔案管理人員，理應深入到施工現(xiàn)場或單位部門中去了解真實情況，參加設備開箱驗收并及時將具有價值的文件資料收集整理，特別是具有巨大價值的文件資料，應打破常規(guī)，立即對其進行歸檔，避免日后遺漏。當然，在條件允許的情況下，還可以安排專人直接參與到電力工程項目的建設過程中，實施實時攝錄，以此來為檔案積累大量的重要資料。

4、結語

電力工程檔案真實完整地記錄了電力企業(yè)工程建設過程、實體情況和建設質量，是維護企業(yè)合法權益、保證企業(yè)經(jīng)濟效益并反映企業(yè)歷史真實面貌的一項重要基礎工作，同時也是工程項目投產(chǎn)后進行運行檢修、擴建改建工作的重要材料依據(jù)。在電力工程建設中實時收集整理檔案資料，精確核查工程文件材料，規(guī)范化管理技術檔案，保證企業(yè)檔案資料系統(tǒng)性和完整性，有利于為當前工程建設工作開展各項服務，也有利于為電力企業(yè)工程后續(xù)投產(chǎn)工作做好基礎準備工作。

參考文獻：

[1]馮雪.探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2016，24（01）：105.

[2]劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].現(xiàn)代國企研究，2016，8（04）：77.

（作者單位：國網(wǎng)晉中供電公司）