淺析醫(yī)療機構檔案的管理及開發(fā)

唐保建

摘 要：檔案管理是醫(yī)療機構管理的重要組成部分，做好醫(yī)療機構檔案管理及其開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的信息資源價值，更好地為醫(yī)療機構各項工作發(fā)展提供檔案信息保障和服務是一項刻不容緩的重要工作。

關鍵詞：檔案管理;醫(yī)療機構;利用

檔案工作是一項基礎性管理工作，是社會各項建設事業(yè)的重要組成部分。檔案是歷史的記憶，是原始的歷史記錄，是國家和社會的寶貴財富。檔案從歷史的角度來看，檔案發(fā)揮著記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的作用。通過檔案可以了解過去;從現(xiàn)實的角度來看，是現(xiàn)實的寫照，通過檔案可以了解現(xiàn)在，照亮未來，檔案不僅反映過去和現(xiàn)在，而且也影響著未來。因此如何做好醫(yī)療機構檔案管理及其開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的信息資源價值，來為單位的各項業(yè)務工作提供重要的參考憑據(jù)。

一、提升單位整體檔案意識

檔案管理是醫(yī)療機構管理的重要組成部分，各級醫(yī)療機構要切實加強對檔案工作的領導，把檔案管理工作納入重要議事日程，作為醫(yī)療機構發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)療機構業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時，要通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式大力宣傳檔案工作，使醫(yī)療機構領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔意識的整體提升。

二、強化檔案基礎和管理

檔案工作是一項政治性、業(yè)務性、科學性很強的工作，更是一項服務性工作，隨著社會發(fā)展進步，檔案的數(shù)量、種類也日益增加，各方面對檔案管理的要求也越來越高。因此檔案管理工作要跟上形勢發(fā)展的需要，切實做好檔案基礎性管理工作很重要。

（一）強化基礎抓好規(guī)范化，為適應檔案事業(yè)不斷發(fā)展的需要，要抓好基礎工作的標準化、規(guī)范化建設，加強檔案業(yè)務建設。檔案室應在提高歸檔文件材料的完整率、準確率上下功夫，在深化編研工作上花氣力，提高業(yè)務素質(zhì)和工作水平。

（二）檔案是利用的基礎，檔案的齊全程度是提供檔案利用的基礎。首先從管理上保證案的完整齊全做好檔案資料的應收盡收，應歸盡歸，同時做好檔案的整理、分類、鑒定，確保檔案資料的保存價值。

（三）檔案工作是一項實實在在的工作，來不得半點馬虎，需要的是兢兢業(yè)業(yè)、扎扎實實的工作作風，深人調(diào)査檔案工作發(fā)展變化的真實情況，了解和掌握其發(fā)展的規(guī)律，分清主次、輕重、緩急，根據(jù)需要有計劃、有步驟地為檔案事業(yè)的發(fā)展解決實際問題，做好實際工作，做到想長遠干當前，干今天想明天，增強工作的計劃性，克服工作的隨意性，切實制定好工作計劃，采取有效措施，保證計劃的實施，正確處理好全面管理和微面管理的關系，深刻理解檔案和檔案工作與社會各項建設事業(yè)的關系，胸懷全局，立足本職，強化宏觀管理意識，切實抓好有影響的大事，扎實細致做好具體工作。

三、保證檔案的完整性

完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映各項活動的發(fā)展過程和結果，其中每個文件都是這個整體中不可缺少的組成部分，相互發(fā)生著必然的內(nèi)在聯(lián)系。綜合檔案室必須依靠各個環(huán)節(jié)的人員的大力支持，只有當文件材料的形成積累和歸檔成為每人的自覺行為，才能保證歸檔材料的齊全、完整。對檔案的分類、歸檔范圍，定期或不定期進行培訓講座，增強職工的檔案意識及檔案的完整性。如：基建檔案，一個項目工程時間比較長，有的不是幾個月或一年能夠完成的，從勘察、設計、動工，交付使用必然要經(jīng)過一段較長時間，因此要使檔案的完整和管理好，必然要采取妥善的辦法。檔案工作一開始就應與工程建設同步進行，對工程的文件，竣工圖的形成，收集，實施全過程進行跟蹤管理，對該工程的施工員、兼職資料員提出具體的實施要求和歸檔范圍，明確責任制，將資料隨時分類、編號，相應做好交接手續(xù)，并定期或不定期地進行技術業(yè)務指導，提高素質(zhì)，加強檔案知識的滲透能力。竣工材料的積累、整編、審定工作與施工的進展同步進行。對施工過程中所形成的文件材料進行收集整理、立卷、驗收、歸檔，移交各部門。這樣基本上達到了一個工程檔案的完整化準確化、系統(tǒng)化規(guī)范化。并在工程設工驗收時及時提交準確、系統(tǒng)、規(guī)范、合理的工程峻工檔案資料。

四、檔案資源開發(fā)和利用

（一）利用醫(yī)療設備檔案確保醫(yī)療機構設備的正常使用。在醫(yī)療機構的醫(yī)療設備付款、維修、糾紛等方面，提供大量的廠家情況以及查考資料，使醫(yī)療設備的交易和維修得以順利進行，減少不必要的糾紛。

（二）利用檔案為各種創(chuàng)建活動和迎接上級檢查工作提供保障。如為全國“百姓放心示范醫(yī)療機構”、省級“甲等醫(yī)療機構”、“愛嬰醫(yī)療機構”等各種活動以及院務公開、監(jiān)督、計劃生育等各項檢査工作，提供大量的原始資料，保證各科處室順利地完成各項檢査工作。

（三）利用文書進行科學管理和開展編史修志工作。為醫(yī)療機構各級領導編研衛(wèi)生工作歷史、科學決策、編制規(guī)劃、總結經(jīng)驗、解決歷史遺留問題、處理醫(yī)患糾紛等提供大量的原始依據(jù)。為醫(yī)院年鑒、醫(yī)院志等提供大量詳實有價值的檔案資料，確保工作得以順利進行。

（四）利用基建檔案進行醫(yī)療機構的各項改選工程。為醫(yī)療機構的門診樓、影像中心、內(nèi)、外科病房等消防設施的安裝等工程，提供大量的基建圖紙，方便各項改造工程，使其能夠順利的進行施工。

（五）利用會計檔案出具準確的憑證。為醫(yī)療機構的審計、銀行信貸、核實賬目等工作，提供大量監(jiān)督原始憑證，減少和避免了醫(yī)療機構的各項損失。

（六）利用檔案為處理各種糾紛提供法律依據(jù)。在醫(yī)療機構的經(jīng)濟糾紛、土地糾紛、醫(yī)療糾紛等官司中，可以提供出示大量的原始證據(jù)和材料，使解決糾紛找到可靠有利的法律、法規(guī)依據(jù)，減少不必要的損失。檔案是記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的一項工作。搞好檔案工作功在當代，利在千秋。在現(xiàn)代社會信息化快節(jié)奏的今天，對檔案管理的要求越來越高，為跟上發(fā)展迅速的形勢，應積極開展編研工作，切實提高檔案管理水平，提高素質(zhì)，鉆研業(yè)務，認真學習掌握檔案專業(yè)方面理論知識，了解國內(nèi)外有關檔案工作的動態(tài)，領會國家在檔案工作方面的方針、政策和法規(guī)，爭創(chuàng)新水平，服務上新水平，管理上新水平，更好地為醫(yī)療機構各項工作發(fā)展提供檔案信息保障。

參考文獻

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