信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

鄒惠

摘? 要：檔案涉及到人們?nèi)粘９ぷ?、生活過程中的一系列文字信息及圖像信息，在人類發(fā)展的歷史上，檔案管理工作具有一定的重要性，由檔案信息所傳遞的資料對于社會經(jīng)濟、政治及文化等相關(guān)事務的策略確定有著重要的指導作用，因此本就基于信息時代這一發(fā)展背景，對檔案管理工作相關(guān)問題進行研究，首先對各企事業(yè)單位檔案管理工作概況進行描述，提出檔案管理工作存在的一些問題，接著筆者根據(jù)檔案管理工作所存在的問題，提出了創(chuàng)新檔案管理工作的具體手段，以期推動各企事業(yè)單位的檔案管理工作效率進一步提升。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新;效率

高效率的檔案管理手段幫助人們順利完成一系列信息數(shù)據(jù)的收集和記錄工作，也為日后人們對信息資料的查詢提供可靠的理論依據(jù)，多年來，人們在檔案管理工作方面積累了大量的經(jīng)驗，但進入互聯(lián)網(wǎng)信息時代，信息科技無疑對檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，日常的檔案管理工作不再需要人工進行單一的歸檔整理，檔案管理工作人員還需要充分利用所擁有的一系列信息化技術(shù)手段，對檔案管理進行電子化歸類，這不僅能提升檔案管理工作的效率，還能加強檔案管理工作的安全性，下面本文就對此進行具體分析。

一、檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理工作為我國社會經(jīng)濟、政治、文化的穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著正面效應，從國家層面來看，機密性檔案的內(nèi)容與國家的政治經(jīng)濟利益息息相關(guān)，因此部分檔案管理工作具有高度的機密性;從企事業(yè)單位的層面來看，企事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到企事業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展、辦公事務等數(shù)據(jù)資料的保存和完善，從歷史的數(shù)據(jù)信息中，企事業(yè)單位也能夠?qū)で螽斚录拔磥戆l(fā)展的策略和方向;從個人層面來看，參與國家經(jīng)濟社會生活的個人所攜帶的檔案信息，與個人的生活工作息息相關(guān)，因此檔案管理工作需要不斷強化以滿足不同層面群體的需求。

從目前的檔案管理工作來看，企事業(yè)單位的檔案管理工作也存在一定的漏洞，首先在檔案的搜集過程中，眾多檔案管理人員還將視角放在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息的分類保存上，而沒有對電子化信息數(shù)據(jù)檔案信息進行分類管理，企事業(yè)單位涉及到的檔案數(shù)量眾多，部分檔案中不僅有紙質(zhì)檔案信息，還包括一系列具體的生產(chǎn)經(jīng)營材質(zhì)檔案，在搜集過程中，檔案管理人員沒有對其加以保護，那么所得到的檔案信息就失去了準確性;其次，在具體的檔案保管過程中，檔案管理工作人員注重對檔案信息系統(tǒng)的維護，卻忽略了檔案材料的保護和儲存，部分檔案在進行保存的過程中對環(huán)境有較高的要求，潮濕、過熱的環(huán)境容易導致紙質(zhì)檔案信息材料的腐爛，由此可見檔案管理工作人員對檔案信息系統(tǒng)的維護中實際檔案材料的忽略，也是檔案管理工作存在的一大漏洞;另外，檔案管理工作暴露了另一個問題是檔案管理制度的缺乏，我國眾多企事業(yè)單位都沒有在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理制度，部分單位也僅僅是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，而沒有根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展建立科學有效的信息化段管理制度。

二、信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的手段

1.充分利用信息化技術(shù)，建立檔案管理軟件平臺

檔案管理工作包括檔案的收集、檔案信息的整理、檔案資料的保管、檔案的鑒定、檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和檔案的提供等一系列活動，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要涉及的是紙質(zhì)信息及圖像資料，進入信息化發(fā)展的時代，當今的檔案管理工作更具靈活性，不僅涉及到一系列實體檔案的保管，更囊括了大量的電子數(shù)據(jù)信息檔案的整理。進入信息化發(fā)展的時代，人們的生活和日常的工作都與信息技術(shù)緊密相連，目前檔案管理工作的創(chuàng)新也應充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，具體來說，在檔案管理工作開展的過程中，檔案管理部門工作人員應當充分把握企事業(yè)單位開展檔案管理工作的具體需求，應用信息化技術(shù)建立企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，必要時也可以構(gòu)建企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理軟件平臺來提升企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的效率。

2.開發(fā)信息技術(shù)端口，建立的檔案信息共享機制

基于信息時代背景，檔案管理工作人員應學會充分運用信息技術(shù)開展一系列管理工作，企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也應充分考慮到信息共享的需求，例如對于政府部門間檔案管理工作，信息共享端口的開立幫助政府各部門拉近距離，實現(xiàn)辦公事務的快速交流，對于高校方，各高校之間也可以建立檔案管理信息共享端口加強相互間的學術(shù)信息交流;其次，各部門人員也應加強隊檔案管理軟件平臺的學習，必要時可以設計部門人員網(wǎng)絡身份識別程序，建立信息收集處理上傳和下載的端口，在這樣的軟件平臺下，企事業(yè)單位各部門成員都能夠積極參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理工作的效率，其中網(wǎng)絡信息身份識別端口的設立也加強了檔案管理工作的安全性。

三、結(jié)束語

檔案管理工作與日常企事業(yè)單位的運行息息相關(guān)，社會系統(tǒng)的良好運行也離不開高效的檔案管理工作，由檔案所提供的信息數(shù)據(jù)則是社會實踐活動開展的重要依據(jù)，因此檔案管理工作人員應充分利用所擁有的一系列信息化技術(shù)手段，對檔案管理進行電子化歸類，提升檔案管理工作的效率，加強檔案管理工作的安全性。

參考文獻

[1]楊穎.信息時代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新途徑[J].辦公室業(yè)務，2019（14）：152.

[2]龔海潔.信息時代高職院校創(chuàng)業(yè)孵化園檔案管理工作創(chuàng)新[J].中外企業(yè)家，2019（21）：128.

[3]張慧林.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].才智，2019（21）：212.

[4]梁艷.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].人力資源，2019（12）：68.

[5]徐雯.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施[J].江西電力，2019，43（05）：43-44.