基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的思考

何忠梅

摘 要：如今信息技術(shù)的發(fā)展十分迅速。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被應(yīng)用于人們生活的各個(gè)方面的背景下，使得企業(yè)文書管理產(chǎn)生了很大的變革。在辦公系統(tǒng)逐漸向自動(dòng)化改變的過(guò)程中，文書檔案的管理對(duì)各單位部門的發(fā)展起著至關(guān)重要作用。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;文書;檔案管理;研究

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，自動(dòng)化技術(shù)越來(lái)越新穎高超，已逐漸滲透到各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域。但在現(xiàn)如今情況下，以辦公室為背景的文檔管理制度還存在著制度落后，管理人員素質(zhì)地下等各項(xiàng)問(wèn)題，影響著文書檔案管理的質(zhì)量，于此，本文針對(duì)辦公室環(huán)境下的文檔管理展開了探究及思考。

一、以辦公室為背景的文書檔案管理特點(diǎn)探究

1.1文書檔案的管理更加容易控制

在我國(guó)傳統(tǒng)文檔的管理過(guò)程中，因?yàn)榇蟛糠治臋n都是紙質(zhì)材料，數(shù)量龐大，因而工作人員在進(jìn)行文檔整理的過(guò)程中，只能按照相應(yīng)的方法進(jìn)行整理，然后在將整理好的文件轉(zhuǎn)換成文書的檔案。但是在辦公室的環(huán)境下，自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用其中后，工作人員只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的系統(tǒng)操作，便可以對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行了解，之后便可以直接利用系統(tǒng)把文件和檔案進(jìn)行整合，從而使得文書的檔案整理時(shí)間大大的減少，使得管理更加容易控制。

1.2以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)的文檔管理

由上一段落可知，我國(guó)傳統(tǒng)的文書檔案都是由工作人員進(jìn)行手動(dòng)整理分類的。檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案整理的全過(guò)程，從而使得工作人員任務(wù)量不斷增加、壓力增大。但在這種自動(dòng)化技術(shù)下的工作管理，使得文件整理工作全部自動(dòng)化，只需要網(wǎng)絡(luò)、信息部門等等各部門相互配合，就可以使得檔案管理工作輕松進(jìn)行，并且速度遠(yuǎn)高于手工整理。

1.3管理工作效率的提升

在我國(guó)的傳統(tǒng)的文檔整理工作中，需要很多人進(jìn)行文檔的閱讀和分類，然而文件數(shù)量十分眾多，工作人員又有限，所以使得文書檔案的審閱效率十分低，也沒(méi)有上升的趨勢(shì)。但在自動(dòng)化趨勢(shì)下，所有的文件都是通過(guò)系統(tǒng)對(duì)軟件的統(tǒng)一整理，只需要幾個(gè)工作人員通過(guò)系統(tǒng)軟件進(jìn)行統(tǒng)一整理即可，這樣就可以在雜亂的情況下，順利的完成文檔的整理工作，使得管理工作效率直線上升。

二、當(dāng)今辦公室自動(dòng)化環(huán)境下文書管理所存在的問(wèn)題

2.1管理制度有所缺陷

當(dāng)今，我國(guó)的書案管理制度十分不完善，有的文書管理制度存在著不少的漏洞，因此，在管理的過(guò)程中，使得文書管理的質(zhì)量一直低下。并且在出現(xiàn)文書責(zé)任問(wèn)題時(shí)，責(zé)任還會(huì)不明確，在一定程度上降低了我國(guó)的書案管理質(zhì)量。

2.2管理人員素質(zhì)有待加強(qiáng)

隨著國(guó)家信息化的不斷進(jìn)步，很多單位的任務(wù)便是加強(qiáng)文書檔案的管理工作。但是如今階段有著不少管理人員素質(zhì)低下的情況，舉例來(lái)說(shuō)，部分人員不具備書案知識(shí)，沒(méi)有信息管理能力，并且很多人員對(duì)工作的信息技術(shù)的了解并不透徹，導(dǎo)致了很多的先進(jìn)設(shè)備得不到正確的使用，因此，在管理的過(guò)程中，就會(huì)產(chǎn)生各式各樣的問(wèn)題，導(dǎo)致我國(guó)這部分的管理工作發(fā)展十分緩慢。

2.3引入先進(jìn)技術(shù)的過(guò)程并不理想

我國(guó)的文案管理都早已引入了先進(jìn)技術(shù)，但是仍然缺少安全性，一旦文書檔案的信息泄露，就會(huì)形成一種無(wú)法挽回的局面，因?yàn)樵谀壳扒闆r下，針對(duì)相關(guān)情況我國(guó)還缺少相關(guān)的解決辦法。在此種情況下，也使得工作人員無(wú)法分辨檔案的真假，對(duì)檔案的管理工作造成了十分惡劣的影響。

三、對(duì)如今檔案管理所存在問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1完善文檔管理體制

隨著世界經(jīng)濟(jì)的飛速晉升，想要保障管理工作的順利發(fā)展，各單位及相關(guān)部門就必須要進(jìn)一步完善檔案的管理體質(zhì)，大致可以從如下的幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要根據(jù)相關(guān)實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，并且將文件中的管理控制工作流程加入到整個(gè)管理體系之中，從而保證管理工作的有序進(jìn)行。其次，單位必須要強(qiáng)化對(duì)管理部門的統(tǒng)一管理指導(dǎo)，避免在管理的過(guò)程中出現(xiàn)責(zé)任歸屬不明確，工作不合格的情況。最后，必須要保證文書檔案的管理工作足夠細(xì)節(jié)，在電子文件進(jìn)行保留文件時(shí)，留好備存，對(duì)文件進(jìn)行單獨(dú)管理，定期對(duì)文件中的無(wú)用資料進(jìn)行清理，保證文書的安全和有效性。

3.2提高管理人員素質(zhì)

在當(dāng)今情況下，人們的學(xué)歷雖然都已經(jīng)到達(dá)了一個(gè)很高的水平，但他所從事的事業(yè)知識(shí)或許并不健全。所以，在提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的情況下可以在這幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，在進(jìn)行人員聘請(qǐng)的時(shí)候，一定要設(shè)置好人員錄取的各項(xiàng)資格線，只有管理人員擁有完整的專業(yè)知識(shí)體系，才能夠使得工作更加的合理有效，更加的順利進(jìn)行。其次，要定期對(duì)在職的管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，為他們講解新型工作步驟流程，并讓他們學(xué)會(huì)一些保護(hù)文檔的措施，避免文書信息發(fā)生泄漏。

3.3聘請(qǐng)新型人才，促進(jìn)保密技術(shù)的升級(jí)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，辦公室自動(dòng)化的發(fā)展早已經(jīng)成為了一個(gè)勢(shì)不可擋的發(fā)展趨勢(shì)，在這種情況下，要想更加安全的保證信息的安全，就需要采取一定的措施，加強(qiáng)書案的保密技術(shù)，將重要的資料更好的保存起來(lái)，使得文書信息不得泄露，提高文書檔案的管理質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著世界、國(guó)家、社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的腳步早已加快，因而在技術(shù)突飛猛進(jìn)的情況下，這便對(duì)我國(guó)的辦公室環(huán)境下的文檔管理提出了十分重要的要求。所以，相關(guān)的人員、技術(shù)要跟緊當(dāng)今時(shí)代信息化的發(fā)展方向，保證我國(guó)的文書檔案管理能夠與新形勢(shì)相適應(yīng)，使得辦公室自動(dòng)化在實(shí)際中，能夠最大程度的實(shí)現(xiàn)完整性和真實(shí)性保存的目標(biāo)，促進(jìn)書案管理工作能夠走向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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