對新形勢下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新

張宇芳

摘?要：檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，企業(yè)檔案管理應實現(xiàn)標準化、科學化，是一種基礎性信息資源，這對企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時，檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點，體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不影響企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的作用。本文基于對新形勢下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新展開論述。

關鍵詞：對新形勢下;做好企業(yè)檔案管理;研究與創(chuàng)新

企業(yè)文件是非常重要的信息資源，是企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)資產(chǎn)，是歷史經(jīng)驗的積累和證詞。檔案工作是企業(yè)生存和發(fā)展的管理基礎，為了提高檔案管理科學化水平，必須充分掌握其發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)存在的不足，采取有針對性的措施完成。要落實管理規(guī)章制度，明確管理者的責任，提高管理者的綜合素質(zhì)。有效地響應文件管理需求，防止文件數(shù)據(jù)丟失，更好地滿足用戶需求，并促進文件管理級別和文件服務質(zhì)量的提高。

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開放以來，我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，在市場經(jīng)濟條件下，檔案管理對企業(yè)有著新的重要意義，但檔案管理工作長期滯后，在激烈的市場經(jīng)濟中未能有效提高企業(yè)的競爭力。我國企業(yè)文件管理水平的參差不齊的發(fā)展主要表現(xiàn)在以下幾個方面。國有企業(yè)的檔案管理一般優(yōu)于私營企業(yè)，國有企業(yè)的良好基礎，在一定程度上參考了國家機關業(yè)務單位的管理模式，一般可以得到檔案局的監(jiān)督和指導，私營企業(yè)大多數(shù)處于初級階段，有些甚至不進行真正意義上的檔案工作。企業(yè)文件管理領先的民間企業(yè)文件工作也不少。國有企業(yè)在主導權、制度、創(chuàng)新方面仍亟待完善。各種行業(yè)參差不齊的開發(fā)水平，通常對比制造業(yè)和建筑業(yè)、制造企業(yè)文件的認識弱，決策者通常意識不到文件的重要性，也意識不到文件利用的好處，沒有主導文件管理，而建筑企業(yè)由于文件歸檔按照國家檔案管理法律規(guī)范的要求，文件管理現(xiàn)在具有一定的管理水平。

二、檔案管理的意義

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中，檔案管理工作雖然不產(chǎn)生直接的效益，但對提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率大有裨益，是梳理企業(yè)歷程、反映發(fā)展規(guī)劃的一項基礎性、必要性工作。從企業(yè)檔案管理可以大致看出一個企業(yè)的業(yè)績與管理水平。檔案記載了企業(yè)發(fā)展走過的每一步，從企業(yè)經(jīng)營的重大轉(zhuǎn)折，到產(chǎn)品的改進創(chuàng)新，是研究企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展軌跡的第一手資料，是企業(yè)認清自我、科學分析、揚長避短、未來規(guī)劃的參照。檔案管理工作是一項平凡重要、瑣碎且高度信息化的工作。近年來，OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、ERP、PDM、HEC等信息網(wǎng)絡體系已經(jīng)成為人們工作中必不可少的工具。在爆炸性的信息化時代，涌現(xiàn)出許多新系統(tǒng)、新觀念、新方式，給檔案管理工作者帶來了很多挑戰(zhàn)。目前，在信息化、互聯(lián)網(wǎng)的浪潮帶動下，企業(yè)已進入快速擴張發(fā)展時期，不僅產(chǎn)生了爆炸性的數(shù)據(jù)，給檔案管理工作帶來了難題，還有移動互聯(lián)網(wǎng)給企業(yè)內(nèi)部業(yè)務單元帶來了變化，也對傳統(tǒng)檔案分類造成了困難。檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中不可忽視的一環(huán)，是企業(yè)工作的重要組成部分，對提高企業(yè)工作質(zhì)量、效率有著積極的促進作用?？茖W規(guī)范的檔案管理工作，是企業(yè)高層管理人員了解企業(yè)狀況，制定和調(diào)整經(jīng)營策略的重要依據(jù);同時也有利于向社會各方進行推介，為企業(yè)爭取更多的有益資源?，F(xiàn)代企業(yè)大多實現(xiàn)了信息化，打造了自動化、智能化的辦公系統(tǒng)。相對于目前日益電子化、數(shù)字化、服務網(wǎng)絡化的辦公環(huán)境，檔案管理較為落后，不能同步跟上信息化的發(fā)展，不能適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要，需要與時俱進地升級調(diào)整，可以參考制造業(yè)的質(zhì)量品控流程，對檔案工作進行創(chuàng)新發(fā)展。

三、相關措施

（一）在企業(yè)檔案工作管理體制上創(chuàng)新

現(xiàn)階段，在開展企業(yè)管理的時候，最為顯著的特征就是有明確的權利責任，有清晰的產(chǎn)權結(jié)構(gòu)。隨著時代的發(fā)展社會的進步，企業(yè)的檔案管理工作也要滿足市場的需要，不斷改進創(chuàng)新檔案管理制度。想要使機構(gòu)更加完善，就需要對傳統(tǒng)的管理方式進行改進，使其得到優(yōu)化，形成一體化的檔案情報信息中心，集成信息、情報、圖書、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報可以作為檔案進行保存，也可以來源于檔案，想要實現(xiàn)電子檔案，最為核心的就是信息技術。目前，在開展工作的時候，一定要將計算機網(wǎng)絡技術充分利用起來，實現(xiàn)信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

（二）做好開發(fā)利用信息資源，保證優(yōu)質(zhì)服務

檔案信息化的基礎是建立檔案的數(shù)字庫，通過數(shù)字化來對檔案的內(nèi)容存量進行管理工作，在數(shù)字化過程中建立目錄數(shù)據(jù)庫有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎信息，在互聯(lián)網(wǎng)加的時代下，智慧化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通，在人員管理系統(tǒng)中可以自行查看自己的基礎檔案資料，如果是人為進行收集，那時間和人工成本龐大，各部門之間沒有達到良好的溝通，實施起來困難，所以要建立相應的信息化平臺，讓檔案與人們鏈接，針對中國現(xiàn)有的檔案管理模式和應用層次，根據(jù)檔案管理現(xiàn)行辦法和法則等規(guī)章制度，結(jié)合當前檔案管理現(xiàn)代化程度，如何提供準確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突破手工、技術、地理的限制，更好地利用信息資源管理系統(tǒng)。但是，許多企業(yè)往往出現(xiàn)信息資源重復建設的問題，他們脫離了實際的軌道，讓多個檔案共存，其最主要是因為缺乏統(tǒng)一的技術標準，版本內(nèi)容過多，存在多個數(shù)據(jù)庫，無法通過信息手段對平臺進行整合，這不僅增加了企業(yè)的工作難度，還增加了企業(yè)的工作負擔，為了避免檔案的重復性，應該重新對檔案進行清理和處理，制定相應的信息管理標準，在存儲數(shù)據(jù)時，先對這些數(shù)據(jù)進行檢查、處理、編碼、再錄入到系統(tǒng)中去。

（三）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制

檔案管理人員要積極探索新的檔案服務機制，對其不斷進行創(chuàng)新實踐，對服務手段要不斷進行完善，使企業(yè)的檔案需求盡可能得到滿足，為領導提供更加準確的決策信息，促進企業(yè)的健康發(fā)展。近些年，雖然檔案機構(gòu)取得了非常顯著的成果，但隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術的進步，企業(yè)檔案工作也面臨更多的挑戰(zhàn)。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)改革的不斷深化，國有企業(yè)的改革日見成效，已經(jīng)由計劃經(jīng)濟徹底轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟。在當前新形勢下，企業(yè)管理中的檔案工作起到非常重要的作用，已經(jīng)與傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制管理發(fā)生了根本性的改變，企業(yè)需要制定統(tǒng)一的目標，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。該階段做好檔案工作，就必須要具備與時俱進和開拓創(chuàng)新的精神，緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合市場的發(fā)展情況，找到檔案工作與企業(yè)的結(jié)合點，將檔案信息的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，打造檔案工作的新狀態(tài)。

參考文獻：

[1]周楠.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢[J].蘭臺內(nèi)外，2019（16）：25-26.

[2]蔡？.企業(yè)檔案管理信息化建設問題分析及創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務，2019（11）：54.

[3]董婧.新時期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務模式分析[J].辦公室業(yè)務，2019（11）：98.

[4]梁晨.企業(yè)檔案信息資源建設的原則和對策[J].智庫時代，2019（24）：229+231.

[5]陳茂銀.對新形勢下企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].科技視界，2013（12）：97.