關(guān)于解決人事檔案信息公開問題的幾點意見

李洪山

摘 要：隨著我國市場經(jīng)是體制的確立和完善，人才流動日益頻繁，加之人事制度改革的推進和《政府信息公開條例》的出臺，對人事檔案信息公開的呼聲越來越高。筆者從檔案法律、法規(guī)與《政府信息公開條例》不一致、人事檔案管理現(xiàn)代化問題等方面，對實行人事檔案信息公開提出自己的看法。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息公開問題；意見；建議

人事檔案作為組織和人事部門用人治事的工具，長期以來由組織上掌握和使用。它是組織考察、了解員工的重要手段，是組織、選拔使用干部的重要依據(jù)。雖然人事檔案記載著的信息與個人息息相關(guān)，但它一直離公眾很遠，始終在高度保密的環(huán)境中運轉(zhuǎn)，個人沒有機會和權(quán)利使用。在戰(zhàn)爭年代和計劃經(jīng)濟時期，這種傳統(tǒng)的人事檔案和人事檔案管理工作曾發(fā)揮了相當重要的作用。但隨著我國市場經(jīng)是體制的確立和完善，人才流動日益頻繁，加之人事制度改革的推進和《政府信息公開條例》的出臺，對人事檔案信息公開的呼聲越來越高。筆者認為，如果要實行人事檔案信息公開，就必須解決好如下問題：

1 人事檔案管理現(xiàn)代化問題

利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化管理，是當前人事檔案管理工作研究的重要課題。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是人事檔案信息化建設的基礎工作，是人事檔案提供利用與開放的基礎和前提。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的實行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變，人員流動日趨頻繁。因此，筆者建議，一是建立全國通用可靠的人事檔案信息網(wǎng)，為今后實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息載體多樣化、信息共享整體化打下堅實的基礎。二是建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫。通過大型掃描儀把利用頻率高、利用價值高且易磨損的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，檔案使用部門和個人可根據(jù)需要從全文數(shù)據(jù)庫中調(diào)出有關(guān)內(nèi)容，通過屏幕查閱并根據(jù)需要進行摘錄、打印等，努力做到人事檔案信息資源的共享，既方便了使用者，又大大提高了人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量。

2 人事檔案信息的安全保障問題

一是人事檔案原本的安全。人事檔案有著自身的特殊性，原始記錄是其特有的本質(zhì)屬性，如當事人的親筆手稿、審核人的簽名和公章等具有法律憑證作用，而且每本案卷具有唯一性，一旦受損就難以彌補。因此，在對人事檔案信息進行數(shù)化轉(zhuǎn)換時，必須加強原本檔案的安全保護。二是人事檔案信息在電子網(wǎng)絡環(huán)境中的安全要保證。人事檔案信息公開必然要借助電子網(wǎng)絡的快捷，但網(wǎng)絡環(huán)境中的人事檔案信息依然要面對多種安全隱患。對于電子文檔來說，信息與載體是可以分離的，這種分離性使電子文檔隨時面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險。此外，預防和杜絕因計算機硬件或磁盤故障、系統(tǒng)安全、病毒威脅、介質(zhì)設備的故障、操作失誤等原因造成信息數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象發(fā)生，以確保人事檔案信息的安全。

3 傳統(tǒng)人事檔案管理體制與人事檔案信息服務社會化、開放式之間的矛盾問題

針對傳統(tǒng)人事檔案管理體制的種種弊端，筆者認為，如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經(jīng)濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的，在模式構(gòu)建時，可從以下幾方面入手：一是提高全社會的檔案意識和思想觀念是實現(xiàn)人事檔案信息公開制的基礎。因此，要創(chuàng)建人事檔案信息公開制就必須認真貫徹落實《政府信息公開條例》，確立人事檔案信息公開原則。對權(quán)利享有人—信息利用者進行宣傳教育，提高他們的民主法制意識，提升他們參與管理以及維護自身合法權(quán)益的能力。賦予民眾在檔案利用中享有更大的自由，在全國上下創(chuàng)造一種利用檔案的良好氛圍，激發(fā)公民利用檔案的熱情。二是根據(jù)人事工作的發(fā)展，廣泛、及時、準確、真實、完整地收集在新的人事工作中所生成的人事檔案材料，開拓檔案新形式，不斷豐富檔案信息，完整、客觀、真實地反映檔案當事人的情況，減少信息老化，避免信息失落。三是建立全國通用可靠的人事檔案信息網(wǎng)和人事檔案管理中心。采用各種現(xiàn)代的信息技術(shù)使人才信息共享，減少不必要的管理成本，讓公民通過更便捷的途徑獲得高效滿意的服務，從而提高人事檔案存在的價值。此外，要建立人事檔案信息的快速互動回應機制，提高人事檔案管理效率。

4 人事檔案信息開放過程中個人隱私權(quán)保護問題

人事檔案開放既要維護個人的知情權(quán)，又要保護個人的隱私權(quán)。通過主動接受公民的舉報、投訴，向社會公布檔案行政執(zhí)法的監(jiān)督電話，設立舉報箱，建立各種監(jiān)督檢查組，杜絕侵犯個人隱私權(quán)保護公民知情權(quán)，提高人事檔案管理水平。同時，也要加強信息公開過程中管理人員的監(jiān)督。個人隱私是指個人不愿意公開或不愿意讓他人知悉的個人秘密。個人隱私權(quán)是指公民享有的私人生活安寧與私人信息依法受到保護，不受他人非法侵擾、知悉、收集、利用和公開等的一種人格權(quán)。人事檔案信息包含著個人隱私，在進行信息公開中要做出謹慎的界定，既要讓人事檔案信息能全面地反映個人的德、能、勤、績，又不可把個人隱私披露出去，侵犯人事檔案當事人的個人隱私權(quán)，造成不必要的法律糾紛。有關(guān)部門可以結(jié)合實際情況，進一步確定開放審核程序，建立授權(quán)制，審慎鑒定開放信息。人事檔案中涉及個人隱私的部分，如涉及個人家庭出身、健康狀況、工資收入、各種評價等內(nèi)容的檔案，必須經(jīng)地當事人的認可才可開放利用。個人的隱私材料不可透露給無關(guān)人或機構(gòu)，只能提供給需要知情的合法利用者。管理人員掌握著信息的運作、發(fā)布、安全諸多要素，一旦管理人員本身出現(xiàn)問題，后果不堪設想。因此，對人事檔案管理人員也要進行權(quán)限監(jiān)督和控制。

5 檔案法律、法規(guī)與《政府信息公開條例》不一致問題

現(xiàn)行的檔案法律、法規(guī)中關(guān)于檔案公開利用的條款大多是在上個世紀制定實施的，限于當時的社會環(huán)境和檔案的社會意識，這些條款在公民的知情權(quán)保障等方面考慮不多。例如，中組部《干部檔案工作條例》的第31條規(guī)定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這樣的規(guī)定與《政府信息公開條例》及現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢是相悖的。因此，必須首先解決《政府信息公開條例》與檔案法律、法規(guī)不一致問題。立足公開、規(guī)范先行，努力完善人事檔案管理制度，對缺乏和不合理的地方進行修訂；建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機制，同時對檔案管理行業(yè)進行監(jiān)督和管理；變革傳統(tǒng)的人事檔案控制理念，給人事檔案的相對人以必要的知情權(quán)；明確規(guī)定人事檔案的相對人可以通過授權(quán)方式，查看本人的人事檔案信息內(nèi)容；建立違法責任追究制，對應公開而不予公開、應當保密卻公開的有效責任人追究其相應的法律責任。