廣西龍靖高速公路竣工檔案管理經(jīng)驗(yàn)探討

黎明鏡 李倍安

公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路工程建設(shè)中重要的組成部分，檔案的編制與管理不僅是項(xiàng)目管理的重要工作，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、管理、使用、改建和擴(kuò)建的依據(jù)。文章結(jié)合龍靖高速公路工程實(shí)際，介紹了高速公路竣工檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

竣工檔案;內(nèi)業(yè)先行;管理辦法;計(jì)量同步;獎(jiǎng)罰分明

U491A581902

0?引言

根據(jù)《關(guān)于廣西靖西至龍邦高速公路建設(shè)工程檔案驗(yàn)收申請(qǐng)的報(bào)告》，按照國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，自治區(qū)檔案局組織有關(guān)專家組成檔案驗(yàn)收組，于2019年3月28～29日對(duì)靖西至龍邦高速公路工程檔案進(jìn)行了驗(yàn)收。

廣西龍靖高速公路實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目初期所制定的“內(nèi)業(yè)先行”管理目標(biāo)，從交工之日起算，通過(guò)了廣西壯族自治區(qū)檔案局的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收確認(rèn)，僅用了72個(gè)工作日，實(shí)現(xiàn)了廣西區(qū)內(nèi)佳績(jī)，進(jìn)一步印證了根據(jù)本項(xiàng)目特征所制定出的一系列管理措施的可行性。

1?工程概況

1.1?基本情況

廣西龍靖高速公路（通往靖西市龍邦口岸）主線K5+000～K33+351.327，長(zhǎng)約28.227 km。全線設(shè)置地州、龍邦互通式立交2處，隧道5處，大橋6處，龍邦服務(wù)區(qū)1處、靖西養(yǎng)護(hù)工區(qū)1處（與靖西高速管理所合建）。主線按雙向四車道高速公路標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，設(shè)計(jì)時(shí)速為100 km/h，路基寬度為24.5 m，采用瀝青混凝土路面。橋梁與路基同寬，設(shè)計(jì)荷載等級(jí)為公路-Ⅰ級(jí)。

1.2?檔案室建設(shè)及立卷情況

百色高速公路運(yùn)營(yíng)有限公司靖西分公司的檔案室103館收藏廣西靖西至龍邦高速公路項(xiàng)目檔案。檔案室共設(shè)庫(kù)房、閱覽室和辦公室。庫(kù)房面積50 m2，內(nèi)設(shè)有軌密實(shí)檔案架、空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、溫（濕）度計(jì)等設(shè)施。檔案室裝修過(guò)程中安裝了防鼠網(wǎng)、防鼠板、防盜網(wǎng)及地磚鋪設(shè)，做到了防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防光及防塵等工作。閱

覽室內(nèi)設(shè)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及辦公桌等辦公設(shè)備，并開通了互聯(lián)網(wǎng)。

103館主要收藏靖西至龍邦高速公路項(xiàng)目從立項(xiàng)至竣工階段的紙質(zhì)載體檔案、電子介質(zhì)檔案。整個(gè)項(xiàng)目共收集歸檔紙質(zhì)載體案卷3 238卷，工程照片相冊(cè)18冊(cè)，光盤3張。其中，項(xiàng)目業(yè)主254卷，相冊(cè)4集240張，光盤1張;監(jiān)理845卷，影集相冊(cè)5冊(cè)300張;承包人2 139卷，相冊(cè)9冊(cè)540張，光盤2張。平均每公里約112卷。

1.3?公路項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀

高速公路建設(shè)管理中，具有從業(yè)人員流動(dòng)性大，工期進(jìn)度與天氣相關(guān)性高等特性，計(jì)量結(jié)算雖然需要內(nèi)外兼?zhèn)?，但產(chǎn)值對(duì)多方而言占據(jù)極為重要的地位。因此高速公路工程項(xiàng)目從業(yè)人員往往重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)，導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料嚴(yán)重滯后，后期為應(yīng)付檢查或各類驗(yàn)收而臨時(shí)編制造假及人為代簽，并伴隨著原件丟失及錯(cuò)漏百出等一系列問(wèn)題的產(chǎn)生。而更為嚴(yán)重的是，監(jiān)理簽字權(quán)常被部分人用于謀取不當(dāng)利益，產(chǎn)生了廉政從業(yè)問(wèn)題并形成了管理層面上的惡性循環(huán)?？⒐n案不具備真實(shí)性將對(duì)工程質(zhì)量管理有重大影響，增加了對(duì)質(zhì)量責(zé)任人的問(wèn)責(zé)難度，增加了勞務(wù)及涉農(nóng)問(wèn)題的糾紛。

為系統(tǒng)地、有效地、充分地解決以上問(wèn)題，廣西龍靖高速公路項(xiàng)目指揮部基于以往建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，組織相關(guān)專家及建設(shè)各方深入探討，制定了一系列措施，以實(shí)現(xiàn)竣工檔案的高效管理。

2?主要管理控制措施

2.1?定崗定責(zé)，獎(jiǎng)懲分明

在2015年項(xiàng)目開工前的籌備階段，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子基于以往項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在龍靖項(xiàng)目第一屆董事會(huì)上，首次提出將內(nèi)業(yè)資料列入“五個(gè)先行”的項(xiàng)目指導(dǎo)思想之中，將竣工檔案驗(yàn)收列為本項(xiàng)目核心管控目標(biāo)，提出項(xiàng)目交工3個(gè)月內(nèi)，竣工檔案需達(dá)到自治區(qū)檔案局驗(yàn)收條件水平，并在監(jiān)理單位及施工單位進(jìn)場(chǎng)后，充分宣貫該管控目標(biāo)。

項(xiàng)目公司、監(jiān)理單位及施工單位充分認(rèn)可這一管控目標(biāo)。為確保該目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目公司組織相關(guān)技術(shù)人員，通過(guò)充分考察論證項(xiàng)目?jī)?nèi)管理環(huán)境、人力資源配置以及層級(jí)管理制度，制訂了《靖西至龍邦高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)資料管理實(shí)施細(xì)則（試行）》實(shí)施性文件。在該文件中，成立了竣工檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組（12人）及內(nèi)業(yè)小組（50人），并就各層級(jí)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行了實(shí)名制登記。

為確?？⒐n案歸檔攻堅(jiān)階段工作有序開展，項(xiàng)目公司組織編制發(fā)布了《靖西至龍邦高速公路項(xiàng)目竣工檔案收集整理歸檔檢查考核管理辦法》獎(jiǎng)懲性文件，對(duì)各專業(yè)檔案的歸檔進(jìn)行了時(shí)間節(jié)點(diǎn)的排列，并就目標(biāo)達(dá)標(biāo)與否設(shè)立了獎(jiǎng)懲措施。

2.2?內(nèi)外兼顧，保持同步

本項(xiàng)目自開工以來(lái)，對(duì)內(nèi)外業(yè)同步率嚴(yán)格要求。為確保該目標(biāo)的實(shí)施，項(xiàng)目對(duì)監(jiān)理單位及施工單位人員編制的穩(wěn)定性提出了要求，除確保技術(shù)及資料人員配置數(shù)量達(dá)標(biāo)之外，也對(duì)主要負(fù)責(zé)人檔案歸檔相關(guān)經(jīng)驗(yàn)提出要求，如總監(jiān)辦業(yè)務(wù)分管副總監(jiān)和總包部總工及其下屬團(tuán)隊(duì)均應(yīng)具備竣工檔案歸檔工作經(jīng)驗(yàn)。

在竣工資料編制、搜集、整理和歸檔過(guò)程中，針對(duì)存在的疑問(wèn)，項(xiàng)目公司及時(shí)組織公司各部門和各從業(yè)單位相關(guān)內(nèi)業(yè)資料管理人員多次召開階段性推進(jìn)會(huì)和交流會(huì)，針對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)交流，提出解決辦法和措施，使疑問(wèn)和問(wèn)題得到及時(shí)解決，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

項(xiàng)目共完成52期工程計(jì)量結(jié)算，每期定期組織開展內(nèi)業(yè)資料審核工作，采用首創(chuàng)的內(nèi)業(yè)資料檢查確認(rèn)單，對(duì)各期計(jì)量前所上報(bào)的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行詳細(xì)排查，僅對(duì)具備內(nèi)業(yè)正確無(wú)缺的工程實(shí)體進(jìn)行計(jì)量確認(rèn)。該管理措施即使在旱季施工高峰期資金流高度緊張的情況下仍能保持實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了外業(yè)計(jì)量與內(nèi)業(yè)歸檔100%同步，施工過(guò)程資料100%原件歸檔收集。

2.3?加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水平

為了提高龍靖高速公路項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)技術(shù)水平，結(jié)合當(dāng)前工程進(jìn)展的實(shí)際需要，項(xiàng)目公司多次舉辦了竣工檔案收集整理培訓(xùn)班，聘請(qǐng)自治區(qū)檔案局專家組多名專家在不同階段進(jìn)行授課，并組織邀請(qǐng)其他項(xiàng)目?jī)?yōu)秀檔案管理人員前來(lái)交流管理工作心得。不僅對(duì)項(xiàng)目公司、總監(jiān)辦及施工單位的檔案管理及施工技術(shù)人員進(jìn)行了業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，宣傳了工程項(xiàng)目檔案的作用和工程項(xiàng)目檔案工作的意義;而且也對(duì)檔案編制、收集及歸檔的技巧及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，有效緩解了工作人員因內(nèi)外業(yè)同步工作量驟增所產(chǎn)生的心理排斥，降低了檔案錯(cuò)誤率。

項(xiàng)目貫徹執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)工程項(xiàng)目檔案工作的方針政策與規(guī)章制度，竣工文件編制內(nèi)容、辦法和質(zhì)量要求等，通過(guò)對(duì)《檔案法》《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高了檔案管理人員對(duì)做好工程項(xiàng)目竣工資料收集、整理工作的思想認(rèn)識(shí)，提高了業(yè)務(wù)水平。

2.4?扁平管理，確保效率

為使本項(xiàng)目竣工資料能又好又快地完成編制、搜集、整理和歸檔工作，專門設(shè)立了用于技術(shù)交流及工作布置的QQ群、微信群，鼓勵(lì)施工技術(shù)及資料人員自由交流。項(xiàng)目管理體系盡可能扁平化，縮短層級(jí)與層級(jí)之間的溝通流程，如指揮部高中層管理人員，能直接對(duì)接施工單位一線資料人員，解決了因“傳話筒”過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致的信息誤差及效率低下的問(wèn)題，也為指揮部管理人員所做的決策提供了及時(shí)有效的基礎(chǔ)信息。

2.5?始終保持廉潔從業(yè)

在本項(xiàng)目中，檔案內(nèi)外業(yè)同步率要求極高，對(duì)內(nèi)外業(yè)協(xié)同工作的各相關(guān)流程均有明確規(guī)定。項(xiàng)目公司密切關(guān)注人員動(dòng)向，不僅嚴(yán)厲打擊管理人員利用內(nèi)業(yè)資料簽字權(quán)力謀取個(gè)人利益，同時(shí)嚴(yán)格管控為確保順利獲得簽認(rèn)而主動(dòng)向管理人員進(jìn)行利益輸送等行為，確保內(nèi)外業(yè)協(xié)同工作的各類渠道保持廉潔暢通，杜絕一切因竣工檔案管理而引起的腐敗現(xiàn)象。

3?結(jié)語(yǔ)

（1）竣工檔案管理的及時(shí)性、有效性及真實(shí)性的有效推行，對(duì)項(xiàng)目而言影響廣泛?？⒐n案涉及項(xiàng)目公司、監(jiān)理單位及施工單位的各個(gè)部門的日常工作，且涉及安全、質(zhì)量、進(jìn)度及成本等多個(gè)管理目標(biāo)的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目全體人員對(duì)于檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)尤為重要，管理理念的充分宣貫，有利于各部門的有效銜接，降低各部門的績(jī)效或管控目標(biāo)沖突。

（2）項(xiàng)目管理應(yīng)當(dāng)依據(jù)項(xiàng)目自身特點(diǎn)進(jìn)行深入分析，管理方案、時(shí)間節(jié)點(diǎn)目標(biāo)及獎(jiǎng)懲措施也應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定。而指標(biāo)一旦制定，便需要全項(xiàng)目各部門高度重視，才能最終實(shí)現(xiàn)。

[1]交通運(yùn)輸部.公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則（交公路發(fā)[2010]65號(hào)）[Z].2010.

[2]交通運(yùn)輸部.公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（交辦發(fā)[2010]382號(hào)）[Z].2010.

[3]交通運(yùn)輸部.交通檔案管理辦法（交辦發(fā)[2005]431號(hào)）[Z].2005.

[4]GB/T-11822-2008，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].

[5]廣西高速公路投資有限公司.廣西高速公路投資有限公司公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）[Z].2015.