提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

趙春光

摘 要：檔案是歷史的真實(shí)記錄，是國家的寶貴財(cái)富。單位檔案是單位發(fā)展過程的真實(shí)記錄，內(nèi)容涵蓋了單位發(fā)展的方方面面，檔案管理水平的高低不僅直接影響到單位整體檔案管理的質(zhì)量，而且關(guān)系到整個單位其他工作的發(fā)展。提高檔案管理科學(xué)化水平是必須予以高度重視的問題，本文主張的幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識如下。

關(guān)鍵詞：檔案;管理策略;檔案管理

一、信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用

信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，首先能夠提升檔案的查找利用速度，提高査找的準(zhǔn)確率，提高了服務(wù)質(zhì)量和效率。其次，便于存儲管理。因?yàn)殡娮訖n的存儲和保管的體積大大縮小，以壓縮版格式提供的檔案材料既節(jié)約了空間，也保證了檔案原件的可利用性，延長了檔案的使用壽命。再次有了科學(xué)技術(shù)的加入檔案管理工作中信息數(shù)據(jù)的傳遞更加方便。而且能大大節(jié)約信息傳遞的時(shí)間和周期，減少檔案傳遞過程可能的損耗。這對提升檔案管理工作的效率是有極大好處的。最后，在建立了計(jì)算機(jī)檢索端口以后，檔案資料能快速復(fù)制和復(fù)印，這為檔案管理的管理和再利用帶來極大地便捷。

二、檔案管理工作中存在的突出問題

（一）材料收集不齊全

信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室自動化程度得到極大提高。計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等大量技術(shù)產(chǎn)品的普及，大大提高了文書收集和處理的效率。同時(shí)，現(xiàn)代辦公設(shè)備所形成的檔案材料與傳統(tǒng)檔案方式所形成的檔案材料之間也存在著沖突。目前單位檔案管理存在兩種傾向：一是部分單位的檔案只存在于電腦和光盤中，無法以印刷文字材料保存，因此難以實(shí)現(xiàn)長期保存。二是部分單位只儲存文字資料，不儲存光盤，檔案保管種類受限。

（二）業(yè)務(wù)工作和檔案工作協(xié)調(diào)統(tǒng)一性不夠

業(yè)務(wù)工作是檔案的前身，也是檔案管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)，而檔案管理工作是業(yè)務(wù)工作的延伸，兩者之間有著密不可分的關(guān)系。然而，在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)工作和檔案工作往往是分開和管理的。從某種意義上說，這增加了業(yè)務(wù)工作和檔案管理之間的距離。由于檔案人員的檔案意識普遍薄弱，檔案工作者很少涉及文書工作，兩者往往存在脫節(jié)。目前，部分單位公文的格式和處理方法仍有不少不規(guī)范之處。例如，文書的紙張格式不一致，文書的使用不合理，程序不規(guī)范，編號不準(zhǔn)確。各部門的文書人員無法正確理解存檔的重要性，不愿將本部門的檔案置于檔案部門的統(tǒng)一管理之下，也導(dǎo)致了一些檔案的缺乏，檔案集中統(tǒng)一保管落實(shí)不到位。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案質(zhì)量的高低與檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)密切相關(guān)。人是檔案管理的主觀因素。一些檔案管理人員沒有接受過專業(yè)檔案方面的培訓(xùn)。他們對檔案的收集整理保管沒有足夠的了解，業(yè)務(wù)不熟悉。檔案管理部門人員業(yè)務(wù)知識缺乏，基本不參加相關(guān)的檔案繼續(xù)教育和培訓(xùn)，也不注重自己知識結(jié)構(gòu)的更新提高，特別是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)管理是一個必然的趨勢，檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍缺乏。加之有些檔案人員缺乏檔案意識或檔案管理知識，導(dǎo)致歸檔不符合規(guī)定和方法，檔案保管期限的劃分不準(zhǔn)確，查閱利用無法開展。

三、信息化發(fā)展對檔案管理工作的影響

（一）信息資源內(nèi)容更加豐富

信息化、數(shù)字化技術(shù)讓信息資源更加形式多樣，內(nèi)容豐富。很多信息內(nèi)容從純文本文件變成了圖文結(jié)合的形式，讓檔案管理的信息資源更加形象豐富。

（二）信息資源管理更加便捷

在檔案管理工作中，信息資源內(nèi)容繁雜。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息很可能在修改和整理的過程中出現(xiàn)模糊、不美觀的現(xiàn)象，形成的檔案影響質(zhì)量，甚至出現(xiàn)難以辨識的困難，直接影響查閱利用。

（三）信息資源的利用更加便捷

檔案信息化可以讓檔案信息資源的利用更加廣泛。而且借助信息技術(shù)手段，檔案資源的傳播范圍和空間更加廣泛。相應(yīng)地檔案資源的利用影響也會發(fā)生不同的變化，檔案資源的利用開發(fā)力度不斷加大。

（四）管理更加快速高效

檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致、繁瑣的工作，如果手工查閱相關(guān)內(nèi)容則需要從大量實(shí)體檔案中進(jìn)行查找。然而在實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化以后，整個檔案管理工作將會變的輕便而簡潔。整個檔案管理工作的流程會標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、有序，甚至可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線歸檔。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的策略

（一）提升檔案管理現(xiàn)代化意識。信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作有著影響的深刻。檔案要想跟上發(fā)展要求就需要有現(xiàn)代化的發(fā)展意識。隨著企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動化的發(fā)展，大量的錄音、錄像、視頻等新型電子文書被收納到檔案管理內(nèi)容之中。然而，檔案管理的動態(tài)化并不是簡單地為傳統(tǒng)的管理穿上網(wǎng)絡(luò)的外衣。而是要從思想根源上來形成檔案管理動態(tài)化發(fā)展的認(rèn)識。這種認(rèn)識可以在平時(shí)的工作中獲取，也可能是通過企業(yè)或者單位的培訓(xùn)教育，通過改為工作的培訓(xùn)來取得檔案管理動態(tài)化認(rèn)識的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備

先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)各是實(shí)現(xiàn)檔案管理動態(tài)化的條件基礎(chǔ)。企業(yè)或單位要備先進(jìn)的使件和軟件設(shè)備。電子文書歸檔和利用的起點(diǎn)要高，要有發(fā)展的空間。在保管、拍、復(fù)制等活動中要盡可能使用新的技術(shù)手段。這就需要單位或者企業(yè)從基礎(chǔ)設(shè)施和人才兩個角度來進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃。購買設(shè)備和技術(shù)的時(shí)候要考忠到實(shí)際情況，搞好基礎(chǔ)設(shè)施的利用。做好了這些基礎(chǔ)性的工作才能夠有檔案管理動態(tài)化的首要條件。要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需要來進(jìn)行人才技術(shù)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。

（三）建立健全管理體制

信息自動化的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了人機(jī)的結(jié)合。在檔案管理中，業(yè)務(wù)人員利用科學(xué)技術(shù)來開展檔案管理工作，這需要在動態(tài)化管理中形成高度集中的原則，還要將高度集中原則與使用方便原則結(jié)合起來。在檔案發(fā)展的過程中要注重業(yè)務(wù)技術(shù)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在整個管理部門內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源管理的集中處理，不允許自建系統(tǒng)而造成資源的浪費(fèi)。而且很多的體制內(nèi)容是可以寫進(jìn)管理制度和章程中的，將其變成一種制度而鞏固下來。

（四）科學(xué)工作程序及引導(dǎo)活動

在檔案管理工作中要進(jìn)行信息化的管理，需要提升社會和檔案管理人員的檔案現(xiàn)代化發(fā)展意識，要以長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光來看待目前的管理現(xiàn)狀，從檔案的未來發(fā)展趨向中找到檔案工作的未來發(fā)展傾向，做好檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃。

總之，在科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展引領(lǐng)下，檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)是大勢所趨。而且隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，檔案的發(fā)展前景將更加廣闊。這對企業(yè)、單位、來講既是機(jī)遇又是巨大的挑戰(zhàn)，但檔案管理的信息化發(fā)展作用必將在提升利用服務(wù)水平上得以體現(xiàn)，最終造福于社會與人民。

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