管理信息系統(tǒng)在物質(zhì)管理中的應(yīng)用

張露

摘要：資管理現(xiàn)代化是根據(jù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，在時(shí)代發(fā)展的要求下，借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步為我國(guó)企業(yè)管理創(chuàng)造出先進(jìn)的管理方法及管理手段，并且還要就應(yīng)用管理的方法及手段，對(duì)企業(yè)物資的流通環(huán)節(jié)和使用過(guò)程進(jìn)行必要性的監(jiān)督和管理?；诖?，管理信息系統(tǒng)在物質(zhì)管理中的應(yīng)用可有效提高物資管理的效率。

關(guān)鍵詞：管理;信息化;物資;應(yīng)用

1管理信息系統(tǒng)的體系框架

在進(jìn)行管理信息系統(tǒng)框架構(gòu)建期間，其精髓就是要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理流程，從而達(dá)到規(guī)范性和高效性的目的。所以，在管理信息系統(tǒng)的體系框架構(gòu)建的過(guò)程中，必須要根據(jù)其管理職能將其有效的劃分為物資計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理，以及存貨核算管理等。在管理期間，管理活動(dòng)的開(kāi)展，均是以計(jì)劃為源頭，在計(jì)劃管手段下，進(jìn)一步對(duì)物資計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的制定和規(guī)劃，在保障生產(chǎn)正常進(jìn)行的同時(shí)，減少庫(kù)存積壓情況。另外，在管理計(jì)劃的引導(dǎo)下，首先，在進(jìn)行采購(gòu)管理和獲取生產(chǎn)性物資的期間，需要通過(guò)庫(kù)存管理，不僅要對(duì)物資的在庫(kù)情況實(shí)現(xiàn)全面掌控，而且還要對(duì)物資的在庫(kù)情況有一個(gè)全面控制和管理;其次，在存貨核算管理的機(jī)制下，對(duì)物資的出入庫(kù)、調(diào)庫(kù)等進(jìn)行監(jiān)管，全面掌控物資的資金占用情況;最后，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成與物資相關(guān)的一系列經(jīng)濟(jì)核算活動(dòng)，進(jìn)一步將資金利用率提高到預(yù)算范圍內(nèi)。

2管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在進(jìn)行管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不僅要滿足常規(guī)性的物資管理需要，而且還要滿足經(jīng)營(yíng)管理者的需要。所以，物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，需要將各種類別的檔案進(jìn)行有效化區(qū)分，如倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商、存貨分類、存貨及收發(fā)類別等。其中，倉(cāng)庫(kù)檔案主要是為了對(duì)倉(cāng)庫(kù)的基本信息進(jìn)行有效化管理;存貨分類檔案主要是為了管理存貨分類編碼、名稱等;存貨檔案主要是為了對(duì)存貨的目錄進(jìn)行設(shè)定和管理;收發(fā)類別檔案是主要是為了將物資的出入庫(kù)和使用方向區(qū)分開(kāi)來(lái);供應(yīng)商檔案主要是為了對(duì)供應(yīng)商的具體信息進(jìn)行管理。

3管理信息系統(tǒng)內(nèi)容

3.1物資計(jì)劃管理

物資計(jì)劃管理主要分為兩個(gè)方面，其中，包括了物資需求計(jì)劃管理和物資采購(gòu)計(jì)劃管理。第一，物資需求計(jì)劃管理被分為兩類，即獨(dú)立需求和相關(guān)需求。獨(dú)立需求計(jì)劃指的就是由各個(gè)發(fā)出需求的部門(mén)獨(dú)立提出來(lái)的一些相關(guān)性的計(jì)劃，而相關(guān)需求計(jì)劃指的就是要根據(jù)已經(jīng)被批準(zhǔn)的生產(chǎn)和檢修計(jì)劃等，自動(dòng)生成的一些物資需求計(jì)劃。另外，獨(dú)立需求計(jì)劃與相關(guān)需求計(jì)劃集中到一起之后，被統(tǒng)稱為物資需求計(jì)劃。整個(gè)物資計(jì)劃管理，主要是以物資需求計(jì)劃為基礎(chǔ)，保證其與庫(kù)存平衡，就可以形成相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃。當(dāng)然，整個(gè)流程的進(jìn)行，都必須要保證在用戶權(quán)限內(nèi)，進(jìn)行一系列審批作業(yè)。

3.2采購(gòu)管理

采購(gòu)環(huán)節(jié)中涉及到的各種各樣的票據(jù)指的就是企業(yè)在物資管理與財(cái)務(wù)管理共同作用下的一個(gè)共性問(wèn)題，所以，在整個(gè)采購(gòu)管理系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，為了進(jìn)一步跟蹤和執(zhí)行相關(guān)的采購(gòu)計(jì)劃，必須要按照采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)入庫(kù)、退庫(kù)的相關(guān)業(yè)務(wù)。采購(gòu)環(huán)節(jié)中的的電子化是促進(jìn)物資管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)有效結(jié)合的關(guān)鍵。另外，在對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)用的過(guò)程中，可以對(duì)采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算單等的有效統(tǒng)計(jì)及對(duì)比，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行事前預(yù)測(cè)、事中控制和事后分析。當(dāng)然，僅為能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單管理規(guī)范化運(yùn)行，首先就是要從物資采購(gòu)計(jì)劃為源頭進(jìn)行管理，防止隨意性特性顯現(xiàn)，其次就是要保證貨物入庫(kù)之后，與采購(gòu)訂單一一對(duì)應(yīng)。

3.3庫(kù)存管理

入庫(kù)過(guò)程指的就是物資經(jīng)過(guò)驗(yàn)收合格之后，進(jìn)入庫(kù)房，并且在庫(kù)房登記的一個(gè)過(guò)程，而出庫(kù)過(guò)程指的就是物資需求部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃提出的一系列領(lǐng)料申請(qǐng)，在物資部門(mén)的校訂之后，確認(rèn)發(fā)料單，將物資出庫(kù)的一個(gè)過(guò)程。所以，出入庫(kù)的管理工作，關(guān)鍵的就是要構(gòu)建一個(gè)行之有效的監(jiān)督機(jī)制。另外，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)還需要對(duì)企業(yè)當(dāng)月的物資入庫(kù)單、出庫(kù)單進(jìn)行有效性核查，并且根據(jù)核查結(jié)果，形成相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證，有效的將物資管理與財(cái)務(wù)管理結(jié)合到一起，完成物資庫(kù)存管理。

3.4存貨核算管理

在存貨核算管理的過(guò)程中，雖然具備了出入庫(kù)管理這種常規(guī)性的功能，但是，就當(dāng)前存貨核算管理發(fā)展的情況來(lái)看，管理的重點(diǎn)主要是集中在出入庫(kù)的記錄和核算這兩個(gè)方面。對(duì)于記賬管理的單據(jù)，必須要保證其軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不可以直接對(duì)其進(jìn)行修改，而是要在取消記賬后，才能夠?qū)螕?jù)進(jìn)行修改。另外，存貨核算系統(tǒng)最為關(guān)鍵的就是賬表管理與管理分析功能，在管理的過(guò)程中，企業(yè)不僅要對(duì)應(yīng)用機(jī)制的構(gòu)建情況給予關(guān)注，而且還需要定期對(duì)企業(yè)的存貨資金占用情況、存貨成本構(gòu)成情況，以及資金的使用效果情況等進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，同時(shí)，還需要在特定的條件下，對(duì)物資經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行不定期的全面性，或者是專項(xiàng)性的分析和控制。

4結(jié)束語(yǔ)

今天的物資供應(yīng)已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的持幣購(gòu)物，而是一種經(jīng)濟(jì)技術(shù)行為，是維系企業(yè)供應(yīng)鏈安全性、可靠性和及時(shí)性的重要手段;物資供應(yīng)工作絕不是簡(jiǎn)單的后勤服務(wù)，而是一種資源管理、一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在油田保障生產(chǎn)、成本控制、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，物資供應(yīng)人員要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)物資供應(yīng)各個(gè)環(huán)節(jié)的過(guò)程管理，提高物資供應(yīng)管理水平。

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