信息時代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

邱萍

摘 要：檔案管理部門是每個單位的重要部門，該部門保管著單位過去所有的工作經(jīng)歷以及工作成就，其中包括過往的財務(wù)信息、合同信息等等一系列非常機(jī)密的數(shù)據(jù)，一旦泄露將會給單位帶來難以估量的損失。信息技術(shù)時代的來臨，給檔案管理工作者帶來了很大的便利，同時也帶來了一定的風(fēng)險，因此要求工作人員進(jìn)一步提高自身的素養(yǎng)和能力，如加強(qiáng)自身保密意識，加強(qiáng)對現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用等。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;工作者;素養(yǎng);能力

前言：信息技術(shù)時代的來臨，對我們的工作造成了很大的影響，從整體來講，這種影響具有著積極的意義。在工作過程中合理運用信息技術(shù)可以提高我們的工作效率，有助于節(jié)約工作時間及人力成本，這對于降低企業(yè)成本是很有利的。另一方面，信息技術(shù)時代對各行各業(yè)工作人員也提出了新的要求，要求我們具備更高的心理素養(yǎng)及更強(qiáng)的專業(yè)能力。信息技術(shù)給檔案管理工作帶來了很大的便利，同時也對工作人員提出了更高的要求。本文將在以下內(nèi)容中淺析信息時代下檔案工作管理工作者應(yīng)當(dāng)具備的素養(yǎng)和能力。

一、信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作的影響

（一）信息時代為檔案管理工作帶來的便利

檔案管理部門是單位的重要部門，也是核心機(jī)密部門，對于單位過去所有的卷宗及資料都在該部門進(jìn)行保存，其中包含很多有關(guān)單位內(nèi)部的各種資料和數(shù)據(jù)信息，這些都是對單位來說非常重要的文件，需要進(jìn)行嚴(yán)格保密，如果因為工作疏忽而造成泄漏，造成的影響將會是難以估量的。

以往的檔案管理工作過程中，該部門只需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保管，也只能把檔案目錄記錄在紙質(zhì)文件上，由于檔案數(shù)量龐大，查找起來頗費工夫。信息時代下，檔案管理工作者除了要保管紙質(zhì)檔案外，還要保管電子檔案，雖然工作量增大了一些，但是可以借助計算機(jī)等現(xiàn)在信息工具，把檔案目錄錄入和存儲到計算機(jī)上，在短時間內(nèi)就能完成這項工作。這在很大程度上提高了檔案管理工作者的工作效率，同時也進(jìn)一步完善了檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。

檔案管理部門除了具有保管和保密功能外，還承擔(dān)著為單位的其他共工作人員提供檔案借閱、查閱的職能。領(lǐng)導(dǎo)或同事們通過流程審批后前來借閱存檔文件時，檔案管理人員需要在盡量短的時間內(nèi)查找到相關(guān)存檔，以便節(jié)約雙方的時間。信息技術(shù)時代下，工作人員可以利用計算機(jī)查找技術(shù)迅速查詢到檔案的存放位置，工作效率得到明顯提高。

（二）信息時代對檔案工作人員提出了更高的要求

信息技術(shù)在幫助檔案工作人員提高工作效率的同時，也對其自身素質(zhì)及能力提出了更高的要求。工作人員在以往傳統(tǒng)的工作模式中并不需要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，因此對這方面的技能掌握不夠熟練，有些工作人員甚至從來沒有接觸過。在此背景下，工作人員需要通過一系列的努力來提升自己的相關(guān)能力，如計算機(jī)的操作及辦公軟件的操作等。這些技術(shù)需要不斷地學(xué)習(xí)和實踐才能得以掌握，并進(jìn)行熟練運用。學(xué)習(xí)渠道包括公司的內(nèi)部培訓(xùn)，或到社會教育機(jī)構(gòu)去參加相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

二、信息時代下檔案工作人員應(yīng)該具備哪些方面的素養(yǎng)

（一）強(qiáng)烈的保密意識是檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)之一

檔案部門保管著整個單位的檔案，其中包含很多核心的內(nèi)容，這些信息一旦泄露就會造成難以估量的后果。因此，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的保密意識。其在工作過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照本單位制定好的工作流程進(jìn)行檔案存儲管理以及借閱管理，工作人員在工作過程中如發(fā)現(xiàn)單位過去定制的工作流程有疏漏的地方，應(yīng)該及時向上級部門反映，及時修補(bǔ)工作漏洞，保證檔案及信息的安全。在檔案部門計算機(jī)出現(xiàn)故障需要請人維修的情況下，工作人員應(yīng)當(dāng)全程跟隨，保證其中存儲的檔案信息不被泄露。檔案安全事關(guān)單位的整體安全，安全面前無小事，因此工作人員應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的保密意識。

（二）過硬的專業(yè)素養(yǎng)是檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)之一

對于檔案工作人員來說，單位要求其應(yīng)當(dāng)具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)，掌握充足的專業(yè)理論知識，以及一定的實踐經(jīng)驗，同時應(yīng)當(dāng)充分了解國家相關(guān)部門制定的《檔案管理實施辦法》，并在日常工作中嚴(yán)格遵循。具備一定的專業(yè)能力，是檔案工作人員勝任該項工作的基本條件，如果其專業(yè)能力有所欠缺則會導(dǎo)致檔案管理工作時有紕漏，存在較大的機(jī)密泄露風(fēng)險。因此單位人力部門在任命檔案管理人員之前，需要對其專業(yè)能力進(jìn)行嚴(yán)格的考核。對于已經(jīng)通過基本考核，正在任職的檔案管理人員，單位應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)、督促其進(jìn)行自身專業(yè)能力的提高，并為此提供一定的支持條件。只有工作人員自身專業(yè)素質(zhì)過硬，才能做好檔案管理工作，為單位的管理工作貢獻(xiàn)自己的一份力量。

三、關(guān)于如何提高檔案管理人員素養(yǎng)及能力的探討

（一）單位應(yīng)當(dāng)定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)

學(xué)習(xí)和實踐鍛煉是掌握和提高自身素養(yǎng)及專業(yè)能力的不二法門，隨著時代的發(fā)展，很多單位部門的工作方式都發(fā)生了變化，對于工作人員的綜合要求也更高了。工作人員需要具備一定的素養(yǎng)及專業(yè)能力才能勝任相關(guān)工作，檔案管理人員需要具備強(qiáng)烈的保密意識及過硬的專業(yè)素養(yǎng)，對此，單位應(yīng)該提供一定的支持與幫助，如定期對當(dāng)年工作人員進(jìn)行培訓(xùn)等。對于單位支持的定期培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)珍惜機(jī)會，積極參加，認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行相關(guān)學(xué)習(xí)和實踐，以求最大程度上提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，提高工作效率，優(yōu)化工作效果。

（二）檔案工作人員應(yīng)當(dāng)注重對自身能力的提高

具備一定的工作素養(yǎng)及專業(yè)能力是檔案工作人員勝任檔案管理工作的基本條件，不斷提高自己的相關(guān)能力，是進(jìn)一步做好檔案管理工作的先決條件，因此工作人員應(yīng)當(dāng)注重對自身能力的培養(yǎng)，除了積極參加單位組織的相關(guān)培訓(xùn)外，還應(yīng)當(dāng)具有積極主動的學(xué)習(xí)意識，根據(jù)自身的實際情況在社會上開設(shè)的相關(guān)培訓(xùn)班參加學(xué)習(xí)，以期獲得更加優(yōu)質(zhì)的工作素養(yǎng)以及更加強(qiáng)硬的專業(yè)技術(shù)。

結(jié)束語：現(xiàn)今社會，單位各個部門的工作和信息技術(shù)的聯(lián)系都越來越緊密，相關(guān)工作人員要與時俱進(jìn)，掌握相關(guān)的素養(yǎng)及技術(shù)，搭乘時代的快車，為單位貢獻(xiàn)更多的力量，同時更進(jìn)一步的實現(xiàn)自我價值，實現(xiàn)個人與單位的雙贏。

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