事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題分析與思考

宋新瑞

摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位工作中的一項重要內容，通過加快檔案管理信息化建設，可以最大限度節(jié)省人力與物力的消耗，促使檔案管理更加完整與規(guī)范，為今后檔案資料的利用奠定了良好基礎。但是當前事業(yè)單位在檔案管理中還有很多問題，尤其是對信息技術的作用發(fā)揮不充分，不利于提升檔案管理的質量與效率，也為事業(yè)單位各項工作的順利開展帶來了不利影響?；诖吮疚膶⒑喪鍪聵I(yè)單位檔案管理信息化建設中的問題，并提出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

對事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設在其發(fā)展的過程中必不可少，很多的事業(yè)單位在檔案管理中投入了大量的人力、物力、財力，但是，事業(yè)單位的檔案數(shù)量很多，而且分門別類。對此，迄今為止，很多事業(yè)單位在檔案管理上都有很多的問題，嚴重的影響了事業(yè)單位的發(fā)展和進步?，F(xiàn)如今信息時代很容易就解決了這一難題，很大程度上簡化了檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的問題

（一）檔案保管儲存不力

當前，事業(yè)單位大多還是在運用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，紙質檔案的管理，紙質檔案很容易受到環(huán)境的影響，檔案管理保存又及其不注意環(huán)境，最終導致紙質檔案在潮濕的環(huán)境中會發(fā)霉。以此同時有的檔案年代久遠很少翻看，蛀蟲容易生長，這樣就會導致紙質檔案被蛀蟲啃食變得殘缺不全，從而造成檔案內容的毀壞，造成單位重要信息的丟失。事業(yè)單位對檔案管理的需要量很大，有的工作人員在翻找檔案的時候不注意對紙質檔案的保護，有的紙質檔案在保存的時候出現(xiàn)老化，用力翻看就會讓紙質檔案紙張破損，造成檔案資料的殘缺，從而直接影響到事業(yè)單位的工作。

（二）檔案查詢工作強度大、費時長

有的事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的紙質檔案管理，如果查詢檔案或者是借閱檔案需要檔案管理人員事先提出查詢檔案調度的申請，由上級管理部門批準后才能讓檔案管理人員尋找。在等待檔案查詢調度的申請需要耗費很長的時間，加上檔案管理人員在成千上萬的檔案中找到需要查詢的檔案，最終導致拿到檔案都是幾天以后的事了，影響工作時效[1]。而且紙質的檔案借閱的時候避免不了會有不同程度上的損壞，同一個檔案經過多人的借閱可能會使檔案老化，最終導致頁面損壞、字跡不清楚、磨損等現(xiàn)象，紙質的檔案就不容易保存。

（三）檔案管理人員素質有待提升

有的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模和經費的不足，對檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓，這樣就讓檔案管理人員沒有明確的知道其在平時的檔案管理工作中的任務和注意事項，只是知道最基礎的信息錄入，還不能保證信息的精準性，沒有工作效率。與此同時，有的檔案管理人員在檔案分類的時候不能很好的進行細化，檔案管理工作效率低下，對計算機的操作不熟練，工作起來任務完成效果低、質量不達標，遇到問題的時候不能及時的匯報給上級部門，嚴重的影響事業(yè)單位的檔案信息化管理工作的發(fā)展和進步。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加大資金投入力度

對于目前事業(yè)單位內開展的信息化建設總體水平低下的情況，應該從財力、人力等方面給予支持。在實施的時候，各個事業(yè)單位應該認知到新時代背景下開展檔案管理的時候，信息化建設已經是必須的發(fā)展趨勢，這樣也是利于推動自身發(fā)展、智能化辦公的重要組成部分。在實施的時候，應該注明檔案管理信息化建設專項資金，與此同時，通過和社會上公司之間的合作，把社會上的技術人才、資源等引入到單位的檔案管理工作當中，這樣有利于很好的促進事業(yè)單位檔案管理工作。

（二）實行新型檔案數(shù)字化管理模式

檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲為主要，把紙質檔案利用掃描儀、照相機等設備數(shù)字化轉變，再存儲到電腦當中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等，方便以后的搜索和查找[2]。這種新型的檔案數(shù)字化管理方法的推進，在傳統(tǒng)紙質檔案管理上更好的實現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時間，提升事業(yè)單位的工作實效。

（三）注重檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息資源建設是檔案信息化建設必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進行全部檔案的建設，對事業(yè)單位中各部門之間分散的信息進行整理。檔案資料的整理應該在“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理體制之下實現(xiàn)現(xiàn)有的國家檔案資源的有效配置，方便適應檔案資源的社會共享。其次，利用數(shù)字化對檔案資料進行處理，保證實體的紙質檔案資料全部的轉變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對于相應的圖片，需要采用技術性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺再對檔案信息進行分門別類，盡量運用最簡單的方式呈現(xiàn)出相關檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

（四）健全檔案信息化安全監(jiān)督制度

在建立事業(yè)單位檔案信息化建設的時候，需要重點注意檔案信息的安全性能，保證檔案在嚴格的監(jiān)督監(jiān)管之下進行。首先，需要設立檔案查閱的訪問制度，把事業(yè)單位工作人員的信息全部錄入到檔案管理信息化系統(tǒng)當中，對不知道身份的訪問者進行攔截并核對其IP地址和相關身份信息，保障檔案信息的保密性能[3]。其次，需要注意事業(yè)單位內部人員訪問，把每一個訪問者的身份信息、訪問時間、檔案查閱和操作等都進行記錄，避免有的上級領導和工作人員利用職務隨意更改或者是泄露他人的信息，杜絕不法行為的發(fā)生。最后，需要做好檔案信息化管理工作的監(jiān)督機制，讓檔案管理人員在監(jiān)督中，既起到相關制約，也能提升檔案管理人員的工作實效，以此實現(xiàn)檔案管理信息化建設的高效。

（五）培養(yǎng)檔案管理人員素質

檔案信息化管理完全依靠計算機電子設備提供的服務，總的來說還是離不開檔案管理人員的實際操作，對此需要提升檔案管理人員的自身綜合素質是必須的。首先，事業(yè)單位對檔案管理人員進行相關的入職培訓是有必要的，考核通過之后才能進行錄用，保證業(yè)務知識符合檔案管理工作要求[4]。其次，需要對現(xiàn)在的檔案管理人員定期舉行講座和培訓，讓檔案管理人員進行信息化學習，運用科學的知識提升自身的業(yè)務水平能力，學會熟練運用計算機，能夠順應當代信息化發(fā)展的要求。最后，需要培養(yǎng)檔案管理人員的思想政治覺悟，擁有良好的事業(yè)單位人員應該有的政治文化素養(yǎng)，提升日常檔案管理工作中的服務意識，能夠更好的為檔案事業(yè)做出自己的貢獻。

三、結語

對事業(yè)單位來說，工作人員的主要工作就是檔案的管理，檔案管理工作涉及的范圍廣闊，檔案管理人員還需要保證檔案信息的精準性，對所有的檔案資料進行分門別類，這給檔案管理人員帶來了不小的困難。然而，當代信息技術的出現(xiàn)輕輕松松的就解決了這個難題。對此，各單位領導者必須重視對檔案管理信息化建設的重視度，增加對信息化建設的財力、物力、人力的投入。

參考文獻

[1]張玉紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設再思考[J].辦公室業(yè)務，2019（04）：71.

[2]曾曉瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探析[J].城建檔案，2019（02）：29-30.

[3]劉爔元.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設[J].數(shù)字通信世界，2019（02）：257-52.

[4]王慧.檔案管理信息化建設的思考研究[J].科技創(chuàng)新導報，2019（01）：173-174.