探析數(shù)字化檔案管理與檔案服務工作

田萍 田娥

[摘 要] 以數(shù)字化技術提升檔案管理與檔案服務工作質量是未來的發(fā)展趨勢，將數(shù)字化技術與檔案管理工作相結合不僅能夠保證檔案資料的安全性，查找資料與利用資料也更加方便。本文主要探究了數(shù)字化管理檔案的優(yōu)勢，分析了數(shù)字化檔案管理與檔案服務工作的開展模式[1]。

[關鍵詞] 數(shù)字化檔案管理 檔案服務工作

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

檔案管理工作不僅影響單位各類檔案的安全性，還決定了單位運用檔案信息進行完成相關決策規(guī)劃工作的效率。當前社會信息技術發(fā)展迅速，檔案管理及服務部門應將工作與信息技術相結合，使得工作流程更加智能化，使得檔案資料的整理、保管、開發(fā)以及利用環(huán)節(jié)更加便利，實現(xiàn)檔案管理工作的價值最大化。

一、自然資源和規(guī)劃檔案管理現(xiàn)狀

自然資源和管理規(guī)劃局是十九大兩會后才組建的新單位，檔案管理工作還存在很多缺陷，我國資源和規(guī)劃檔案的分類變得十分細致，檔案種類的數(shù)量也很多。在這種情況下，有必要利用數(shù)字化技術提升企業(yè)的檔案管理效率，使得自然資源檔案管理工作具有統(tǒng)一性以及高效性。利用數(shù)字化技術完善檔案工作能夠使得單位更好地配置各類自然資源，促進礦產(chǎn)資源、土地資源的合理開發(fā)利用，同時保障所有者的合法權益，有利于節(jié)約資源和維護社會穩(wěn)定。當前階段，大部分地區(qū)都已經(jīng)利用數(shù)字化技術開展檔案工作，然而檔案管理人員技術水平低、檔案工作數(shù)字化程度低等現(xiàn)象依然普遍存在[2]。

二、數(shù)字化檔案工作的優(yōu)勢

（一）提高經(jīng)濟效益

傳統(tǒng)的檔案工作需要投入大量的人力資源，使得檔案工作的管理成本過高。如果將數(shù)字化技術運用到檔案工作中，單位只需要在前期投入信息資源技術，后面階段只需要委派專人定期維護檔案管理系統(tǒng)即可。因此長期而言數(shù)字化檔案工作能夠節(jié)約單位的資源，提升單位的經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)的檔案管理工作運用人工書寫的方式記錄檔案，但書寫字跡不規(guī)范也會影響到檔案資料的實用性[3]。數(shù)字化技術使得檔案工作過程規(guī)范化，有利于發(fā)揮檔案資源的經(jīng)濟作用。

（二）提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案工作全程采用人工服務，人工工作速度慢，而且出錯頻率更高。檔案資料更新速度慢，這種情況下檔案工作的時效性較差。單位常常需要根據(jù)檔案資源做出相關的決策，數(shù)字化檔案工作能夠及時實現(xiàn)檔案資源的有效整合，便于管理人員做出相關的決策，進而提升單位整體的工作效率。運用信息化技術也能夠更好地調(diào)動相關的檔案資源，檔案工作人員只要有電腦與網(wǎng)絡，便可以開展檔案調(diào)動與開發(fā)工作，增加了檔案工作的便利性與靈活性，使得檔案工作的流程變得更加簡便。

（三）提升檔案工作的安全性

以往的檔案保管只保存紙質資料，如果保管地出現(xiàn)問題或者保管人員管理不善，致使紙質資料的完整性以及安全性受到影響，檔案信息就會受到破壞，有些重要檔案甚至無法補救，致使單位與員工遭受嚴重損失。數(shù)字化檔案工作能夠對檔案資料及時進行備份，將檔案線上管理與線下管理相統(tǒng)一，保證檔案工作的安全性。另外數(shù)字化檔案工作還能避免檔案信息遭受蟲蛀、火災等自然災害，減少了檔案信息破損的途徑，使得檔案工作的安全性得到提升。

三、數(shù)字化檔案工作建設策略

（一）完善檔案工作系統(tǒng)建設

數(shù)字化檔案基本平臺建設成功后，單位要投入部分資金完善企業(yè)的總平臺的子系統(tǒng)，使得檔案管理工作更具有條理性與效率性，在自然資源和規(guī)劃系統(tǒng)建設過程中，檔案工作人員要及時向系統(tǒng)開發(fā)工程師反饋問題，并規(guī)范工作流程。一是完善系統(tǒng)細節(jié)，跟蹤測試，確保系統(tǒng)顯示與實體庫存狀態(tài)一致；二是核實案卷狀態(tài)時，在系統(tǒng)檢查的基礎上，結合簽收臺賬，再反饋結果。檔案工作的精準高效是不動產(chǎn)登記工作的有力保障，檔案部門必須不斷完善系統(tǒng)細節(jié)，優(yōu)化檔案服務。除此之外還必須完善數(shù)字化基礎設施的構建，比如購買與數(shù)字化平臺配套的掃描儀、數(shù)碼相機等，這些數(shù)字化工具都是完善單位檔案工作數(shù)字化建設的必要設備，能夠提升企業(yè)運用數(shù)字化平臺收集、整理、利用、存放檔案資源的效率。在構建數(shù)字化基礎設施時，單位要重視質量建設，擴大檔案工作信息化處理水平與數(shù)據(jù)儲存空間，為日后利用數(shù)字化技術開展檔案工作奠定良好基礎。

（二）優(yōu)化檔案網(wǎng)站建設

單位的檔案網(wǎng)站建設工作能夠將部分檔案信息公布在網(wǎng)絡上，有利于更多的人員及時利用檔案信息完善工作或者及時制定決策[4]。這項工作也是企業(yè)數(shù)字化檔案工作的重要內(nèi)容，單位應當完善檔案網(wǎng)站建設現(xiàn)狀，委派專人完成網(wǎng)站的開發(fā)與資源配置，使得檔案網(wǎng)站界面更加簡潔，內(nèi)容更加豐富。管理人員要重視檔案網(wǎng)站的維護工作，及時公開、更新相關的檔案信息，使得檔案管理工作的經(jīng)濟性獲得進一步提升。

（三）提升數(shù)字化檔案工作的安全性

運用數(shù)字化技術能對檔案信息進行備份，規(guī)避了自然災害對檔案資料的影響。從這個層面而言，檔案的安全性得到了提升。然而網(wǎng)絡世界十分復雜，存在很多病毒以及黑客，在這種情形下建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)也使得檔案資源存在安全隱患。為了全面保證檔案資源的安全性，單位在建立紙質檔案階段就應該設立明確的規(guī)定，相關人員不能隨意涂改紙質檔案上的內(nèi)容，進而保證紙質檔案與電子檔案的內(nèi)容一致性。在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中應該設定使用權限以及密碼保護功能，安裝殺毒軟件以及網(wǎng)絡防火墻，全方面保證檔案信息的安全性。企業(yè)要建立完善的檔案工作制度，使得檔案管理與服務工作能夠協(xié)調(diào)有序地展開，避免檔案在交閱過程中丟失，提升數(shù)字化檔案工作的安全性。工作人員要及時定期對檔案進行備份，避免因電子檔案丟失或破損而徒增工作任務。

四、利用數(shù)字化管理平臺開展檔案服務工作策略

（一）提升員工檔案管理意識

為了保證數(shù)字化技術與檔案管理結合后能夠有效在企業(yè)內(nèi)部運轉，管理人員必須要讓檔案工作人員意識到檔案管理工作的重要性。管理人員要在工作會議上

向員工強調(diào)數(shù)字化檔案工作的重要性，在企業(yè)內(nèi)部做好數(shù)字化檔案工作的宣傳工作。管理人員要加強員工的培訓工作，讓每一個檔案工作人員都清楚開展信息化檔案工作的流程以及手段，使得員工能夠快速適應數(shù)字化檔案工作平臺，以便充分發(fā)揮數(shù)字化檔案工作的真正優(yōu)勢。在開展數(shù)字化檔案工作階段，管理人員要讓檔案服務人員參與全過程，讓他們積極表達自己的想法以及對策，使得信息技術與企業(yè)實際檔案工作更好地融合。檔案部門管理人員必須強化檔案服務人員的工作意識，讓他們深刻意識到檔案服務工作的價值，提升他們工作過程的積極性。

（二）以用戶使用需求為導向

檔案服務工作者始終要明白檔案工作的重心是要滿足用戶的需求，即使在檔案工作中投入了信息技術設備也并不能改變這一根本出發(fā)點。在檔案服務過程中工作人員應當利用各類數(shù)據(jù)分析工具對用戶的檔案信息使用需求進行分析，并圍繞該需求完善數(shù)字化檔案平臺建設以及檔案網(wǎng)站建設。數(shù)字化檔案工作對內(nèi)要滿足單位對檔案的整理、分類、儲存、開發(fā)與利用，對外要滿足用戶使用檔案資源的需求。檔案管理工作的價值性就在于它能夠更好地為單位以及大眾服務，檔案工作人員必須牢記這一工作理念，加深自身職業(yè)道德建設與科技工作能力，使得檔案工作能夠更好地為用戶服務。

（三）提升檔案服務人員專業(yè)性

檔案工作雖然實現(xiàn)了數(shù)字化，但掌控數(shù)字化技術的是人，操縱數(shù)字化檔案平臺及工具的也是人，為了提升檔案服務質量，單位必須要完善人才隊伍建設。首先單位要引進一批高技術人才，對數(shù)字化檔案工作進行規(guī)劃，使得單位能及時運用最新的科學技術提升檔案系統(tǒng)，使得單位的檔案服務工作能夠與時俱進。管理人員可以借鑒優(yōu)秀單位及企業(yè)的數(shù)字化檔案工作實例，從這些優(yōu)秀平臺獲取檔案服務經(jīng)驗，結合自身實際檔案服務情況，制定最符合單位發(fā)展情況的檔案管理方針。單位可以聘請專業(yè)的數(shù)字化檔案服務專家到單位舉辦講座，讓檔案服務人員吸取更多先進的工作理念與工作技能，全面提升檔案服務人員的綜合能力素質。

五、結語

數(shù)字化檔案管理與服務工作是未來檔案工作的發(fā)展趨勢，這種信息化工作方式不僅能夠提升單位的工作效益與工作質量，還能夠提升檔案管理與使用過程的安全性與科學性。相關人員要積極建設完善的數(shù)字化檔案工作平臺，使檔案工作的對內(nèi)管理與對外分享更加合理化，全面提升自然資源和規(guī)劃檔案管理工作質量。此外也要注重檔案工作人才隊伍建設，實現(xiàn)檔案管理的人才與技術同步發(fā)展，進而推動單位檔案工作的開展，使得自然資源配置更加科學合理[5]。

參考文獻：

[1]易曉靜.檔案管理數(shù)字化若干思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（24）：27.

[2]夏志英.數(shù)字化檔案管理的特點分析[J].集成電路應用， 2019，36（09）：30- 31.

[3]李秋實.檔案管理數(shù)字化的初步探討[J].才智，2019（23）：215.

[4]蔡霞.數(shù)字化檔案管理與檔案服務工作分析[J].信息記錄材料，2019，20（04）：195- 196.

[5]楊靜.數(shù)字化檔案管理與檔案服務工作分析[J].蘭臺內(nèi)外， 2017（02）：41.