淺談檔案管理信息化建設(shè)的必要性

李冬和

摘要：檔案管理信息化就是在檔案管理過程中采用信息化的方式對傳統(tǒng)的檔案管理進行創(chuàng)新，在數(shù)字化的條件下進行檔案的管理工作，使得檔案管理效率得到提高，這也是今后檔案管理的必然趨勢。檔案管理的信息化建設(shè)，可以提高檔案的管理水平和辦事效率，滿足檔案發(fā)展的需要，也是檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)。本文以檔案信息化建設(shè)的必要性為切入點，對檔案管理信息化建設(shè)的特征進行論述，同時對檔案信息化建設(shè)提出意見，為今后檔案管理信息化的建設(shè)奠定一定的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;意義;特點;策略

一、檔案信息化的必要性

目前我國的檔案的檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，但是傳統(tǒng)的方法已經(jīng)不能滿足需求。同時因為檔案的保存就有長久性，同時檔案一般是以文件或圖紙的形式存在，這就對檔案的存儲地方提出了很高的要求，包括儲存空間的溫度和濕度等環(huán)境因素，這樣才能使得檔案在長時間保存之后，檔案仍然保持完整，不會受到破壞。這就為檔案的存儲帶來了很大的不便。除此之外，如果檔案的存儲不能達到目的，就會造成存儲方面的不浪費，造成資源分配的不平衡?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到我們生活中的很多方面，為我們的生活提供了便利。在檔案管理方面同樣如此，先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也已經(jīng)應(yīng)用到了互聯(lián)網(wǎng)的管理中。檔案等相關(guān)信息存儲在相關(guān)硬盤等計算機設(shè)備中。相比于傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案信息化管理可以快速準確的對檔案進行存儲，存儲量大，所占空間小，保持的周期很長。不僅在檔案的存儲方面，在檔案的調(diào)閱方面也存在很多的優(yōu)點。因為檔案以信息化的方式存儲，當需要對對檔案進行調(diào)閱時，只需要設(shè)定相關(guān)的條件，就可以快速準確的找到所需的內(nèi)容，方便快捷，較少了人工操作較慢，存在較大誤差的缺點。雖然檔案信息化管理具有很多的優(yōu)點，但是檔案信息化會造成檔案中的很多信息的真實性很難確定。

二、檔案信息化的意義

國家信息化戰(zhàn)略在檔案中的體現(xiàn)就是檔案的信息化管理，這是對檔案管理的一種改革和創(chuàng)新，也是一項巨大的工程。檔案信息化具體是指將檔案管理的目標和現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，從本質(zhì)上來說，就是信息與存儲兩者有機結(jié)合，通過兩者的結(jié)合，達到對檔案的收集、存儲和歸檔等一系列的操作。檔案信息化極大的豐富了對于檔案管理的手段，可以滿足現(xiàn)代對于檔案管理的需求，實現(xiàn)檔案保存的完整性，可以打破傳統(tǒng)的封閉的形式，實現(xiàn)檔案的共享，同時可以快速的查找檔案，使得檔案管理更加簡單方便，對于檔案管理的進步具有重要的意義。但是我們也應(yīng)該清楚的認識到，檔案信息化的建設(shè)是一個漫長的過程，需要檔案管理人員和信息技術(shù)人員共同努力，堅定目標，為檔案的信息化建設(shè)共同努力。

三、檔案電子信息化管理的對策

在檔案的信息化建設(shè)過程中存在一定的不確定性，甚至?xí)霈F(xiàn)安全隱患，如果網(wǎng)絡(luò)被切斷，所有的信息就無法顯示，為檔案的管理造成一定的困難。針對檔案信息化管理中存在的不利因素提出以下建議：

1.建立并健全檔案信息化管理機制

第一，在檔案信息化建設(shè)的中需要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案的信息化建設(shè)當成系統(tǒng)性的工程，和國家對于信息化建設(shè)戰(zhàn)略相結(jié)合，只有將檔案信息化建設(shè)提升到國家戰(zhàn)略層面，才能得到足夠的重視，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。第二，檔案信息化的建設(shè)中不能隨意發(fā)展，需要設(shè)置專門的部門對其進行監(jiān)督和管理。除此之外，由于檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高的要求，所以需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強對檔案信息化的認識。最后，在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的制度和規(guī)定，使得檔案及時更新，也可以保證檔案資料的真實性，只有這樣才能保證檔案的價值，為用戶提供服務(wù)。

2.加強管理團隊的建設(shè)

對于檔案管理人員團隊的建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)過程的重要內(nèi)容。對檔案人員團隊建設(shè)的首要任務(wù)就是從思想上讓他們對于檔案信息化建設(shè)有更深的理解，檔案管理人員應(yīng)該具有堅定的職業(yè)操守，具有一定的責(zé)任感。同時需要對檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，只有這樣他們才能更好的服務(wù)于檔案的信息化建設(shè)，提高工作效率。檔案信息化建設(shè)當中應(yīng)用最普遍的機械設(shè)備就是電腦和網(wǎng)絡(luò)，因此在建設(shè)過程中要加強多業(yè)務(wù)人員的技能培訓(xùn)，助其適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用。

結(jié)語

檔案信息化系統(tǒng)工程作為國家戰(zhàn)略中的一部分，整個周期是持久的，而非短暫性，季節(jié)性的;所在對檔案信息進行管理的時候必須把它作為一種使命去傳承下去，并且在整個系統(tǒng)工程里不斷引入最新科技成果以豐富儲存手段，只有儲存方式豐富了，檔案管理人員的服務(wù)水平才會提高，達到更好地為人們服務(wù)的目的，從而實現(xiàn)該行業(yè)、該領(lǐng)域健康的發(fā)展。