政府投資公司檔案管理的創(chuàng)新與實踐研究

曾燕紅

摘 要：政府投資公司的定位屬性決定了檔案管理具有的價值和重要意義。本文針對政府投資公司普遍的不足，結(jié)合青島城投地產(chǎn)集團檔案管理的最新實踐，提出通過培訓提升意識和能力、建立檔案SDCA 管理體系、推進“731”建設(shè)項目全程檔案管理、完善歷史遺留問題專題檔案和嚴肅資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動檔案管理的對策建議。

關(guān)鍵詞：政府投資公司;檔案管理創(chuàng)新;建設(shè)項目檔案;資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動檔案

政府投資公司是由地方國資委行使股東權(quán)利的市直企業(yè)，其檔案管理工作接受檔案局相關(guān)處室的檢查、監(jiān)督和指導。青島城投地產(chǎn)集團檔案管理工作連續(xù)兩年獲得市級檔案工作優(yōu)秀獎。通過對政府投資公司檔案管理方面的研究，對深化國企改革，推進轉(zhuǎn)型發(fā)展意義重大。

一、檔案管理工作對政府投資公司的價值分析

1.公司屬性定位決定了檔案管理工作的重要性

政府投資公司是政府投融資平臺公司，是由地方政府及其部門通過財政撥款或者注入土地、股權(quán)等資產(chǎn)設(shè)立。一方面政府投資公司在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料，具有非常重要的保存價值，另一方面成功的政府項目運作模式，具有非常好的推廣價值。此外，政府投資公司還承擔了大量的重要事項、重大活動、復雜問題處理等政府性任務(wù)，這類檔案具有長遠的保存利用價值，做好檔案管理工作非常重要。

2.國企混改趨勢決定了檔案管理工作的必要性

2019年國資委明確要求國有企業(yè)積極穩(wěn)妥推進混合所有制改革，這成為深化國企改革的重要突破口。政府投資公司在內(nèi)的地方國有企業(yè)已按照有關(guān)要求，研究制定了混改方案。在混合所有制改革過程中，通過項目合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、改制重組和上市等方式積極引入各類投資者， 推進股權(quán)多元化，這會產(chǎn)生大量的國有資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動類檔案，國有資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動類檔案具有國有資產(chǎn)屬性，正確處理這類檔案的歸屬和流向非常重要。

二、政府投資公司在檔案管理方面存在的不足

1.檔案人才隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)檔案人才培養(yǎng)

一是檔案工作人員不穩(wěn)定，變動頻繁，大部分的檔案管理員為兼職人員，對《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）等國家和行業(yè)標準規(guī)范掌握不透徹，缺少檔案行業(yè)標準和規(guī)范的熟練應(yīng)用，導致部分檔案管理業(yè)務(wù)存在不規(guī)范性。二是檔案人員培訓機會較少，往往受培訓名額限制，大部分的兼職檔案員任職以來并未經(jīng)系統(tǒng)化培訓，對檔案工作持續(xù)更新的國家和行業(yè)標準以及政策規(guī)定不了解。三是檔案人才晉升和成長的通道不明確，缺乏對檔案人才培養(yǎng)的重視，重要檔案人才未能得到充分肯定。

2.資產(chǎn)處置類檔案處理存在瑕疵，檔案歸屬和流向不明確

對于通過產(chǎn)交所公開掛牌轉(zhuǎn)讓形式處置的國有企業(yè)閑置資產(chǎn)，往往只注重盤活資產(chǎn)實現(xiàn)經(jīng)濟效益，卻未能嚴格按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字[1998] 6號）要求，做好國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置工作。例如，缺乏對資產(chǎn)處置與產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓全過程檔案的梳理和留存歸檔，部分重要檔案直接全部轉(zhuǎn)給了受讓方，非常重要且有保存價值的檔案資料自身并不留存，尤其是資產(chǎn)或股權(quán)受讓方是非國有企業(yè)的話，就導致了國有檔案資產(chǎn)的流失，無法通過檔案資料還原國企歷史。

3.建設(shè)項目檔案存在斷檔，項目全生命周期資料不全面

政府投資公司工程建設(shè)項目類檔案按照城建檔案館的規(guī)定目錄，在項目竣工驗收結(jié)束后根據(jù)目錄清單移交城建檔案館。但還存在城建檔案館無明確存檔要求的項目過程檔案以及其他歸檔剩余件，造成項目過程檔案以及歸檔剩余件等具有保存價值的重要檔案未能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。該部分檔案資料一直留存在項目人員手中，一旦項目人員變動，該部分檔案將永久缺失，后期項目質(zhì)量終身負責制以及后續(xù)審計等工作難以落實和開展。

4.歷史遺留問題處置類檔案未設(shè)立專題，利用效果難以保證

政府投資公司存在較多的歷史遺留問題，該類問題處置非常棘手，一旦處理完成將是非常重要的工作成果，具有長遠的保存利用價值。但是該類檔案資料往往散落在管理類檔案、會計類檔案甚至工程類檔案資料中，甚至散落在項目人員手中，沒有設(shè)立專題門類專門管理，檔案查閱和利用非常困難，不便于后續(xù)歷史遺留問題處置工作成果應(yīng)用和推廣。該類檔案如果出現(xiàn)缺失、損毀，將造成珍貴歷史資料的短缺，甚至造成國有資產(chǎn)流失。

三、青島城投地產(chǎn)集團檔案管理的創(chuàng)新實踐

1.將檔案管理上升到保證項目過程質(zhì)量的地位

一方面將檔案資料真實性、完整性和合規(guī)性作為項目過程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，針對項目前期開拓、投資決策、組織設(shè)計和圖紙、施工管理、設(shè)計變更和工程簽證、竣工驗收等重要環(huán)節(jié)，設(shè)置專門檔案分類，要求全過程檔案資料齊全。另一方面注重檔案利用效果，對于項目運作過程中能發(fā)揮重要價值的檔案資料，進行充分挖掘，開發(fā)檔案利用效果整理和記錄，真實反映項目歷史脈絡(luò)和實際情況，并持續(xù)探索工程建設(shè)項目檔案全生命周期檔案管理方法。

2.檔案管理與績效考核掛鉤，確保檔案工作落到實處

一是在年度經(jīng)營績效考核過程中，設(shè)置檔案管理考核指標，主要包括年度檔案整理情況、檔案系統(tǒng)錄入情況、移交情況等指標，作為績效考核的硬指標。二是健全完善檔案管理人員隊伍，成立專門的檔案管理職能和負責人員，每個部門和項目均配備檔案人員，落實責任強化考核，參與考核的職能部門、項目均設(shè)置檔案管理方面的指標，提出硬考核的要求。

3.建立檔案專項檢查辦法，形成自完善體系

結(jié)合年度黨建工作和經(jīng)營管理工作情況，探討本年度檔案工作的重點，依據(jù)重點項目和重要事項推進情況，及時更新檔案工作思路，使檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)營發(fā)展。針對“雙隨機一公開”檔案檢查環(huán)節(jié)的要求，設(shè)置檢查指標體系，將檢查環(huán)節(jié)細化、量化，對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，爭取能改立改，促進持續(xù)提升完善。

四、提升政府投資公司檔案管理水平的對策

1.通過持續(xù)培訓強化檔案意識，充分挖掘檔案信息系統(tǒng)功能

一是通過培訓強化檔案意識，營造檔案管理工作的氛圍，形成在日常工作中的良好習慣，確保各項檔案資料及時全面的收集。二是通過專業(yè)檔案人員的引進與招聘，強化檔案管理團隊，并有針對性的設(shè)立專項培訓課題和培訓體系，提升業(yè)務(wù)能力，確保檔案工作實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。三是充分挖掘檔案信息化系統(tǒng)功能，對影響檔案管理效率的設(shè)備設(shè)施進行升級改造，探索建立大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，加強檔案分析及利用工作，通過大數(shù)據(jù)的檢索提升檔案工作的效率，強化檔案利用的效果。

2.建立SDCA檔案管理體系，促進檔案管理水平的持續(xù)提升

一是進一步完善檔案管理辦法，對當前存在的覆蓋面不足、標準不清等方面的問題進行修正完善，并將標準進行培訓宣貫。二是建立檔案管理中的點檢體系，針對不同檔案類型在過程中進行點檢，確保檔案管理落實到過程中。三是建立檔案管理評價體系，可以借鑒比較成熟的模糊綜合評價體系，從人員能力、設(shè)施設(shè)備、檔案標準執(zhí)行等方面對執(zhí)行情況進行評估，并作為績效評價的重要組成部分。通過這種標準（Standard）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和總結(jié)（Action）的檔案管理體系建立，促進檔案管理水平不斷提升。

3.推進“731”項目全程檔案管理，確保過程性檔案齊全

項目生命周期不同形成的資料不同，其重要性也不同，有些是必要的記錄性資料，有些是反映進度成果的資料。因此要發(fā)揮檔案對過程質(zhì)量提升和風險控制的保障作用。按照項目七大里程碑節(jié)點和三大維度梳理形成一套項目全過程檔案管理體系。一是按照時間序列維度從前期開拓、投資決策、招投標管理、圖紙和設(shè)計、施工管理、設(shè)計變更和工程簽證、竣工移交共七個階段進行檔案的收集管理，將檔案管理工作落實到細節(jié)落實到過程。二是從項目的質(zhì)量、成本、交付三個維度進行過程檔案的收集，確保工作進度的推進，避免了重要過程檔案資料因頻繁人員變動造成的檔案流失和損毀。

4.設(shè)置專題類檔案，完善歷史遺留問題處置檔案管理工作

按照尊重歷史的基本原則，對于歷史遺留問題處置檔案要設(shè)置專題檔案，進一步明確對歷史遺留問題處置檔案管理的標準和方法，為有效利用奠定基礎(chǔ)。一方面鑒于歷史原因和政策的延續(xù)性，歷史遺留問題處置往往延續(xù)了一定的歷史脈絡(luò)，它是國有企業(yè)歷史的見證，具有長遠保存利用價值，是國有企業(yè)發(fā)揮歷史作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。另一方面該專題類檔案要重點審核真實性和完整性，在后期借閱和利用的過程中，需要根據(jù)檔案還原歷史真相，如涉及到國有資產(chǎn)處置、重要信訪事項等重大決策，檔案資料可以提供政策支撐和決策依據(jù)。

5.堅持國企檔案屬資產(chǎn)原則，嚴肅資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案工作

一是進一步強化檔案法制觀念，嚴格執(zhí)行《檔案法》和《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》等有關(guān)，明確資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的立卷、歸檔責任單位，規(guī)范收集歸檔范圍和保管期限，以及移交渠道。二是加強與地方國資委、檔案管理部門溝通聯(lián)系，處理好國有企業(yè)檔案的國有性質(zhì)與企業(yè)法人對企業(yè)檔案所具有的一定處置權(quán)的關(guān)系，把握好出售產(chǎn)權(quán)企業(yè)的檔案處置中對涉及知識產(chǎn)權(quán)及專利檔案資料歸屬問題，處理好兼并企業(yè)的檔案管理，處理好國有破產(chǎn)企業(yè)檔案的歸屬問題，確保國有企業(yè)檔案有正確歸屬和流向。

參考文獻：

[1]國家檔案局等.《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字【1998】6號），1998年

[2]國家檔案局.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），2010年