芻議信息化發(fā)展對(duì)行政事業(yè)單檔案管理的影響

摘要：在行政事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代化背景下，單位應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理理念、方法，以提高檔案管理水平、質(zhì)量。本文聯(lián)系實(shí)際，圍繞信息化發(fā)展對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的影響展開探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理;影響;策略

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，行政事業(yè)單位檔案管理以手工、紙質(zhì)記錄方式為主，該種管理模式工作效率低，且容易出現(xiàn)誤差。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多行政事業(yè)單位逐漸于檔案管理工作中引進(jìn)了先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，使得檔案管理水平、檔案資源利用率有了很大提高，但其中仍存在些許問題有待解決。下面聯(lián)系實(shí)際，就信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理中的問題做簡(jiǎn)要分析。

一、行政事業(yè)單位檔案管理中的問題

（一）管理模式單一，思維落后

行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)有工作模式，主要是以集中管理方式為主，并在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)之下，實(shí)現(xiàn)了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理并行式管理模式。該種檔案管理模式有一定可取之處，如地方各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)可以受到較好的監(jiān)督與指導(dǎo)，便于檔案管理工作開展;但該項(xiàng)模式同樣存在不足之處，如對(duì)信息技術(shù)的利用率低，檔案管理信息化程度不高，難以跟上網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的時(shí)代腳步，檔案管理缺乏足夠的發(fā)展動(dòng)力。

（二）檔案信息存在安全隱患

在信息化背景下，行政事業(yè)單位檔案的開發(fā)、利用已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)從人工計(jì)算到計(jì)算機(jī)計(jì)算的轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變使得檔案管理效率、檔案資源利用率大大提高，但同時(shí)也使檔案信息面臨更多的被泄露、竊取以及盜用的風(fēng)險(xiǎn)，信息化的檔案管理面臨著較大的網(wǎng)絡(luò)安全問題，容易受到不法分子的攻擊，造成檔案信息的丟失、泄露。

（三）檔案管理工作混亂

行政事業(yè)單位檔案種類多，既有工程檔案、會(huì)計(jì)檔案，又有行政檔案等，各類檔案信息繁雜，管理難度大，在管理過程中未實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的細(xì)致分類，導(dǎo)致檔案信息利用率低，檔案無法為行政事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的幫助，檔案資源的應(yīng)用價(jià)值得不到有效發(fā)揮。

二、信息化背景下如何做好行政事業(yè)單位檔案管理

（一）樹立檔案信息化管理理念

隨著信息化發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各類先進(jìn)技術(shù)逐步滲透到社會(huì)各行各業(yè)，給人們的辦公、生活帶來了深刻影響，同時(shí)也為行政事業(yè)單位檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在信息化背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理理念，運(yùn)用正確、先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維與意識(shí)，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)構(gòu)建檔案管理新模式與檔案信息利用新平臺(tái)，通過對(duì)技術(shù)的應(yīng)用更好地推進(jìn)當(dāng)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位檔案的科學(xué)管理與有效運(yùn)用。

（二）構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)與數(shù)字化檔案庫(kù)

在新時(shí)期背景下，行政事業(yè)單位要科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新.要能不斷利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段建設(shè)起檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成各項(xiàng)檔案信息的收集、分析、歸檔等工作，防止出現(xiàn)信息遺失、泄露等問題，此外，行政事業(yè)單位還需在綜合考慮效益與成本的前提下，加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，使文書檔案管理朝著無紙化、規(guī)范化、透明化方向發(fā)展。具體而言，在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，企業(yè)可推進(jìn)各部門內(nèi)部的音像檔案與電子檔案建設(shè)，利用信息技術(shù)與相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備將企業(yè)業(yè)務(wù)工作中的一些聲音、活動(dòng)記錄、影像視頻的那個(gè)記錄保存下來形成音像檔案，從根本上減少紙質(zhì)化檔案所占比例，提高檔案管理信息化程度。同時(shí)單位也可根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)出自動(dòng)化、智能化的檔案管理模塊，為檔案的檢索、使用提供便利。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)

信息技術(shù)的發(fā)展雖給行政單位檔案管理工作帶來了便利，但也使單位內(nèi)部檔案信息面臨更大風(fēng)險(xiǎn)，基于此，行政事業(yè)單位必須結(jié)合先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全防護(hù)，以保證檔案信息安全。如：行政事業(yè)單位可利用各項(xiàng)安全防護(hù)、病毒查殺等先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建起檔案信息化安全保障體系，利用防火墻、360殺毒軟件、防護(hù)軟件等全面加大對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，保障檔案信息安全?？傊?，在信息化背景下，行政事業(yè)單位以及檔案管理工作人員樹立起高度的安全防護(hù)意識(shí)，能正確運(yùn)用各類防護(hù)技術(shù)做好檔案信息安全防護(hù)工作，對(duì)于單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)、工作的順利開展具有積極意義。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化發(fā)展給行政事業(yè)單位檔案管理帶來了深遠(yuǎn)、廣泛的影響，使行政事業(yè)單位檔案管理工作面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面?；诖耍姓聵I(yè)單位應(yīng)立足實(shí)際，結(jié)合當(dāng)前檔案管理中存在的問題，立足信息化社會(huì)背景，單位應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理理念、方法，在檔案管理工作中引進(jìn)了先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，進(jìn)而提高檔案管理水平、檔案資源利用效率。

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作者簡(jiǎn)介：

紀(jì)煒，內(nèi)蒙古自治區(qū)科爾沁右翼前旗政府辦公室，內(nèi)蒙古興安盟。