運(yùn)用excel宏技術(shù)優(yōu)化報(bào)表制作流程

劉靜

摘 要：隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展和不斷完善，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的無(wú)紙化辦公得到廣發(fā)應(yīng)用，無(wú)紙化辦公對(duì)信息的快速合成與傳遞是傳統(tǒng)辦公模式無(wú)法比擬的。運(yùn)用Excel電子表格的強(qiáng)大功能，能夠方便地處理多重報(bào)表、交叉報(bào)表、復(fù)雜報(bào)表，起到事半功倍的效果。本文介紹如何通過(guò)VBA（ Visual Basic For Application）技術(shù)快速、準(zhǔn)確、高效地以Excel電子表格形式展現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息。

關(guān)鍵詞：VBA技術(shù);優(yōu)化;報(bào)表制作流程

一、背景分析

直到90年代早期，使應(yīng)用程序自動(dòng)化還是充滿挑戰(zhàn)性的領(lǐng)域。對(duì)每個(gè)需要自動(dòng)化的應(yīng)用程序，人們不得不學(xué)習(xí)一種不同的自動(dòng)化語(yǔ)言。隨著Microsoft office辦公自動(dòng)化軟件的不斷普及，綜合統(tǒng)計(jì)分析人員都能較為熟練地操作Excel電子表格軟件。例如：可以用EXCEL的宏語(yǔ)言來(lái)使EXCEL自動(dòng)化，使用WORD BASIC使WORD自動(dòng)化等等。微軟決定讓它開(kāi)發(fā)出來(lái)的應(yīng)用程序共享一種通用的自動(dòng)化語(yǔ)言----VBA，可以認(rèn)為VBA是非常流行的應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)語(yǔ)言VASUAL BASIC 的子集。實(shí)際上VBA是"寄生于"VB應(yīng)用程序的版本。VBA和VB的區(qū)別包括如下幾個(gè)方面：

1. VB是設(shè)計(jì)用于創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用程序，而VBA是使已有的應(yīng)用程序（EXCEL等）自動(dòng)化。

2. VB具有自己的開(kāi)發(fā)環(huán)境，而VBA必須寄生于已有的應(yīng)用程序。

3. 要運(yùn)行VB開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序，用戶不必安裝VB，因?yàn)閂B開(kāi)發(fā)出的應(yīng)用程序是可執(zhí)行文件（*.EXE），而VBA開(kāi)發(fā)的程序必須依賴于它的"父"應(yīng)用程序，例如EXCEL

Excel電子表格軟件是應(yīng)用最廣泛的軟件之一，它的數(shù)據(jù)處理、圖表功能及各種函數(shù)和工具深受廣大用戶的喜愛(ài)。Excel的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)還在于它提供的宏語(yǔ)言VisualBasicforApplication（VBA）。VisualBasic是windows環(huán)境下開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件的一種通用程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言，功能強(qiáng)大，簡(jiǎn)便易用。VBA是它的一個(gè)子集，可以廣泛地應(yīng)用于Microsoft公司開(kāi)發(fā)的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等。

多數(shù) Office 程序（包括 Excel）所用的宏代碼語(yǔ)言都是 Visual Basic for Applications （VBA）。VBA可以稱作Excel的"遙控器"。通過(guò)逐步執(zhí)行程序?yàn)槟４娴牟僮鞫?Excel 中錄制過(guò)宏。錄制宏時(shí)，Excel 會(huì)在附加到工作簿的模塊中錄制描述操作的 VBA 代碼。Excel 中的宏是存儲(chǔ)在工作簿中的代碼段，它可以自動(dòng)處理重復(fù)的任務(wù)，快速地組織數(shù)據(jù)。宏可以使我們的工作和生活更加方便，這正是它值得關(guān)注的原因。模塊是用于存儲(chǔ)宏的容器，宏是用 VBA 語(yǔ)言編寫(xiě)。

二、實(shí)施步驟

1、在工作表中加入超級(jí)鏈接。

對(duì)于存儲(chǔ)在本地、工作組或者局域網(wǎng)中共享的文件數(shù)據(jù)，可通過(guò)在工作表中設(shè)置超級(jí)鏈接來(lái)定位文件。文件的超級(jí)鏈接一方面可以快速定位和打開(kāi)所需文件，另一方面可以杜絕報(bào)表出錯(cuò)。一旦文件不存在或讀取錯(cuò)誤，報(bào)表就會(huì)中斷自動(dòng)合成并跳出提示信息（圖一）。點(diǎn)擊“調(diào)試”，出錯(cuò)信息就會(huì)以突出的背景色顯示在Visual Basic 編輯器的代碼段中。

2、錄制宏

記錄宏其實(shí)就是將工作的一系列操作結(jié)果錄制下來(lái)，可以使用Excel菜單“工具→宏→錄制新宏”，這樣將產(chǎn)生一個(gè)宏?？墒呛暧涗浧髦辉试S用戶完成用VBA可能完成的一部分，而不少工作，必須通過(guò)編寫(xiě)VBA程序來(lái)完成。具體步驟是通過(guò)EXCEL菜單“工具”→“宏”，選中需編輯的宏，按“編輯”鍵，就可以對(duì)這個(gè)宏進(jìn)行編輯。 也可以通過(guò)在“工具”菜單上，指向“宏”，然后單擊“Visual Basic 編輯器” 打開(kāi)“Visual Basic 編輯器”。 “Visual Basic 編輯器”是一個(gè)用于編寫(xiě)和編輯 VBA 的工具。我們可以在過(guò)程中加入程序，也可在宏中加入新的過(guò)程。插入一個(gè)模塊，作為存儲(chǔ)宏的容器。在開(kāi)始編寫(xiě)宏之前，需要先想好將宏保存在哪里。模塊是存儲(chǔ)宏的容器，它通過(guò)VBA 項(xiàng)目的更大的容器附加到工作簿中。Excel中的許多操作都可以是一個(gè)“宏”?！坝涗浐辍逼鋵?shí)就是將工作的一系列操作結(jié)果錄制下來(lái)，并命名存儲(chǔ) （相當(dāng)于VB中一個(gè)子程序 ）。在Excel中，“記錄宏”僅記錄操作結(jié)果，而不記錄操作過(guò)程。

錄制完成后使用Excel菜單“工具→宏→停止錄制”，選擇“工具→宏”，點(diǎn)擊運(yùn)行，可以測(cè)試和編輯新錄制的宏。

3、設(shè)置快捷鍵

在Excel “工具”菜單上，指向“宏”，選擇需要設(shè)置快捷鍵的宏，單擊“選項(xiàng)”，設(shè)置運(yùn)行該宏的快捷鍵（圖二）。因?yàn)樵贓xcel工作薄中可能包含多個(gè)不同功能的宏，例如當(dāng)您需要對(duì)某一數(shù)據(jù)區(qū)域執(zhí)行多次操作或?qū)Χ鄠€(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域執(zhí)行操作時(shí)，便可使用嵌套循環(huán)，宏的嵌套循環(huán)就需要多個(gè)宏的運(yùn)行來(lái)實(shí)現(xiàn)。設(shè)置快捷鍵可以快速找到并運(yùn)行需要的宏，防止出錯(cuò)。

三、結(jié)束語(yǔ)

就大型工業(yè)企業(yè)而言，大量的業(yè)務(wù)和運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)分析活動(dòng)具有至關(guān)重要的作用，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策層進(jìn)行決策活動(dòng)的依據(jù)和基礎(chǔ)。大量的信息由企業(yè)IT部門(mén)的工作人員依據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計(jì)信息和相關(guān)的報(bào)表，展現(xiàn)給企業(yè)的綜合統(tǒng)計(jì)分析人員。宏技術(shù)優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在速度快，正確率高，主要適合于處理大量重復(fù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和報(bào)表的制作合成，有利于降低勞動(dòng)強(qiáng)度，對(duì)于工序繁瑣，易出錯(cuò)的各類報(bào)表，有很好的應(yīng)用前景。