當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

劉丹　廖婷

摘要：高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)隨著校園信息化的發(fā)展而不斷進(jìn)行改革，以往的手工管理模式已經(jīng)被計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸替代，這就要求高職院校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)不斷完善，這樣才能夠滿(mǎn)足高職院校的專(zhuān)業(yè)教學(xué)和學(xué)生的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)。當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在諸多問(wèn)題，本文針對(duì)其中出現(xiàn)的問(wèn)題以及解決相應(yīng)問(wèn)題的對(duì)策進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

前言

高職院校的教學(xué)檔案不同于其他的檔案，其各方面部具有非常強(qiáng)的性質(zhì)。高職院校與其他學(xué)校的不同點(diǎn)在于其會(huì)涉及到的專(zhuān)業(yè)知識(shí)非常多所以教學(xué)檔案的建立應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)性。其次，高職院校的教學(xué)內(nèi)容非常多，并且對(duì)教學(xué)效果的要求也非常高，所以建立教學(xué)檔案應(yīng)該具有教育性，高職院校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)要嚴(yán)格把握以上兩點(diǎn)。

1當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題

高職院校在我國(guó)的設(shè)立晚于其他國(guó)家對(duì)檔案的管理能力比較落后，盡管教學(xué)檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但是也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。

l.1對(duì)檔案工作不夠重視

對(duì)檔案工作的不重視主要體現(xiàn)在高職院校的相關(guān)部門(mén)在教學(xué)檔案方面的人力以及物力投入都非常小，雖然高職院校的教學(xué)檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，但是這一過(guò)程也需要大量的人力對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行匯總。除此之外，這一方面的人員數(shù)量少也會(huì)縮短視野，無(wú)法更好地借鑒其他國(guó)家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)槿藛T少就無(wú)法正常地互相交流溝通。

高職院校的教學(xué)檔案管理制度也不夠完善，因?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)對(duì)教學(xué)檔案工作不夠重視導(dǎo)致教學(xué)檔案的大部分工作人員都是兼職，在管理方式上的專(zhuān)業(yè)知識(shí)非常薄弱，沒(méi)有辦法將教學(xué)檔案的信息化建設(shè)運(yùn)用的恰到好處。

1.2檔案管理的硬件不完善

隨著國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的關(guān)注度越來(lái)越高，各高校的教學(xué)環(huán)境都得到了相應(yīng)的改善，教學(xué)檔案管理方面也引進(jìn)了一批打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，但是信息化發(fā)展十分迅速，這些設(shè)備已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，再加上教學(xué)檔案方面的工作人員數(shù)量少，在教學(xué)檔案方面的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力僅停留在簡(jiǎn)單的維持教學(xué)檔案的管理上。高職院校教學(xué)檔案管理的相關(guān)軟件比較少，相關(guān)數(shù)據(jù)以及文件不能得到共享，各院校僅僅局限于自身的管理制度，無(wú)法有效地借鑒。

1.3信息化框架體系不健全

如果要使高職院校的教學(xué)檔案在最大程度上實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就要建立標(biāo)準(zhǔn)的框架體系，并在實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)格遵循框架體系。我國(guó)在高職院校教學(xué)檔案方面的制度建立達(dá)不到統(tǒng)籌規(guī)劃，再加上各高職院校的管理制度不能進(jìn)行共享，使得高職院校的管理制度以及框架體系十分隨意，不能擁有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這嚴(yán)重阻礙了高職院校教學(xué)檔案的信息化發(fā)展。

1.4工作人員的隊(duì)伍建設(shè)有待提高

學(xué)生的數(shù)量越來(lái)越多，高職院校也在不斷擴(kuò)招，高職院校在校生的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，由此一來(lái)，學(xué)生的檔案數(shù)量也在逐漸增加，但是，從當(dāng)前的情況來(lái)看，學(xué)生的檔案數(shù)量增加，教學(xué)檔案管理人員的數(shù)量卻沒(méi)有增加，這給教學(xué)檔案管理人員帶來(lái)了較大的工作量，這很容易使其只注重完成相應(yīng)的工作，卻不注重工作完成的效率。再加上很大一部分高職院校的教學(xué)檔案管理人員年齡都比較大，吸收新鮮事物的能力較為薄弱，在電子檔案的收集與保存方面都接觸的較少，并且在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等新技術(shù)方面了解不夠透徹，還有一部分高職院校的教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)，不能夠使高職院校的教學(xué)檔案信息化得到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

1.5教學(xué)檔案信息安全得不到保障

高職院校的教學(xué)檔案需要有較強(qiáng)的嚴(yán)密性，但是現(xiàn)階段許多高職院校的教學(xué)檔案存在信息被盜的情況，出現(xiàn)這些情況的原因主要是工作人員以及技術(shù)條件的限制，在相關(guān)的服務(wù)器上安裝殺毒軟件以及防毒軟件只能在一定程度上避免出現(xiàn)黑客攻擊，但是如果系統(tǒng)一旦癱瘓，數(shù)據(jù)丟失將會(huì)給教學(xué)檔案帶來(lái)非常嚴(yán)重的后果，除此之外，一部分的工作人員意識(shí)不到教學(xué)檔案的嚴(yán)密性，與其他學(xué)校的教學(xué)檔案工作人員進(jìn)行交流的過(guò)程中會(huì)有過(guò)多過(guò)少的泄密，這也會(huì)造成教學(xué)檔案信息被竊取的可能性。

2推進(jìn)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1增大廣大師生員工的教學(xué)檔案觀念

當(dāng)今時(shí)代發(fā)展迅速，科技的發(fā)展給人們的工作帶來(lái)了很大的方便，教學(xué)觀念由傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，能夠有效地降低相關(guān)部門(mén)管理人員的工作量。高職院校的學(xué)生數(shù)量以及教師的數(shù)量都在呈上升趨勢(shì)，教學(xué)檔案的管理是一個(gè)十分復(fù)雜的工作，要想有效地管理好這項(xiàng)工作，可以從加大宣傳力度方面著手。加強(qiáng)對(duì)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，廣大師生員工的觀念也就自然提高了。

加大宣傳力度主要從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案工作人員本身兩個(gè)方面進(jìn)行探究。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要督促教學(xué)檔案的工作人員及時(shí)對(duì)學(xué)生以及教師的檔案進(jìn)行匯報(bào)，這樣能夠在很大程度上使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教學(xué)檔案工作人員對(duì)教學(xué)檔案的重視。對(duì)于教學(xué)檔案工作人員，要轉(zhuǎn)變自身的觀念，明確工作目標(biāo)，緊跟時(shí)代提高創(chuàng)新意識(shí)。工作人員要對(duì)工作負(fù)起責(zé)任，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)要進(jìn)行多次檢查。

2.2加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度

信息化建設(shè)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的要求越來(lái)越高，對(duì)教學(xué)檔案的管理過(guò)程中只有打印機(jī)和掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備還不夠的，還要建立光盤(pán)刻錄機(jī)、檔案信息管理系統(tǒng)等，擁有了這些更高級(jí)的設(shè)備，才能夠保證擁有其與其他數(shù)據(jù)庫(kù)之間的交流，教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)是需要經(jīng)常更新的，擁有更高級(jí)的設(shè)備，才能夠保證學(xué)校的教學(xué)檔案能夠及時(shí)得到更新，而建立這些設(shè)施的基礎(chǔ)主要依靠于資金的投入力度以及相關(guān)人員對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)注。

2.3加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的體系建設(shè)將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的進(jìn)程，若想得到長(zhǎng)久的發(fā)展，就要具有標(biāo)準(zhǔn)的體系建設(shè)。教學(xué)檔案是以國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)范為依據(jù)，所以在建設(shè)教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的過(guò)程中要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)體系的建立能夠幫助學(xué)校利用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行數(shù)字化的共享，而不是被其他不法分子竊取秘密的信息。

2.4開(kāi)展教學(xué)檔案工作人員的信息化技能培訓(xùn)

為了滿(mǎn)足科技快速發(fā)展以及信息快速更新的腳步，教學(xué)檔案的工作人員必須具備十分強(qiáng)大的專(zhuān)業(yè)技能。相關(guān)部門(mén)要想辦法引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，在正式上崗前針對(duì)高職院校的對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，保證其在上崗初期不至于因?yàn)槭置δ_亂而混淆數(shù)據(jù)。除此之外，相關(guān)部門(mén)要經(jīng)常對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證其能夠緊跟時(shí)代潮流，使其能夠時(shí)刻具有先進(jìn)的頭腦。

2.5努力保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全

教學(xué)檔案信息化建設(shè)要求中的一點(diǎn)是教學(xué)檔案信息的安全性，高職院校要想提高教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，就要著手于教學(xué)檔案的安全性，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案信息的監(jiān)管力度。做好校園網(wǎng)絡(luò)安全是關(guān)鍵，保證教學(xué)檔案數(shù)據(jù)以及信息在傳輸過(guò)程中能夠保持完整性。相關(guān)部門(mén)也要對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)方面的培訓(xùn)，使其在工作過(guò)程中不會(huì)因?yàn)榉欠ú僮鞫斐蓴?shù)據(jù)的破壞。

3結(jié)束語(yǔ)

高職院校的教學(xué)檔案是一項(xiàng)復(fù)雜但非?；A(chǔ)的信息資源，在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高職院校教學(xué)檔案也融入了信息化建設(shè)。若想使高職院校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)得到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，相關(guān)部門(mén)可以從增強(qiáng)廣大師生員工的檔案觀念、加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度、加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、開(kāi)展教學(xué)檔案工作人員的信息化技能培訓(xùn)以及保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面進(jìn)行更深一步的探究。

參考文獻(xiàn)

[1]孫紅梅.信息化背景下的高職院校檔案管理研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2018，（43）：61-62.

[2]日姝，高職院校檔案信息化管理問(wèn)題與對(duì)策研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2018.（27）：81+86.

[3]劉向前，高職院校檔案管理信息化建設(shè)——以基建檔案建設(shè)為例[J].中國(guó)高校科技，2015，（06）：80-81.

[4]吳進(jìn).高職院校檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策[J]蘭臺(tái)世界，2013，（ll）：72-73.