醫(yī)院人事檔案的計算機管理應用分析

陳建惠

摘要：近年來，隨著全球化經(jīng)濟發(fā)展，我國人事制度也在此背景下面臨全新的改革，醫(yī)院作為社會發(fā)展重要組成部分，其人事檔案也應順應時代發(fā)展趨勢應用計算機技術(shù)，改變傳統(tǒng)純手工管理方式和管理周期長現(xiàn)狀，提高檔案管理效率的同時給醫(yī)院領導決策提供全面且準確的人事信息，為醫(yī)院人員編制、調(diào)整、開發(fā)、使用、培訓等多方面管理提供可靠且詳細的資料，真正實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案計算機管理應用

人事檔案全面反映個人思想意識狀態(tài)、求學歷程和職業(yè)生涯等重要憑證，更是人事部門和各大企業(yè)單位選拔人才的重要憑證。醫(yī)院人事檔案管理在新形勢下也應實現(xiàn)標準化、現(xiàn)代化、科學化，由此一來才能充分發(fā)揮人事檔案資源優(yōu)勢，最大限度促進人力資源合理配置、流動和使用，便于醫(yī)院正確評價和全面考察以及高效使用人才，促進醫(yī)院快速穩(wěn)定發(fā)展。

1加強人事檔案基礎建設增強管理人員水平

當前是信息化時代，檔案是一種記錄多種信息的體裁，也需要在管理過程中引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，首先檔案庫管理現(xiàn)代化;通過建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)“看攤守攤”局面，然而數(shù)據(jù)庫是一項技術(shù)含量較高且工作量大的工作，需要在事前做好調(diào)查研究工作，根據(jù)實際需求開發(fā)檔案管理軟件并啟動建庫工作，之后建成的數(shù)據(jù)庫涵蓋人事檔案信息和一系列信息數(shù)據(jù)，提高檔案管理效率。其次實現(xiàn)檔案資料電子化;利用掃描儀和計算機等現(xiàn)代設備技術(shù)將流動人員人事檔案錄入計算機，再借助相應的技術(shù)將圖片或聲像資料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案查閱、借閱、歸檔和統(tǒng)計一體化管理。此外還要提高管理人員水平，在日常檔案管理中應具備專業(yè)知識和計算機管理意識，更要順應時代發(fā)展需求將傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代化檔案管理方式相結(jié)合，最大限度提高檔案管理效率和水平。與此同時，醫(yī)院人事檔案管理人員應堅持“以人為本”服務理念和意識，幫助檔案使用者解決各種問題。還可積極對外聘請具有豐富檔案管理經(jīng)驗和管理知識的人員負責醫(yī)院人事檔案管理，在此過程中要做好檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)崗位培訓，督促檔案管理人員在業(yè)余期間學習新知識和信息機應用技術(shù)補充自身存在的不足，進而提高醫(yī)院人事檔案管理綜合服務水平。

2建立完善檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)加快檔案信息步伐

醫(yī)院人事檔案管理部門應積極健全完善網(wǎng)絡系統(tǒng)，便于更好地服務于醫(yī)院各項工作，主要從以下方面著手：首先運用高科技手段實現(xiàn)無紙化檔案管理;醫(yī)院人事檔案管理具有顯著的類別多和信息量大等特點，自然而然需要運用高科技手段實現(xiàn)無紙化檔案管理，而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要保證在于信息科、檔案室以及各個科室，該檔案管理模式有利于人事檔案管理的統(tǒng)一機構(gòu)、領導、保管和操作，更有利于改變傳統(tǒng)信息科擋案室各科室之間出現(xiàn)事情時的相互推諉情況，提高檔案管理效率。其次重視檔案管理系統(tǒng)維護;人事檔案信息系統(tǒng)屬于動態(tài)過程且十分精密，稍有不適則會導致系統(tǒng)癱瘓。因而需要完整錄入檔案信息，只有保證檔案數(shù)據(jù)完整才能更好地實現(xiàn)后期維護。與此同時還要精確錄入信息，做好數(shù)據(jù)準確，由此一來數(shù)據(jù)庫后期維護才更有現(xiàn)實意義。

3規(guī)范檔案管理各個環(huán)節(jié)提高檔案管理效率

一般醫(yī)院人事檔案材料中涵蓋個^、學習成績記錄、黨團組織材料、獎懲材料等。雖然這些材料可以較好地反映個人整體印象，然而隨著越來越激烈的社會競爭，人們對信息資料依賴和需求程度也持續(xù)增大，對檔案信息資料利用也有著比以往更高的要求，因而在此基礎上需要加快檔案電子信息進程，從而更準確地反映個體發(fā)展規(guī)律。醫(yī)院人事檔案在新時期下應盡可能地挖掘具有結(jié)論性和規(guī)律性檔案材料，最大限度提高檔案材料利用率。而檔案管理人員在遵循客觀規(guī)律基礎上應學會運用現(xiàn)代技術(shù)科學歸檔，因為個體在不同階段會存在較大的差異性，將人事檔案分別錄入電腦中可以簡化檔案查詢和管理工作。便于醫(yī)院能及時且準確地考核個人信息，節(jié)省大量工作人力、物力和時間，提高人事檔案管理效率。由于醫(yī)院招聘較多的專業(yè)技術(shù)人員，每年積累如干部任免、晉升材料、業(yè)務總結(jié)、學歷變更、年度考核、工資調(diào)整等大量紙質(zhì)檔案材料，收集之后必須運用手工抄寫再成目錄再分類，耗費人力和時間。借助管理軟件可以通過計算機存儲、分類、歸檔大量信息材料，并給予同類檔案材料名稱編制相應的代碼，從而實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化。

4結(jié)語

總之，當前任何一個行業(yè)在快速經(jīng)濟發(fā)展的背景下都在廣泛應用信息技術(shù)，望走在時代的前沿獲得更多的發(fā)展機遇。醫(yī)院作為社會發(fā)展重要機構(gòu)，也應積極順應時代發(fā)展趨勢，在人事檔案管理方面應摒棄傳統(tǒng)思想觀念，將人事檔案管理和計算機管理系統(tǒng)有效結(jié)合，更好地推動醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化進程，提高人事檔案管理效率，進一步促進醫(yī)院快速穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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