科研院所內部審計存在的問題及對策分析

徐雪榮 弓淑芬 李霞

摘 要：近幾年來，科研院所不斷強化風險防范，嚴格遵守財經紀律。但在內部審計和自查中，發(fā)現(xiàn)了諸多共性問題，為了避免了類似問題的重復發(fā)生，本文針對共其性問題，提出相應的對策分析，從而進一步強化監(jiān)督管理，確保資金使用的安全高效。

關鍵詞：科研院所;內部審計;問題;對策

中圖分類號：F239.45 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）13-0219-02

1 科研院所內部審計的重要性

審計各科研院所，是監(jiān)管單位和干部的有效手段。審計工作的開展能夠真實地摸清單位的財政財務收支規(guī)模、來源渠道和使用方向，發(fā)現(xiàn)并揭露存在的違法違紀問題，防止國有資產流失，及時發(fā)現(xiàn)并盡早控制各種舞弊行為揭露以權謀私，貪污腐敗等問題，嚴肅財經法紀，促進黨風廉政建設，是維護國家的財經法規(guī)和單位規(guī)章制度貫徹落實的必要保證。

無論是在保護國家財產的安全、完整、保值、增值方面，還是在健全領導干部的監(jiān)督管理，促進廉政建設方面，審計都是不可或缺的，加強審計的重要意義越發(fā)凸顯。因此，科研院所應積極開展內部審計和自查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。

2 科研院所內部審計存在的問題

2.1 職能部門管理疏忽

2.1.1 基建管理存在的問題

其一，項目前期基礎工作不實，造成執(zhí)行進度緩慢或超預算執(zhí)行的情況。主要是項目申報立項、規(guī)劃勘察設計、投資概預算、報審報建等工作不扎實，體現(xiàn)在調研不深入，考慮不細不嚴謹，溝通協(xié)調不到位;勘察不深、設計不優(yōu)化、概預算不準確等。其二，工程調整變更把關不嚴，發(fā)生變更簽證較多且工程量不實。例如：調整變更未按程序進行，擅自調整變更施工內容、建筑主材;隨意更換項目經理、技術負責人和工程總監(jiān)理等現(xiàn)象。其三，提前支付工程進度款。主要體現(xiàn)在申報的工程進度與實際完成進度不符或為了完成預算執(zhí)行進度，通過各種方式提前支付工程款。其四，進場主材料與合同約定不符，采購的鋼筋、水泥未按指定的品牌、規(guī)格進行采購。未按規(guī)定收繳“三金”（履約金、質保金、社保金），預付工程備料款時承包方未提交履約金或銀行保函，銀行擔保函到期未及時續(xù)保;工程結算時，未審核施工方是否繳納工人的社保金;付完工程尾款時，是否扣繳質保金等現(xiàn)象。其五，工程資料各方簽字不全。主要是工程簽證、驗收記錄、檢驗報告、竣工資料等。對監(jiān)理單位履職情況監(jiān)督不到位，監(jiān)理人員未按合同約定履職、出現(xiàn)代簽字或非本專業(yè)人員簽字、監(jiān)理資料提供不全。其六，工程結算材料審核不嚴。在工程結算材料中，出現(xiàn)竣工圖不準確、未經項目單位審核的工程簽證、漏扣社保費等問題。最后，基建檔案資料未歸類整理。未按“項目申報書、可行性研究報告、初步設計、施工準備、建設實施到竣工驗收等”依次整理歸檔。

2.1.2 財務管理存在的問題

其一，在項目中報銷環(huán)節(jié)，擴大項目開支規(guī)范。存在與項目無關的差旅費、材料費、水電費、論文發(fā)表費、專家咨詢費以及安排基建項目支出等現(xiàn)象，出現(xiàn)問題較多的有“啟動費”、“運行費”等類項目，如在“啟動費”中列支人員經費或安排新建的基建項目。其二，往來款長期掛賬。三年以上賬齡的債權債務逐年增加，沒有及時清理;預提費用長期掛賬，沒有及時消化，容易演變定性為“小金庫”;個人欠款沒有按月從工資扣繳等。再三，科研副產品銷售過程缺乏有效監(jiān)督。例如：銷售產品無出庫單、大額銷售無簽訂銷售合同、銷售貨款未及時入賬、收繳貨款無銷售清單、現(xiàn)金交易時有發(fā)生。其四，預算調整未履行報批或審批程序。主要表現(xiàn)在基建投資項目超概算10%以上或調整建設內容規(guī)模較大的情況和科研項目的“預算科目”之間的調整。其五，財政資金與自有資金相互占用使用。在自有資金中支付“財政資金項目”的支出，或在財政資金中支付“自有資金安排的項目”支出，再通過“零余額賬戶”和“基本賬戶”相互調整。其六，租車費審核不嚴。存在虛開公里數(shù)、天數(shù)的現(xiàn)象。

2.1.3 資產管理存在的問題

其一，固定資產賬賬不符、賬實不符、賬卡不符。表現(xiàn)在財務賬與資產賬不按時核對、資產賬與實物以及卡片不及時清查。其二，漏列或未及時列增固定資產。例如，基建項目、修繕項目以及科研基地所形成的固定資產，主要有實驗大棚、基地道路等。其三，資產閑置浪費，使用效率低下。購置的大型儀器設備、完工的實驗大棚和溫室長期閑置不使用。其四，房屋出租未設臺賬管理。同一出租地點，同時簽訂多份租賃合同，租金的收繳情況、租賃到期情況、房屋的續(xù)租情況難于厘清。

2.1.4 合同管理存在的問題

其一，合同各要素不完整，存在合同條款前后矛盾，無簽訂日期、印章、法人簽字，無合同編號或編號不規(guī)范等問題。其二，對外經濟合同沒有統(tǒng)一蓋單位公章及法人代表簽字，出現(xiàn)蓋部門印章或課題組負責人簽字的現(xiàn)象。其三，主合同條款與招投標文件條款不一致、補充合同條款與主合同條款不一致。主要出現(xiàn)在基建項目和設備采購合同中。其四，合同檔案管理較為分散，單位沒有統(tǒng)一歸檔管理。

2.2 費用報銷不嚴謹

會議費報銷存在的問題。其一，未按規(guī)定程序批準，召開計劃外各類會議。超預算、超標準、超天數(shù)、超規(guī)模召開各類會議。其二，會議費報銷附件不全。缺少年度會議計劃、審批文件、會議通知等憑證。其三，未按規(guī)定執(zhí)行“會議費年度報告和公示制度”。其四，以現(xiàn)金方式結算會議費。主要是以個人借款或個人先墊支部分會議費，然后在單位報銷相關費用。其五，將會議代表參加會議發(fā)生的差旅費，在會議費中報銷，造成擴大會議費開支范圍的情況。

出國人員費用報銷存在的問題。其一，出國人員費用報銷附件不全。其二，未經農業(yè)農村部批準，使用因私護照出國（境）執(zhí)行公務。其三，未嚴格執(zhí)行“出訪信息公示和出訪制度”。

2.3 報酬費用發(fā)放不規(guī)范

其一，存在超標準、超范圍發(fā)放或以現(xiàn)金方式發(fā)放專家咨詢費、勞務費、講課費等報酬費用現(xiàn)象。其二，發(fā)放表信息不完整。缺少領款人所在單位、職務職稱、身份證號以及領取人本人簽名確認。其三，以“會議形式”和“通訊形式”發(fā)放專家咨詢費，且缺少會議通知、專家簽到表、通話記錄、咨詢的內容等相關材料。其四，存在受委托單位向委托單位的工作人員發(fā)放專家咨詢費、勞務費的現(xiàn)象。

2.4 專用材料采購不規(guī)范

大額專用材料采購，未按規(guī)定通過邀請或詢價方式進行采購。領用材料時，未按實際領用情況及時登記臺賬，而是一次性辦理出入庫手續(xù)。例如當天購買幾十噸的肥料，當天全部辦理出入庫手續(xù)。驗收手續(xù)也不嚴謹。出現(xiàn)采購人參與驗收，或驗收人不到現(xiàn)場核實材料，只在驗收單上簽字等現(xiàn)象。

3 問題導向的對策分析

3.1 提升職能部門業(yè)務管理能力

3.1.1 做實基建項目管理，嚴格把關

基建管理部門應做好編制項目申報書的前期工作，對勘察設計、投資概算等項目做好深入調研，以完整編制項目申報書。在項目實施管理中，要嚴格把關每個環(huán)節(jié)。材料須按照合同中工程量清單參數(shù)進場。對于有調整變更的項目，管理部門要嚴把工程量，禁止變更施工內容和建筑主材的現(xiàn)象發(fā)生。工程款支付階段，需要先核實“履約金、質保金、社保金”的繳納正常的情況下，按照申報書計劃額度支付工程款。

在項目材料整理中，首先應仔細檢查工程簽證、驗收記錄、檢驗報告、竣工資料等材料各方簽字的完整性。其次要求監(jiān)理人員提供完整的監(jiān)理材料，并確定為監(jiān)理本人簽名。項目竣工后，嚴格審核竣工圖和工程簽證。并按“項目申報書、可行性報告、初步設計、施工準備、建設實施、竣工驗收”的順序依次整理歸檔。

3.1.2 嚴管監(jiān)管項目經費，萬無一失

在項目經費管理中，財務人員應時刻提高警惕，嚴格監(jiān)管每一個項目的經費使用情況。首先，達到申報調整額度的項目，應履行報批程序，不得擅自調整其預算、建設內容及預算科目。財政性資金與自有資金應各其所職，禁止相互占使用、調整。其次，所有的項目列支都應與預算編制保持一致，對于個別報賬人員報銷與項目無關的費用時，財務應果斷退回其單據(jù)。同時向報賬人員普及項目經費管理的相關規(guī)定。再次，及時清理三個月以上的款項，避免債務逐年增加。最后，銷售的科研副產品，避免現(xiàn)金交易，及時完成出庫單以及相關人員簽字。銷售大額訂單應簽訂銷售合同，并附上銷售清單，合同內容要體現(xiàn)貨款到賬期限，便于財務及時入賬。

3.1.3 合理配置固定資產，有效利用

固定資產的管理。首先，資產管理員須及時列增所有項目形成的固定資產，定期開展固定資產的清查盤點工作，對于使用效率低、長期閑置的固定資產，考慮出租出借、全院共享的方案，有效利用資產。其次，在租賃房屋、土地時，雙方應簽訂租賃合同，按規(guī)定完成審批，做好臺賬并歸檔。

3.1.4 提高合同管理人員素質

首先，建立合理的合同承辦人制度、審核會簽制度、審查制度、監(jiān)督和檢查制度、重大合同備案制度，便于合同的歸口管理。其次，依次完成合同資信調查、審查會、審批、會簽、登記、簽訂和備案;授權書的簽發(fā)和管理等。通過建立合同管理制度做到管理層刺清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使得合同的簽訂、履行、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

3.2 嚴格審核報銷單據(jù)

首先，建立會議計劃編報和審批制度，年度會議計劃經單位領導辦公會或黨組（黨委）會審批后執(zhí)行。嚴格控制會議規(guī)模，不超標準、預算執(zhí)行。于每年年初應將上年度會議計劃和執(zhí)行情況上報上級部門以及在單位內部進行公示。其次，經辦人必須熟知業(yè)務流程，在報銷會議費和出國人員費用時，按要求提供齊全的附件材料。例如，會議費須提供計劃內的年度會議計劃、會議審批文件、會議通知、參會人員簽到表、會議場所提供的費用原始明細單據(jù)、電子結算單等憑證;出國人員費須提供出國審批計劃表、出國批件、因公出國個人護照、邀請函、回國后提交檔案館的報告證明等憑證。不允許以現(xiàn)金方式結算費用;不允許在會議費中列支差旅費，需?？顚Ｓ谩Ｔ俅?，出國必須按程序報上級部門，獲批后方可執(zhí)行。因公出國（境）前，要在本單位局域網(wǎng)或公開欄等范圍進行公示，回國后1個月內報國際合作司。

3.3 安全使用項目報酬費

建立對科研項目經費的監(jiān)督約束機制，對科研項目經費使用情況進行不定期檢查或專項審計。發(fā)放報酬費用，首先，按標準發(fā)放專家咨詢費、勞務費等報酬費用，嚴禁超標準發(fā)放。其次，編制完整信息的費用發(fā)放表，例如開支項目、報酬方式、領款人姓名、工作單位、職務職稱、天數(shù)、咨詢標準、金額、身份證號、銀行賬號及開戶行、咨詢內容、簽名完整信息。再次，以“會議形式”和“通訊形式”發(fā)放報酬費，應依附會議通知、專家簽到表、通話記錄等材料。確保項目資金的安全和合理使用。

3.4 規(guī)范材料采購行為

首先，健全材料采購管理制度。達到限額以上的材料采購，須進行至少三家同類產品的對比詢價。研究室物資驗收小組須對其研究組采購的材料詢價情況進行評估并作出詢價意見。詢價材料、采購合同進行同步審核。其次，采購完成后，由研究室驗收小組現(xiàn)場驗收材料，辦理入庫手續(xù)，后續(xù)按實際使用量逐步出庫。