關(guān)于新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》內(nèi)容變化的淺析

殷曉瓊

摘要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用，會(huì)計(jì)檔案管理也在不斷轉(zhuǎn)型，原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》因難以與時(shí)代需求相適應(yīng)，即將逐漸淘汰，新出臺(tái)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法將會(huì)計(jì)檔案的定義范圍重新歸納，對(duì)于銷(xiāo)毀和期限等問(wèn)題也相應(yīng)做出了調(diào)整。為了更好的落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作，本文試對(duì)其變化進(jìn)行淺略分析。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理辦法? ?新舊對(duì)比? ?內(nèi)容變化

會(huì)計(jì)檔案電子化管理正在逐漸成為檔案管理的主流，我國(guó)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的修訂。為了更好地貫徹和落實(shí)新辦法的實(shí)行以及新舊辦法的過(guò)渡，我們秉持著認(rèn)真研究的精神，將新舊管理辦法進(jìn)行對(duì)比分析，為提高業(yè)務(wù)能力以及提升檔案管理水平不斷努力。

一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂原因分析

（一）會(huì)計(jì)檔案的的定義和作用

會(huì)計(jì)檔案是指單位的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)往來(lái)的一種會(huì)計(jì)憑證，在財(cái)物往來(lái)過(guò)程中對(duì)于現(xiàn)金流形成的記錄方式，也是單位或企業(yè)經(jīng)濟(jì)走向的重要查詢(xún)證據(jù)，所以會(huì)計(jì)檔案具有重要的保存價(jià)值，且具有嚴(yán)謹(jǐn)性和專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案也是國(guó)家檔案的一項(xiàng)重要組成部分。對(duì)其所包含的內(nèi)容較為全面，主要作用是為單位經(jīng)濟(jì)管理提供決策數(shù)據(jù)，也是審計(jì)、監(jiān)督和巡視的有力工具，為單位研究經(jīng)濟(jì)和財(cái)政提供可靠的資料，在客觀上體現(xiàn)出單位的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的資金流向[1]。

（二）會(huì)計(jì)檔案的革新與發(fā)展

會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)根據(jù)我國(guó)會(huì)計(jì)法和檔案法相結(jié)合制定的行政法規(guī)管理辦法，是強(qiáng)加會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)業(yè)化的一項(xiàng)重要措施，也是統(tǒng)一管理單位或企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)數(shù)據(jù)的重要舉措。隨著社會(huì)及科技的進(jìn)步，企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案無(wú)論從形式上、內(nèi)容上還是管理上都發(fā)生著翻天覆地的變化，信息技術(shù)逐漸成為檔案管理的主流，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料已不再是順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》源自1998年頒布和修訂，在我國(guó)已經(jīng)運(yùn)行了二十多年，隨著新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自2016年開(kāi)始實(shí)行，老會(huì)計(jì)檔案管理辦法走下了歷史舞臺(tái)。

二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂意義

（一）電子會(huì)計(jì)檔案的法律支撐

互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透到我們生產(chǎn)、生活中的各個(gè)環(huán)節(jié)，我國(guó)出現(xiàn)了大量的互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)態(tài)與新模式。，聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)是大勢(shì)所趨，所以發(fā)展電子會(huì)計(jì)檔案是檔案管理的進(jìn)步。在新會(huì)計(jì)管理檔案管理辦法中，對(duì)數(shù)字化檔案給予了法律效力，鼓勵(lì)促進(jìn)電子憑證的在線(xiàn)與線(xiàn)上的傳遞和存儲(chǔ)。同時(shí)為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)應(yīng)用發(fā)展，提供了強(qiáng)有力的政策支撐支持[2]。

（二）推動(dòng)綠色環(huán)保資料方式

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)其資料有大量的整理、打印、傳遞資料在這些環(huán)節(jié)中需要耗費(fèi)大量的紙張，在新會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，對(duì)會(huì)計(jì)資料做出了重新的界定。隨著數(shù)據(jù)化產(chǎn)業(yè)的不斷完善，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案以電腦數(shù)據(jù)為依托，在網(wǎng)絡(luò)中有對(duì)應(yīng)的框架模式，能夠較好的規(guī)范填寫(xiě)格式，而且有利于會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)和傳遞，有效減少了紙張和墨粉的消耗，新管理辦法還對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度進(jìn)行革新，其效果也是減少了資源浪費(fèi)和能源消耗。此舉是可持續(xù)性社會(huì)發(fā)展的重要體現(xiàn)，也為行業(yè)發(fā)展提出了綠色、環(huán)保、健康的指導(dǎo)方向[3]。

（三）推動(dòng)現(xiàn)代化國(guó)家治理建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展的大背景下，各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域也在相互融合和滲透。電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全部納入新管理辦法中，明確了電子檔案的合法性和運(yùn)用途徑。基于現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案具有快捷、規(guī)范、清晰等諸多優(yōu)勢(shì)，而且更方便在企事業(yè)單位之間進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，電子檔案是目前紙質(zhì)檔案的重要補(bǔ)充，也是未來(lái)會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的趨勢(shì)。也為決策管理提供了更可靠、對(duì)比性更強(qiáng)、使用價(jià)值更高的數(shù)據(jù)信息。有效利用電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，并挖掘共享價(jià)值，有助于推動(dòng)現(xiàn)代化國(guó)家治理建設(shè)[4]。

三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》新舊內(nèi)容對(duì)比

（一）新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》主要修訂板塊

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，主要在七個(gè)板塊作了修訂：1.明確和修改會(huì)計(jì)檔案的范圍。2.重新界定電子會(huì)計(jì)檔案管理要求。3.會(huì)計(jì)電子檔案歸檔保存的具體細(xì)化。4.修改了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀程序和責(zé)任劃分。5.允許會(huì)計(jì)檔案出入境，并制定了相關(guān)要求6. 延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間。7.定期類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管年限作了調(diào)整。

（二）加入電子會(huì)計(jì)檔案

關(guān)于電子檔案的內(nèi)容在原會(huì)計(jì)檔案定義中并沒(méi)有體現(xiàn)，新版會(huì)計(jì)檔案管理辦法中將電子檔案明確劃入會(huì)計(jì)檔案的范疇，并將會(huì)計(jì)檔案定義相應(yīng)進(jìn)行了重新修訂，強(qiáng)調(diào)了電子檔案的重要性，也給電子檔案法律意義上的明確地位，同時(shí)也對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)電子檔案制定了相應(yīng)規(guī)范，并且在滿(mǎn)足相關(guān)條件的情況下允許會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)以電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)保管。內(nèi)部電子會(huì)計(jì)資料要具有完整、保密、準(zhǔn)確、有效等特性，外部電子會(huì)計(jì)資料，需在滿(mǎn)足在以上規(guī)定外還增加了電子簽名的規(guī)定[5]。

（三）會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)的修訂

銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案是原會(huì)計(jì)管理辦法中的重要環(huán)節(jié)，而且在原管理辦法中有明確的操作流程：要先進(jìn)行有效鑒定工作，檔案才能進(jìn)入銷(xiāo)毀程序，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作的啟動(dòng)程序是在經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人同意的前提下才能進(jìn)行，并要求負(fù)責(zé)人在清冊(cè)上簽署同意說(shuō)明，但是原管理辦法具有一定的缺陷性，其中并沒(méi)有對(duì)鑒定工作和責(zé)任事項(xiàng)作出明確，所以按照傳統(tǒng)方式，銷(xiāo)毀責(zé)任由單位負(fù)責(zé)人來(lái)承擔(dān)。在實(shí)際工作過(guò)程中，超出保管期后，負(fù)責(zé)人也沒(méi)有銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，目的是防止銷(xiāo)毀后產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，想給自己留下有跡可循的一句。這種可銷(xiāo)毀檔案繼續(xù)留存，不但占用空間，而且還要浪費(fèi)人力要去進(jìn)行保管和清理，屬于嚴(yán)重浪費(fèi)資源，并且已經(jīng)失去了保管價(jià)值。根據(jù)新修訂的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，補(bǔ)充了銷(xiāo)毀檔案的鑒定環(huán)節(jié)，對(duì)于超出保管期待檔案重新制定了銷(xiāo)毀程序，為了消除單位負(fù)責(zé)人的顧慮，檔案的銷(xiāo)毀不再由單位負(fù)責(zé)人決定，新管理辦法中要求首先要由單位檔案管理部門(mén)會(huì)計(jì)聯(lián)合審計(jì)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合鑒定，并要形成相應(yīng)的鑒定意見(jiàn)書(shū)，在意見(jiàn)書(shū)中明確銷(xiāo)毀意見(jiàn)并由雙方共同負(fù)責(zé)。新管理辦法中還將檔案分為了定期保存和永久保存兩大類(lèi)：大體來(lái)說(shuō)就是將舊的管理辦法中是十年以下的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一調(diào)整成十年，十年以上的檔案統(tǒng)一為三是年。永久保存的會(huì)計(jì)檔案不變。

（四）新規(guī)定中的其他修訂

在原會(huì)計(jì)管理辦法中嚴(yán)禁將會(huì)計(jì)檔案攜帶出境。但是隨著全球一體化的發(fā)展，目前各種跨國(guó)公司層出不窮，我國(guó)與境外企業(yè)的聯(lián)合也不斷加強(qiáng)，各國(guó)之間的經(jīng)濟(jì)往來(lái)越來(lái)越頻繁，會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬟f是跨國(guó)企業(yè)和海外業(yè)務(wù)的必要環(huán)節(jié)，如果限制會(huì)計(jì)檔案出境則對(duì)國(guó)際貿(mào)易和海外商務(wù)往來(lái)帶來(lái)極大的不便，同時(shí)也阻礙了我國(guó)與全球經(jīng)濟(jì)融合的重要渠道，因此在新會(huì)計(jì)管理辦法中規(guī)定只要符合法律法規(guī)要的的會(huì)計(jì)檔案，辦理手續(xù)后可以攜帶處境。舊辦法中對(duì)于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，只允許會(huì)計(jì)工作中保管一年，期滿(mǎn)后要交給單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，在修訂的新管理辦法中規(guī)定只要單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)可，則保管期限課延長(zhǎng)至三年，這項(xiàng)舉措對(duì)于檔案管理工作是巨大的便利 [6]。

會(huì)計(jì)檔案不得外借是原管理辦法中的硬性規(guī)定，但是這一規(guī)定明顯不符合現(xiàn)代全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)和我國(guó)社會(huì)發(fā)展?fàn)?。目前?jīng)濟(jì)多元化是社會(huì)發(fā)展的重要表征之一，有經(jīng)濟(jì)往來(lái)的企業(yè)比比皆是，經(jīng)濟(jì)體也才相互融合，例如子母公司和政府機(jī)關(guān)等經(jīng)常需要用會(huì)計(jì)檔案。所以新會(huì)計(jì)檔案管理辦法中對(duì)此進(jìn)行了調(diào)整，允許會(huì)計(jì)檔案外借。但是要履行相關(guān)借閱手續(xù)，這一做法為順應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際情況。另外，很多企事業(yè)單位在記賬方面并不健全或有特殊原因等，在商務(wù)往來(lái)及資金流動(dòng)過(guò)程中會(huì)委托代理記賬公司的情況，這部分由代理公司進(jìn)行記賬的工作也要形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)資料，對(duì)于這部分問(wèn)題在新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法對(duì)這方面做出了相應(yīng)補(bǔ)充，也及時(shí)解決了委托記賬和檔案保存方面的實(shí)際應(yīng)用問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

由綜上所述，現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展致使會(huì)計(jì)檔案管理工作離不開(kāi)對(duì)信息技術(shù)的有效運(yùn)用。新管理辦法實(shí)行有利于加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，也有利于提高會(huì)計(jì)檔案的工作效率。作為檔案部門(mén)工作人員，應(yīng)當(dāng)積極參加新舊管理辦法的宣傳培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對(duì)新管理辦法的學(xué)習(xí)和詳細(xì)解讀，做好新舊管理辦法的銜接工作。

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（作者單位：浙江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院）