高校人事檔案數字化轉型的問題與策略

李宇彤

摘 要：傳統的高校人事檔案管理中存在著信息壟斷性過強和查找極為不便等弊端，已經無法滿足新時代人事檔案管理的需求，亟待進行改革。而數字化轉型不僅能夠解決傳統管理的弊端，還具有突破時空限制，存儲更大量的人事檔案數據的優(yōu)點。因此，開展高校人事檔案數字化轉型十分必要。本文從高校人事檔案數字化轉型的必要性出發(fā)，闡述了高校人事檔案數字化轉型的現狀，并提出了做好高校人事檔案數字化轉型的幾點措施。

關鍵詞：高校人事檔案管理;數字化轉型;問題與策略

一、高校人事檔案數字化轉型的必要性

高校人事檔案數字化轉型的必要性，可以從傳統高校人事檔案中存在的弊端和數字化轉型的益處兩方面得到體現：

（一）傳統高校人事檔案中存在的弊端

傳統的高校人事檔案管理中存在的弊端主要有兩點：

（1）信息壟斷性過強。傳統的高校人事檔案管理屬于壟斷性管理，檔案通常嚴格保密，有許多人從未查閱過自己的人事檔案，對于檔案內容幾乎一無所知，更加無從證實檔案內容的真實性。這種過強的信息壟斷損害了高校人事檔案的可靠性。

（2）查找不便。傳統的高校人事檔案普遍存在著調閱流程繁瑣，查找極為不便的問題。特別是紙質化保存的檔案，脆弱的紙質材料使得查閱次數和方式均受到限制。而部分時代較為久遠的紙質檔案由于檔案管理部門存儲空間有限，往往存放在不常使用的空間中，查找起來更加困難。這些都使得高校人事檔案沒有起到應有的作用。

（二）進行高校人事檔案數字化轉型的益處

在高度信息化的新時代，進行高校人事檔案數字化轉型有許多益處，主要表現在以下幾個方面：

（1）能夠存儲更多的人事檔案數據。傳統的紙質檔案儲存不易，對空間和環(huán)境的要求都較高，在存儲數量上非常受到時間和空間的限制。而進行數字化轉型后，利用大數據存儲系統，借助現代計算機設備，能夠存儲遠超紙質檔單存儲能力的大量人事檔案數據。同時，相比紙質材料，數字化的人事檔案數據更容易進行更新，能夠大幅提高檔案更新的及時性，降低檔案更新的難度，增加檔案的準確性和可靠性。

（2）便于查找。相比紙質材料，數字信息查找起來更加方便、快速、準確。在進行數字化轉型后，高校人事檔案可以依托光盤、移動硬盤等媒介在不同計算機之間進行安全且便捷的移動和交換，還能通過局域網進行共享，同時在幾臺電腦上進行信息的調閱。同時，借助大數據系統，還可以將數字化的高校人事檔案信息分門別類的進行歸納和整理，更加有利于信息的檢索和利用。

（3）打破信息壟斷。傳統壟斷式的高校人事檔案管理，由于其不透明性，為部分人在職稱考評等方面進行暗箱操作提供了土壤。而數字化轉型有利于打破信息壟斷，有利于順應信息公開的時代潮流，也有利于構建并完善現代高校人事檔案管理制度，提升高校人事檔案管理水平。

二、高校人事檔案數字化轉型的現狀

現階段，已經有許多高校開始進行人事檔案的數字化轉型并取得了一定的成效。但受限于數字化本身的缺點、管理方式、人員等因素，目前的高校人事檔案數字化轉型工作仍然存在著一些問題：

（一）管理方式落后

要進行數字化轉型，就必然需要經歷將紙質檔案錄入到計算機系統中的過程。而當前我國高校大多還處于傳統的以人事管理工作人員手動操作為主的階段，紙質人事檔案管理仍然是主流管理方式。這就占據了管理人員的大量精力，導致了信息錄入不準確、不及時等問題，降低了人事檔案數字化的質量和效率。

（二）基礎設施不足

計算機設備和軟件、網絡系統和必要的存儲設備等基礎設施，是高校人事檔案數字化轉型的必要支持。由于長期采用傳統的紙質化人事檔案管理模式，許多高校的人事檔案管理部門缺乏足以支撐數字化改革的基礎設施，這直接阻礙了人事檔案數字化轉型工作的開展。

（三）專業(yè)技術人員缺乏

要實現高校人事檔案數字化轉型，就要求高校人事檔案管理人員具有較高的專業(yè)技術能力，即要求其既要掌握新時代人事檔案管理知識，又要擁有較強的計算機和信息數據系統操作能力。而由于數字化轉型正處于起步階段，傳統高校人事檔案管理工作人員尚且無法滿足這種能力需求，部分管理人員甚至抵觸計算機技術的學習，也不愿意了解數字化檔案管理系統，這些都影響了高校人事檔案數字化轉型的效果。

三、做好高校人事檔案數字化轉型的策略

要解決現階段高校人事檔案數字化轉型中遇到的問題，真正做好數字化轉型工作，可以采取以下幾種措施：

（一）加強基礎設施建設

完善的基礎設施，是做好高校人事檔案數字化轉型的前提。高校應當加大對人事檔案管理部門的資金投入，購置計算機和存儲介質等必要的硬件設備。同時，還應當結合本校人事管理的實際情況，開發(fā)符合本校人事檔案管理需求的數字化管理系統，并構建網絡管理平臺，加強網絡安全防護和監(jiān)測，為數字化轉型工作打好基礎。

（二）改善管理方式

要做好高校人事檔案數字化轉型工作，應當結合本校人事檔案在安全性等方面的要求，制定并完善符合本校實際情況的人事檔案信息管理制度。統一數字化檔案的格式與標準，改善高校人事檔案管理的方式，提高人事檔案數據錄入的效率和準確性。

（三）提高管理人員專業(yè)技術能力

要提高高校人事檔案管理人員的專業(yè)技術能力，可以通過加強業(yè)務知識培訓和思想教育的方式，在提高計算機系統操作能力的同時，轉變管理人員的思想和心態(tài)，讓其意識到人事檔案數字化轉型的必要性，提高主動學習的積極性。

四、結語

目前，高校人事檔案數字化轉型正在如火如荼的開展，要解決轉型過程中遇到的問題，需要基礎設施的完善、制度的規(guī)范、管理方式的優(yōu)化、人員觀念的轉變和專業(yè)技術能力的培養(yǎng)。只有這些因素共同作用，才能真正做好高校人事檔案數字化轉型工作。

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