探究新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平

李娟

摘要：高校檔案管理工作是高校教育管理工作的基礎，無論是對學校內部黨組織建設、科研事業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)都具有重要意義?；诖?，本文對探究了新時期高校檔案管理工作中面臨的問題，并且以H高校為例，分析了新形勢下提高高校檔案管理工作水平的辦法。

關鍵詞：高等院校;檔案管理;管理制度;服務模式

引言：

高校院系的檔案資料是學校組織開展各項工作的重要憑證，記錄著學校管理和院系發(fā)展歷程。H高校于2017年接受中央巡視組對學校的巡視檢查，提交了單位內部的各項檔案資料，在巡視工作中，各院系的檔案較為完整，很好地反映了各項工作的開展情況。借此機會，各院系也加強了對檔案管理工作重視，在新形勢下，探究了進一步提高高校檔案管理工作的可行方法。

一、新形勢下高校檔案管理工作面臨的問題

（一）服務水平較低

受到傳統(tǒng)行政工作思維模式的影響，部分高校檔案管理人員錯誤地理解了管理含義，認為檔案管理工作對學校的教學與科研工作發(fā)展沒有太大的幫助。管理工作的實際推進中，出現(xiàn)了被動服務的情況，具體體現(xiàn)在積極配合上級部門的工作，但是忽視了對管理對象的服務，甚至還有回避工作責任的問題發(fā)生，增加了高?？蒲?、教學與行政管理的困難。雖然很多高校在發(fā)展中能夠制定出了宏大的規(guī)劃，但是其中很少有涉及到檔案管理內容，重視度低也是造成當前檔案管理工作困難的主要原因[1]。

（二）管理制度落后

我國與2016年重新修正了《檔案法》，為高校的檔案管理工作提供了法律依據(jù)，但是在具體操作中，《檔案法》僅能從總體上進行規(guī)劃和指導，對于細節(jié)問題和具體的工作流程無法進行詳細地規(guī)劃與管理。很多高校在工作中經(jīng)常出現(xiàn)管理不到位的問題，檔案管理隨意性較強、缺乏科學明確的管理架構均嚴重阻礙了檔案管理工作的順利落實。受到制度落后的影響，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時、整理不規(guī)范以及檔案資料遺失等問題。

二、新形勢下提高高校檔案管理工作水平的方法

（一）高校檔案管理內容分類

根據(jù)各院系的活動安排，H高校將院系內部的檔案進行了合理分類，具體分為以下幾個類型：教學、黨政、科研、實驗、學生以及其他工作檔案。日常管理中，H高校采取了檔案館統(tǒng)一保存結合各院系復制備份的方式，提高檔案的安全性。其他不需要移交到學校檔案館進行管理的材料，由各院系單獨管理，這一管理模式便于檔案隨用隨查。

（二）高校檔案管理水平提升方法

在經(jīng)過了多年檔案管理工作積累之后，H高校積累了一定的檔案管理經(jīng)驗，具體可以分為以下幾個方面：

1.落實信息化服務模式

信息化檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建設是落實信息化服務模式的重要環(huán)節(jié)。H高校為提高信息化檔案的服務水平，專門為各個學院提供了檔案管理信息系統(tǒng)的院系節(jié)點，通過這種方式實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)據(jù)導入與導出、檔案著錄、信息查詢調取與利用、批量管理、業(yè)務流程管理等功能。同時，在落實信息化服務模式的過程中，還實現(xiàn)了電子檔案自動歸檔與智能化管理。這一模式不僅提升了各院系在檔案查詢與管理的速度，而且還提高了信息化管理效率，促進校內檔案資源的共建與共享，真正提高了檔案管理信息化服務水平[2]。

2.建立健全管理制度

管理制度可為檔案管理提供保準與依據(jù)，對于高校而言，若想從根本上提高檔案管理的工作水平，就要堅持制度先行。比如，檔案管理工作中，H高校的信息技術與工程學院根據(jù)國家頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》和《高等院校檔案管理辦法》的內容，結合院系管理的實際情況，制定出了如下檔案管理工作制度：

（1）《信息技術與工程學院檔案管理工作辦法》明確地規(guī)定的了檔案管理的領導體系和工作職責，明確了檔案管理的歸檔范圍以及整理辦法，同時還對檔案的利用與安全保密進行了系統(tǒng)規(guī)劃。

（2）《信息技術與工程學院檔案管理責任清單》規(guī)范了科室、崗位和專員的工作職責與管理范圍，確保各項管理工作制度有較強的可操作性，將檔案管理工作與人事考核掛鉤，人員調離首先要完成檔案管理工作交接。

（3）《信息技術與工程學院兼職檔案員工作職責》明確地規(guī)定了各科室檔案管理工作人員以及兼職檔案員的具體工作內容，確保工作人員能夠履行自身的責任和義務。

3.加強人員專業(yè)培訓

檔案管理工作人員日常主要任務就是檔案管理，因此工作人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其工作能力、業(yè)務水平和信息素養(yǎng)均會影響到高校檔案管理工作的具體成效。H高校在建立了院系檔案管理工作制度之后，檔案館的教師與各個院系檔案管理負責人建立了聯(lián)系，對各院系的檔案管理工作負責人與兼職檔案員進行了了培訓，形式多樣內容豐富：

（1）組織專場檔案管理工作培訓。從學校檔案歷史發(fā)展到新時期新技術的應用，都進行了詳細地講解，提高了工作人員的理論水平。

（2）組織現(xiàn)場觀摩學習。H高校的檔案管理工作人員深入到檔案管理室與庫房進行了現(xiàn)場學習，通過手把手教學方式，使工作人員掌握了最基本的檔案歸類與整理方法，提高了實際操作的能力。

（3）提供信息化培訓。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)難以跟上時代的發(fā)展步伐，為了提高檔案管理工作的效率，H高校組織檔案管理工作人員參與到了信息化檔案管理培訓環(huán)節(jié)中，為學校的檔案管理資料庫建設、管理與維護提供了支持。

總結：

作為高校辦學管理中的重要組成部分，高校檔案管理工作要得到應有的重視。特別是在新的發(fā)展形勢下，如何提高檔案管理工作的水平成為了相關領域工作人員需要重點關注的問題。對此，H高校通過積極主動探索的方式為其他高校做出了良好的示范，結合自身發(fā)展的需求和國家社會對高校檔案管理提出的新要求，不斷地對檔案管理方法進行優(yōu)化調整，才能為高校的持續(xù)健康和穩(wěn)定發(fā)展提供充足保障。

參考文獻：

[1]李大為.淺談新形勢下高?？蒲泄芾砉ぷ魅藛T綜合水平的提高[J].教育教學論壇，2017 （06）：18-19.

[2]陳海英.新形勢下提高高校檔案管理工作水平的思路與對策[J].遼寧經(jīng)濟，2014 （04）：84-85.