談提高檔案管理軟件檢索效率的方法

羅群

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-116-01

摘 要 從建立檔案數(shù)據(jù)庫、選擇檔案檢索項目及關(guān)鍵詞、提高檔案信息錄入人員素質(zhì)等幾個方面提出提高檔案管理軟件檢索效率的方法。

關(guān)鍵詞 檔案管理 管理軟件 檢索效率

信息時代將加快信息資源的更新，并每天生成大量的信息資源。文件管理也有了新的變化，檔案數(shù)也急劇增加。檔案在組織中起著重要的作用，是個人信息的重要載體，發(fā)揮著不可或缺的作用。文件管理成為了工作效率高的一個重要指標(biāo)。文件管理信息的實現(xiàn)不僅提高了歸檔資源的使用效率.實現(xiàn)文件管理部門現(xiàn)代化的重要表現(xiàn)。因此，文件管理部門非常注重信息化建設(shè)。針對目前信息化建設(shè)中存在的問題，采取有效措施，不斷提高信息化水平，使公共機關(guān)文件管理在現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展。

一、制約檔案管理軟件檢索效率的因素分析

缺乏專業(yè)的信息化人才。作為文件管理的主體，機構(gòu)的文件管理者在確保整體的管理品質(zhì)方面起到了重要的作用。但是，由于目前的記錄管理人的工作能力和專業(yè)素質(zhì)，許多員工不是畢業(yè)于專門學(xué)校的專門人才，缺乏一定的專業(yè)化能力.工作團隊缺乏技能，整個工作團隊缺乏專業(yè)水平，缺乏知識結(jié)構(gòu)，無法適應(yīng)現(xiàn)代文件管理要求。許多員工還不足以理解他們的工作。反映工作在中就是工作不科學(xué)，工作不活躍，工作不完美。文件管理作業(yè)很有可能是流于形式的。相關(guān)員工不能履行職務(wù)，無法快速發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，嚴(yán)重影響文件管理工作質(zhì)量和機構(gòu)工作秩序。

存檔數(shù)據(jù)庫構(gòu)建得過于細(xì)致，很容易造成文件信息輸入和檢索的麻煩。在輸入和檢索存檔信息時，有必要考慮數(shù)據(jù)應(yīng)屬于哪個數(shù)據(jù)庫，是否不清楚它屬于哪個數(shù)據(jù)庫，如果選擇了錯誤的信息和錯誤的文件選擇數(shù)據(jù)庫后，將不會檢索相應(yīng)的文件信息，這將影響文件輸入或檢索的效率。

文件檢索條件和單詞數(shù)量不應(yīng)太多。眾所周知，歸檔信息的檢索通常由一個或多個連接的關(guān)鍵字搜索。一次輸入太多的關(guān)鍵字或條件，這將大大降低文件檢索的效率。有效的方法是減少關(guān)鍵字中的單詞數(shù)量，適當(dāng)增加搜索條件，通過組合條件達(dá)到提高文件搜索的召回率和精度的目的。

二、檔案管理軟件檢索效率的改進建議

建立起完善的檔案檢索體系，是為了能夠進一步提高檔案檢索的效率。檢索體系的出現(xiàn)有效地改良了查詢利用的方式，傳遞檔案資料的速度也變得更加的快速，從而促進相關(guān)服務(wù)的發(fā)展。為了能夠更好的提高檢索效率，必須要建立起完善的檢索體系。科學(xué)性主要體現(xiàn)在三點：檢索語言的過程中，要能夠滿足迅速、全面靈活的要求，檢索語言體系能夠更加科學(xué)，方便使用。著錄與標(biāo)引能夠做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，方便檔案管理體系能夠建立起統(tǒng)一的管理方法，從而實現(xiàn)檔案的快速檢索。檢索工具也要進行合理組織，做到明確分工，彼此還能夠優(yōu)勢互補，從而實現(xiàn)多種渠道檢索。

準(zhǔn)確選擇文件信息檢索項目。文件管理軟件有很多檢索項目，如文件日期，標(biāo)題，負(fù)責(zé)人，文件號，備案時間，附件編號，附件標(biāo)題等。搜索者應(yīng)該能夠準(zhǔn)確地參考審閱者提供的信息。判斷并選擇一個或多個關(guān)鍵詞組合進行搜索，從而達(dá)到檢索的目的。

跨數(shù)據(jù)庫搜索以提高命中率的文件查詢。跨數(shù)據(jù)庫搜索過程相對繁瑣，檢索時間長，并且在文件檢索中很少用到。但是，由于審閱者經(jīng)常不知道該文件的詳細(xì)信息，他手邊的信息相當(dāng)模糊。例如，憑自已的印象只知道大概發(fā)生時間或近似內(nèi)容或近似負(fù)責(zé)人。如果只查看存檔數(shù)據(jù)庫中讀者提供的信息，很多時候?qū)㈠e過真正的文件數(shù)據(jù)庫并且找不到該文件。當(dāng)沒有檢索到文件時，嘗試搜索整個數(shù)據(jù)庫。

輸入搜索關(guān)鍵詞要精準(zhǔn)。文件檢索中最重要的因素是提取關(guān)鍵詞。輸入相對準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞將大大提升文件檢索的召回率和準(zhǔn)確率。如果負(fù)責(zé)審核的是“岳陽市人民政府”的文件，由于文件信息輸入人員有不同的理解，標(biāo)準(zhǔn)化的短名稱輸入文件信息時負(fù)責(zé)人不準(zhǔn)確。根據(jù)實際情況，需要反復(fù)輸入各種可能的短名稱，如“市政府”，“岳陽人民政府”和“市人民政府”達(dá)到完全檢索的目的。

對文件信息輸入人員進行必要的崗前培訓(xùn)。文件信息輸入人員不僅是計算機輸入，而且文件信息輸入的準(zhǔn)確性直接影響未來文件檢索的效率。

建立檔案信息數(shù)據(jù)錄入的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)工作經(jīng)驗，如果輸入文件信息，如負(fù)責(zé)人的標(biāo)準(zhǔn)化短名稱，文件編號的格式和內(nèi)部的特殊字符等，必須在入口前統(tǒng)一。避免因入口不一致而導(dǎo)致檢索不完整的現(xiàn)象。建議將相關(guān)信息制作成“數(shù)據(jù)字典”。文件管理軟件系統(tǒng)事先為錄入者提供拉相應(yīng)的菜單選擇，避免輸入數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一的情況。

三、結(jié)語

檔案檢索的效率與上述方面密切相關(guān)。增加文件信息錄入的數(shù)量，規(guī)范和規(guī)范文件信息錄入，不斷提高文件信息搜索者的知識和檢索技能，掌握文件信息檢索，可以大大提高文件信息的精確性，從而使文件信息服務(wù)的工作能力得到顯著提高。

參考文獻：

[1]董鵬昊.談提高檔案管理軟件檢索效率的方法[J].檔案管理，2019（02）：88.

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟，2017（12）：31-32.

[3]王甦.做好學(xué)校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的策略[J].黑龍江檔案，2016（04）：102.

[4]滕曼葛.基于VBA語言檔案電子目錄檢索軟件的研究實現(xiàn)[J].電子科技，2015，28（05）：150-153+157.

[5]馬東薇.計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技資訊，2014，12（30）：11.