論Excel在檔案管理中的應(yīng)用

董軍莉

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-110-01

摘 要 本文首先介紹了Excel電子表格及其強(qiáng)大功能，然后將傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題和Excel電子表格進(jìn)行比較，結(jié)合基層檔案管理中的實(shí)際情況，深入淺出的舉例說明了Excel電子表格的優(yōu)越性和傳統(tǒng)檔案管理方式下檔案工作效率低、落后的工作現(xiàn)狀，將Excel表的強(qiáng)大功能應(yīng)用到日常的檔案管理活動(dòng)中，來提升檔案管理工作效率和水平，為檔案管理工作早日實(shí)現(xiàn)信息化貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞 Excel 檔案管理 應(yīng)用

一、Excel簡介及功能

（一）Excel簡介

Excel是在Windows系統(tǒng)下使用的一種電子表格，1982年由Microsoft推出的第一款電子制表軟件，經(jīng)過30多年的發(fā)展，Excel被認(rèn)為當(dāng)前功能強(qiáng)大，使用方便的電子表格軟件，它可完成表格輸入、統(tǒng)計(jì)、分析、查找、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出，單文件密碼保護(hù)等多項(xiàng)工作，是一款功能強(qiáng)大、容易操作的數(shù)據(jù)處理工具，為日常各式各樣的表格數(shù)據(jù)以及圖像處理提供了良好的工具。

（二）Excel功能

（1）Excel就是一個(gè)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能強(qiáng)大。在Excel中，一個(gè)數(shù)據(jù)庫可以是一個(gè)數(shù)據(jù)表或N個(gè)數(shù)據(jù)表。每個(gè)數(shù)據(jù)表實(shí)際上就是一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫，與專用的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序相比，ExceL中的數(shù)據(jù)表所具有的數(shù)據(jù)庫功能比較簡單，但功能基本齊全，基本不需要特殊處理，就能滿足一般用戶的基本需求。

（2）Excel的快速查找功能。Excel快速查找功能，是其最實(shí)用，最有效的一個(gè)常用功能，打開對應(yīng)的Excel后，按下快捷鍵“Ctrl+F”，打開 Excel查找和替換對話框，在“查找內(nèi)容欄”輸入框里輸入要查找的數(shù)據(jù)項(xiàng)，然后單擊“查找下一個(gè)”或者“查找全部”，就能查找到結(jié)果。

（3）Excel表格的上傳和轉(zhuǎn)化功能強(qiáng)大。由于Excel本身就是一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是按數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的工具，具有一定的通用性，所以在Excel表格輸入的檔案管理內(nèi)容與許多檔案管理軟件可以相互轉(zhuǎn)化，易實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫表格的批量導(dǎo)入和導(dǎo)出，這一優(yōu)點(diǎn)是許多軟件所不具備的，是Excel表格所獨(dú)有的一項(xiàng)功能。

（4）Excel有較強(qiáng)的記憶功能。在Excel工作薄里操作，只要輸入過一次的漢字或英文單詞，再次輸入時(shí)，只要你敲第一個(gè)漢字或英文單詞首字母，鍵盤就將顯示近期輸入過的字或單詞，提醒用戶，這一點(diǎn)對出現(xiàn)重復(fù)的詞組或組織名稱，或產(chǎn)品型號等大批量輸入數(shù)據(jù)有較大的幫助，大大減輕了輸入的工作量，而且不易出錯(cuò)。

二、Excel表在檔案管理的中的應(yīng)用

從上面的介紹，我們了解了Excel電子表格的強(qiáng)大功能，在檔案管理中，我們盡可能把Excel表的強(qiáng)大功能運(yùn)用到檔案管理中，讓檔案管理工作更方便，更快捷。

（一）傳統(tǒng)檔案管理的案卷總目錄和分類目錄，被內(nèi)容更豐富的Excel工作薄代替

傳統(tǒng)檔案管理是是集統(tǒng)計(jì)和分類于一體的綜合性工作，是一項(xiàng)詳細(xì)繁雜的工作，同一份檔案，最少要抄寫三遍文件題名，題名用于檔案總目錄、分目錄以及檔案卷內(nèi)目錄，工作量可想而知，由于檔案目錄的版面有限，有時(shí)需要檔案管理人員進(jìn)行概括總結(jié)，只能取舍最有用的信息進(jìn)行抄寫，給后期查找造成了相當(dāng)?shù)穆闊?/p>

（二）Excel電子表格的使用，使檔案管理檢索、借閱更方便

Excel電子表格中的“查找”、“替換”選擇選項(xiàng)，使基層的檔案管理實(shí)現(xiàn)了檢索方便、快捷，使查詢工作不再是在一摞摞的目錄賬本里查找，而是直接打開Excel開始菜單，點(diǎn)擊“查找”輸入要查找的關(guān)鍵詞即可快速找到相應(yīng)的信息，極大的節(jié)約了檔案利用者和檔案管理者的查找時(shí)間。

（三）Excel電子表格的使用，使檔案管理案卷增加和刪除更方便

對于許多基層檔案管理部門，有些重大建設(shè)項(xiàng)目前后持續(xù)的時(shí)間有幾個(gè)月甚至幾年，所以歸檔的文件不斷的在完善增加中，傳統(tǒng)的檔案管理就需要預(yù)留擴(kuò)容，這全憑檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)，甚至更有甚者，另行新立卷，造成日后查找困難，而使用了Excel電子表格后，重大建設(shè)項(xiàng)檔案增加和刪除完善檔案就沒有了后顧之憂，只需要在增加或刪除的信息欄輕輕右擊鼠標(biāo)，點(diǎn)擊增加或刪除即可，標(biāo)注清楚歸檔時(shí)間等重要信息即可，不需要預(yù)留擴(kuò)容等工作，使檔案后續(xù)完善管理更方便。

（四）Excel的隱私保護(hù)與檔案管理的保密相結(jié)合

檔案管理中的涉密檔案，主要是指文書檔案和人事檔案特別是領(lǐng)導(dǎo)干部履職的檔案管理，除了使用檔案管理的專門加密軟件外，Excel自帶的密碼保護(hù)功能也可以有效的保護(hù)涉密文件，只需要將要保密的文件進(jìn)行加密處理即可進(jìn)行保存管理，簡單又方便，即可實(shí)現(xiàn)保密要求。

三、結(jié)語

Excel表的功能雖然很強(qiáng)大，但怎樣才能將Excel的強(qiáng)大功能和檔案管理更好的融會(huì)貫通，運(yùn)用到檔案管理中，這還需要我們廣大檔案管理者在今后的工作實(shí)踐中刻苦專研，把Excel的強(qiáng)大功能更好的運(yùn)用到檔案管理中去，正真實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

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