基于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

韓爽

摘要：信息時(shí)代下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代的腳步，利用高效的信息管理方式來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量。本文介紹了當(dāng)前信息時(shí)代下的檔案管理工作的主要內(nèi)容，并提出了信息化檔案管理的創(chuàng)新工作方法，旨在保證檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 工作創(chuàng)新

引言：信息化檔案管理工作是利用信息化手段來(lái)改良檔案管理工作的一種工作方式。隨著信息技術(shù)的多樣化和檔案管理工作科技含量的大幅提升，將檔案管理工作以最快的速度和最優(yōu)的質(zhì)量來(lái)完成是檔案管理的首要目的。為了達(dá)成這一目的，需要了解其中的問(wèn)題，并以最優(yōu)的方式將其解決。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作主要內(nèi)容

檔案管理工作是指在檔案管理機(jī)構(gòu)的組織和規(guī)劃之下運(yùn)用各種手段進(jìn)行檔案的收集、整理的過(guò)程的統(tǒng)稱。檔案管理工作的信息化是指將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)融于一體，并使檔案管理工作向著新的管理方式上轉(zhuǎn)變的一個(gè)過(guò)程。

檔案信息化管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)信息化的基本原則主要由行政部門制定，檔案管理過(guò)程要依據(jù)相關(guān)的政策和法規(guī)來(lái)執(zhí)行，并將工作形式從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以電子檔案和電子文件為主的形式。信息化檔案管理工作能夠發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)的便捷性和規(guī)范性。利用網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化和數(shù)字化的管理方式大幅提升檔案管理工作的效率。

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中有以下幾點(diǎn)需要注意的部分：

第一點(diǎn)，信息化的檔案管理要遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案部門在進(jìn)行管理的過(guò)程中，首先要立足于自身的實(shí)際需求并按照我國(guó)的檔案管理通用規(guī)范和方針進(jìn)行管理。只有在滿足社會(huì)的實(shí)際需求的同時(shí)，保證檔案資源的共享性，才能做好檔案管理工作。

第二點(diǎn)，信息化檔案管理工作需要有基礎(chǔ)信息設(shè)備的支持才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。因此為了促進(jìn)信息化建設(shè)，保證其穩(wěn)步發(fā)展，要盡早完善信息化平臺(tái)，以保證信息管理工作能夠高效高質(zhì)完成。

第三點(diǎn);在管理人員的選擇上，首先要奠定基礎(chǔ)才質(zhì)量。在進(jìn)行信息管理的過(guò)程中，首先要優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，保證人員充足;其次，奠定檔案管理基礎(chǔ)，保證企業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng);最后，針對(duì)性地提升人員的信息素質(zhì)，保證管理的有效性。

第四點(diǎn)，在信息時(shí)代之下，檔案管理工作還要隨著社會(huì)的進(jìn)步而不斷完善自身的發(fā)展過(guò)程，檔案管理信息化仍然是一個(gè)需要不斷進(jìn)步的過(guò)程，在進(jìn)行檔案管理信息化的工作中，要不斷強(qiáng)化信息管理平臺(tái)的管理和建設(shè)，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。

二、基于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新方式

（一）檔案管理觀念創(chuàng)新。檔案管理過(guò)程中，思想觀念是其工作過(guò)程的主要準(zhǔn)則。由于當(dāng)前的檔案管理工作依然受傳統(tǒng)觀念影響，過(guò)時(shí)的管理理念導(dǎo)致檔案管理工作效率低、質(zhì)量差。在信息時(shí)代下，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的創(chuàng)新，首先要摒棄傳統(tǒng)的思維方式，創(chuàng)新思想觀念，并在檔案管理工作中與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合，拓寬檔案管理的工作視野和工作思維，以做到與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化檔案管理觀念。在員工的工作思想觀念方面，要勇于突破常規(guī)、挑戰(zhàn)傳統(tǒng)。創(chuàng)新檔案管理工作觀念，切實(shí)提升檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量。檔案管理創(chuàng)新過(guò)程要立足于實(shí)際，不斷對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新和鉆研，以改變傳統(tǒng)思想帶來(lái)的束縛，并通過(guò)制定有一定操作性的檔案管理方案來(lái)實(shí)現(xiàn)管理觀念創(chuàng)新的目標(biāo)。

（二）強(qiáng)化檔案管理服務(wù)手段。檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的服務(wù)性，其本身的作用是為需要資料的用戶提供信息查詢和資源搜索服務(wù)。為了保證檔案部門的服務(wù)質(zhì)量，要積極進(jìn)行服務(wù)手段的創(chuàng)新，并挖掘檔案管理的服務(wù)價(jià)值。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中要做到以人為本，首先做好資料的收集和上傳。由于信息化的檔案管理工作與紙質(zhì)檔案管理的方式上有明顯的區(qū)別，因此注重利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子文件的上傳和歸檔工作能夠有效提升管理質(zhì)量。利用自動(dòng)化的索引和歸檔軟件能夠讓想要查找資料的人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式能夠隨時(shí)調(diào)取資料，使檔案管理的服務(wù)手段和服務(wù)方式從低效的人工服務(wù)方式轉(zhuǎn)為高效的主動(dòng)搜索方式。在這個(gè)過(guò)程中，還要注意做好信息和服務(wù)咨詢工作，設(shè)立專門的指導(dǎo)人員和輔助管理人員，以幫助客戶快速尋找所需的檔案。

（三）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)領(lǐng)域。在信息化的檔案管理過(guò)程中，檔案管理者和管理服務(wù)的使用者的觀念也隨之改變。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)信息獲取效率的要求也越來(lái)越高。因此檔案管理工作也要在實(shí)踐的過(guò)程中不斷創(chuàng)新。檔案管理過(guò)程中，需要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，利用大數(shù)據(jù)搜集和篩選技術(shù)來(lái)獲取有價(jià)值的信息，并將其進(jìn)行精加工和處理，并將其整合為有價(jià)值的檔案。同時(shí)對(duì)已在庫(kù)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，及時(shí)剔除已無(wú)價(jià)值的過(guò)期的檔案，嘗試修復(fù)有價(jià)值的破損檔案，使檔案管理過(guò)程的時(shí)效性和真實(shí)性得以保證。同時(shí)還可以構(gòu)建用戶之間的交流平臺(tái)，在促進(jìn)用戶之間的交流的同時(shí)，提升信息獲取的效率。

（四）優(yōu)化檔案管理工作。檔案管理工作其本身具有一定的戰(zhàn)略性，因此為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，需要利用創(chuàng)新管理的模式。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍提升首先要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，加強(qiáng)信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作。在檔案管理的過(guò)程中，將工作重心放在提升檔案查詢工作的便捷度，并建立多平臺(tái)共存的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)多渠道的檔案查詢和信息共享，使檔案管理工作由單向服務(wù)變成多向互動(dòng)型服務(wù)，使得檔案管理工作效率提升，節(jié)省人力。

（五）接納信息管理人才。信息化檔案管理是一項(xiàng)對(duì)于專業(yè)水平要求較高的管理技術(shù)。因此在進(jìn)行人才選擇的方面上，首先要招募具有優(yōu)秀信息技術(shù)和創(chuàng)新意識(shí)的專業(yè)人才，并在工作的同時(shí)不斷提升自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息素養(yǎng)，提升自身工作時(shí)的效率，并為用戶提供更加專業(yè)的服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，信息化的大社會(huì)環(huán)境之下，檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代潮流，積極展開(kāi)創(chuàng)新工作并對(duì)檔案管理流程進(jìn)行信息化改造，并進(jìn)一步促進(jìn)管理工作質(zhì)量的提升。在進(jìn)行信息化檔案管理工作改造的過(guò)程中，要打破傳統(tǒng)，積極促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化，將現(xiàn)代科技巧妙運(yùn)用到工作之中，以保證檔案管理工作的可靠性。