略論檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)

李娟

【摘要】檔案管理工作發(fā)展至今，經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的演變過(guò)程。在這一過(guò)程當(dāng)中，單位的重視程度、政府的政策支持以及相關(guān)工作的人員的素質(zhì)水平都會(huì)對(duì)其產(chǎn)生影響。檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，本文就針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運(yùn)用進(jìn)行了淺要的探討分析，希望可以為檔案管理工作的開(kāi)展提供一份有利的基礎(chǔ)保障。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)代化 檔案管理原理 運(yùn)用

一、檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容

其一，管理措施的現(xiàn)代化。檔案管理工作的開(kāi)展需要科學(xué)合理的管理措施作為支撐，充分結(jié)合實(shí)際管理情況，選取是一檔案管理工作開(kāi)展的措施，有利于發(fā)揮檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)性能，從而有效推進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

其二，管理理念的現(xiàn)代化。眾所周知，我國(guó)人口眾多，且大部分人群皆面臨著就業(yè)難的問(wèn)題。在這樣的大背景下，檔案管理工作的難度也有所提升。想要充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，給予檔案管理足夠的重視，切實(shí)從日常工作中進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性，為檔案管理工作的開(kāi)展提供一份有效的基礎(chǔ)支撐。

其三，管理方法的現(xiàn)代化。只有理念，沒(méi)有實(shí)踐，是難以發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際作用的。為此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)尋求更具實(shí)用性的管理方法，充分結(jié)合檔案管理工作自身的特點(diǎn)，并結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)原理，充分利用檔案管理系統(tǒng)的人力資源，盡可能的付出最少的資金起到最大的社會(huì)服務(wù)作用。

二、檔案現(xiàn)代化視角下企業(yè)檔案管理過(guò)程當(dāng)中存在的主要問(wèn)題

1.存在嚴(yán)重的采集重歸檔現(xiàn)象

在我國(guó)大部分的企業(yè)檔案管理中，第一個(gè)存在的問(wèn)題就是存在非常嚴(yán)重的采集重歸檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生原因，主要是在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程中，通過(guò)參考相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)之后，通常將企業(yè)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中涉及的檔案分為財(cái)會(huì)檔案、聲像載體檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等。受到分類(lèi)方式的影響，使得大部分的檔案數(shù)據(jù)采集工作都存在著以前理論性結(jié)果為主要依據(jù)，而沒(méi)有對(duì)采集過(guò)程當(dāng)中涉及的問(wèn)題和檔案本身存在的問(wèn)題進(jìn)行管理。這就讓企業(yè)內(nèi)容的檔案出現(xiàn)了含混不清的情況，其中的很多內(nèi)容在不整理的情況下，都出現(xiàn)了材料壞死無(wú)法使用的情況。因此導(dǎo)致我國(guó)大部分企業(yè)檔案管理工作都處于一個(gè)名存實(shí)亡的狀態(tài)。這其主要的主要表現(xiàn)就是不同類(lèi)型的檔案所涉及的領(lǐng)域是完全不同的，如果出現(xiàn)了人員調(diào)動(dòng)，而補(bǔ)充進(jìn)來(lái)的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無(wú)法使用，因此必須加以重視。

2.整體企業(yè)管理模式相對(duì)單一

企業(yè)檔案管理模式單一也是一個(gè)非常常見(jiàn)的情況，這主要是因?yàn)榇蟛糠止ぷ魅藛T在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，往往花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)進(jìn)行歷史性的檔案考察和利用，然后根據(jù)組織相關(guān)活動(dòng)和下發(fā)相關(guān)文件的方式開(kāi)展管理工作，對(duì)于搜集的各種檔案信息，也是利用這種單線(xiàn)程發(fā)揮的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的嚴(yán)格考察和優(yōu)化利用。這樣的辦法雖然能夠很好的查詢(xún)到檔案的相關(guān)情況，但是卻不能非常好的保證企業(yè)文件的聯(lián)系性，因?yàn)檫@種整理是單一的，針對(duì)單個(gè)文件的，而不是針對(duì)整體的，因此在實(shí)際的使用過(guò)程中，就會(huì)導(dǎo)致這種管理是效率較低的。但是因?yàn)闅v史原因，這種管理的辦法最早被檔案管理人員所使用，因此就成為了人們最喜歡的一種方式，全然不顧實(shí)用性。

三、在檔案現(xiàn)代化視角下全面加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效措施

1.建立較為完善的元數(shù)據(jù)檔案管理體系

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代中，元數(shù)據(jù)檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實(shí)客觀地反映企業(yè)工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中的具體情況，還能夠?qū)⒄鎸?shí)的原始數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在管理人員眼前。尤其是在一些較為復(fù)雜的檔案處理過(guò)程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，不能滿(mǎn)足企業(yè)的具體需求，從而導(dǎo)致了問(wèn)題的出現(xiàn)。而且元數(shù)據(jù)本身也能夠通過(guò)單一組別的數(shù)據(jù)對(duì)比，來(lái)進(jìn)行內(nèi)容的拓展，從而更好的將內(nèi)容引申到各個(gè)領(lǐng)域的檔案之中，從而解決了分類(lèi)不夠?qū)I(yè)的問(wèn)題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升，確保檔案應(yīng)用更好的發(fā)揮效果。

2.全面加強(qiáng)管理數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的有效建立

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的建立是當(dāng)前企業(yè)檔案管理中客觀公正的一個(gè)保障，因此必須要全面的進(jìn)行建設(shè)。這是因?yàn)?，企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫(kù)不僅記錄了與檔案管理有關(guān)的各種信息，同時(shí)也能穩(wěn)定地向管理人員展現(xiàn)不同時(shí)間段檔案管理數(shù)據(jù)集合。而中心數(shù)據(jù)庫(kù)中能夠定時(shí)的排查其中的內(nèi)容，從而確保數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容不會(huì)出現(xiàn)丟失等情況，這樣就全面的保障了數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的安全性，而且作為根據(jù)，也更容易進(jìn)行檢查。同時(shí)，中心數(shù)據(jù)庫(kù)本身能夠進(jìn)行內(nèi)容的增加和刪減，但是卻不能進(jìn)行內(nèi)容的修改，這就確保了中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)都能夠公平公正，不會(huì)出現(xiàn)被篡改的情況。

3.全面加強(qiáng)企業(yè)信息化設(shè)備的資金投入

我國(guó)當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中，企業(yè)的檔案管理信息化并不是主要戰(zhàn)略目標(biāo)，因此在此方面的發(fā)展中就會(huì)出現(xiàn)資金投入過(guò)少的情況。因此，想要更好的提升企業(yè)檔案管理融入大數(shù)據(jù)理念的效果，那么就需要不斷的加強(qiáng)資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項(xiàng)目挪用，從而建設(shè)處一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)基金的內(nèi)容，每一次當(dāng)企業(yè)進(jìn)行升級(jí)的時(shí)候，都可以直接從專(zhuān)項(xiàng)基金中進(jìn)行資金的使用，而不需要逐層申報(bào)，這樣可以極大程度的節(jié)省時(shí)間，并且獲得資金。

總結(jié)：綜上所述，檔案中包含了許多重要的信息，無(wú)論是在何種單位當(dāng)中，檔案管理工作都是必不可少的一個(gè)部分，具有著極為重要的實(shí)際價(jià)值。當(dāng)前形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理原理已經(jīng)難以滿(mǎn)足現(xiàn)階段的發(fā)展需求，為此，我們應(yīng)當(dāng)立足于實(shí)際情況，對(duì)于檔案管理原理進(jìn)行科學(xué)合理的分析，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化的理論知識(shí)來(lái)推動(dòng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，確保檔案資源安全性的基礎(chǔ)之上加強(qiáng)對(duì)于檔案的防控管理，避免外界因素對(duì)于檔案管理工作造成不良影響，從而更大程度上發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，提升檔案管理工作的效率，推動(dòng)檔案管理工作朝著更好、更優(yōu)的方向發(fā)展。

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