事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑及措施

朱斗芳

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，我國的企業(yè)制度也逐漸完善，事業(yè)單位也得到了相應(yīng)的發(fā)展。特別是檔案管理工作，檔案管理是一項非常基礎(chǔ)的工作，但卻有著重要的影響。本文筆者重點分析了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并且有針對性地提出幾點解決措施，從而實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 工作 優(yōu)化 措施

前言：檔案管理，指工作人員將事業(yè)單位的活動記錄在案，能夠?qū)Y料進(jìn)行快速的查閱和獲得，信息真實詳實。檔案管理工作對事業(yè)單位的運作具有很多影響，能提升其活動組織能力和影響力，并且實現(xiàn)科學(xué)有效的人員選拔和評價。而且從檔案的整理和總結(jié)來說，又能對社會發(fā)展進(jìn)行評價和統(tǒng)計。檔案管理工作是事業(yè)單位活動的基礎(chǔ)，如果不能實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案管理，就很難保證工作質(zhì)量和效率。而且隨著社會發(fā)展，信息積累，這一影響會越來越大，因此實現(xiàn)高效的檔案管理顯得尤為重要。從目前的管理現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位檔案管理存在諸多問題，只有真正實現(xiàn)工作和管理方法的優(yōu)化，才能更高效地使用檔案，服務(wù)于事業(yè)單位的各項工作。

一、提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)水平和管理能力，對其工作效果有重要影響。在工作中，要堅持“以人為本”的管理理念，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，才能真正實現(xiàn)工作質(zhì)量的有效提升。實現(xiàn)管理隊伍的專業(yè)化，檔案管理是一門深刻而實用的學(xué)問，它在多種檔案管理的場合都有很重要的基礎(chǔ)價值。事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)要求，在人員招聘時提高門檻。同時，在上崗之前，對人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，能更好掌握企業(yè)內(nèi)部檔案管理方法，并且保證其在工作過程中，能嚴(yán)格按照此規(guī)定執(zhí)行。任職期間也應(yīng)增加培訓(xùn)機會，讓每位工作人員都能不斷提升自我，改善自身能力。除了專業(yè)能力之外，專業(yè)素質(zhì)還包括職業(yè)道德水平。在管理工作中，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度來對待每一次梳理和執(zhí)行。在管理評價中，管理者要強化并完善晉升通道，引入競爭機制，從而有效地激發(fā)每一位成員的上進(jìn)心，對其努力給予積極的肯定。這樣，不僅能起到良好的激勵作用，而且給予他們更強的工作動力和明確的工作目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。

二、提升對檔案管理工作的重視

在日常工作體系中，領(lǐng)導(dǎo)的方向把握非常重要。想要真正提升檔案管理的質(zhì)量，就必須從領(lǐng)導(dǎo)層予以重視，實現(xiàn)上行下效，才可能有好的管理結(jié)果。目前，事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，不能實現(xiàn)相關(guān)資源和人才匹配，被視為是不重要的工作，在價值方面體現(xiàn)不明顯。因此相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強檔案管理制度，形成嚴(yán)格而有效的規(guī)范，保證工作人員在實際工作時，能嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，從而保證檔案管理的高質(zhì)量和效率。再者，在集體會議中要凸現(xiàn)檔案管理工作的重要性，強化責(zé)任意識?？梢圆捎眯〗M管理的方式，通過集體評價來實現(xiàn)綜合管理。獎罰要分明，對于馬馬虎虎，工作不認(rèn)真的員工要給予懲處，以體現(xiàn)公平公正。在業(yè)績評價時，要與其他部門做好分配，體現(xiàn)檔案管理工作的價值，也給這些員工應(yīng)有的福利保證，從而促進(jìn)他們對工作的熱愛，強化責(zé)任感，保證工作的順利開展。提升對檔案管理工作的重視，也包括提升管理要求，嚴(yán)格要求管理人員，制定人性化、有效的人員管理措施。

三、完善信息管理系統(tǒng)

當(dāng)今社會是信息爆炸的時代，過多的信息冗雜，提升了檔案整理和匯總的難度。借助科學(xué)手段，提升管理效率，能給管理工作帶來質(zhì)的提升。事業(yè)單位的檔案管理工作，相對人員比較固定，多是一些有經(jīng)驗、年長的工作人員，能給出專業(yè)意見的同時，也可能限制了創(chuàng)新的思路。因此，要結(jié)合現(xiàn)代信息手段，將復(fù)雜的信息通過某種方式梳理得出規(guī)律，體現(xiàn)出發(fā)展性的特征，既滿足現(xiàn)階段的要求，又能獲得未來的發(fā)展方向。將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入檔案管理工作之中，提升其管理的質(zhì)量和效果，構(gòu)建更加完善的管理體系。信息管理系統(tǒng)，將許多重復(fù)性的工作交由計算機完成，工作人員的主要職責(zé)是操作和總結(jié)，從而可以有更多的精力來匯總和分析。完善信息管理系統(tǒng)，有利于構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全和調(diào)閱方便。在檔案管理部門，增加計算機技術(shù)的培訓(xùn)，提升整體信息技術(shù)能力。當(dāng)然，雖然有信息管理系統(tǒng)的輔助，但是定期的整理和清理仍是管理工作的關(guān)鍵，做好相關(guān)數(shù)據(jù)檔案的存儲，對于過期信息或是虛假信息要做好標(biāo)記，定期清理。開通一定的權(quán)限，讓管理人員能夠隨時進(jìn)行整理和補充，也防止他人擾亂。

結(jié)束語 ：總之，事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)乎事業(yè)單位日常工作的開展，更是社會工作的基礎(chǔ)，優(yōu)化其工作方式，有助于提升檔案管理工作質(zhì)量，獲得更高效的工作結(jié)果，提升社會價值和評價，對管理人員也提出了更高的專業(yè)要求，使其不斷完善，提高工作質(zhì)量。

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