信息化條件下的檔案編研工作

葉萍

摘 要：伴隨著信息時(shí)代的蓬勃發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來(lái)為一些高校檔案的編研工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，專(zhuān)科院校也不例外，所以各高校為了迎合當(dāng)前的形勢(shì)，必須要以信息化為基礎(chǔ)來(lái)展開(kāi)新的檔案編研工作并不斷提高其檔案編研的質(zhì)量。因此，本文對(duì)信息化時(shí)代下專(zhuān)科院校的檔案編研工作進(jìn)行了分析研究，最后結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的新形勢(shì)就如何更好地開(kāi)展檔案編研工作提出了一些意見(jiàn)，希望對(duì)相關(guān)高校的教師們有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng) 信息時(shí)代 檔案編研

多年以來(lái)，伴隨著信息技術(shù)對(duì)于社會(huì)各行各業(yè)的不斷滲入，我國(guó)已經(jīng)逐漸建立了以各種網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)且以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐的檔案信息化體系。而且隨著時(shí)間的不斷推移，我國(guó)的檔案信息化體系已經(jīng)得到了較大的發(fā)展，且以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平也已經(jīng)得到了較為顯著的提升。檔案的編研工作作為各高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的一種較為重要的形式，已經(jīng)受到了檔案管理者們的高度重視。然而，目前的檔案編研工作已經(jīng)逐漸向多方面且深層次的方向進(jìn)行發(fā)展和創(chuàng)新，所以勢(shì)必會(huì)帶來(lái)一些新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，針對(duì)這種情況如何深化改革專(zhuān)科院校的檔案編研工作是十分重要的。

一、信息時(shí)代檔案編研的概念及分類(lèi)

（一）檔案編研的基本含義

我國(guó)是在20世紀(jì)80年代才第一次在正式的文件之中提到了“編研工作”這個(gè)詞語(yǔ)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，信息時(shí)代的檔案編研工作就是檔案編研的專(zhuān)業(yè)人員以館藏中的檔案資源為主要的研究對(duì)象，并以開(kāi)發(fā)檔案的信息資源作為目標(biāo)，然后通過(guò)一些較為先進(jìn)的信息化技術(shù)并在檔案研究的基礎(chǔ)上采取多種的方法來(lái)對(duì)檔案的信息進(jìn)行較為深入的加工等。

在信息化時(shí)代專(zhuān)科院校檔案的編研工作一定要不斷提高創(chuàng)新服務(wù)的能力，要把編、研完美地融合為一體，并且隨著檔案資源越來(lái)越豐富，編研的教師要逐漸突破對(duì)于文字檔案編研的局限性，然后多向其他方向進(jìn)行發(fā)展，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的分析和整合。

（二）檔案編研的基本類(lèi)型

檔案編研有很多種類(lèi)型，根據(jù)不同的分類(lèi)方法可以對(duì)檔案編研有不同的描述。檔案編研中最常用且最科學(xué)的方法就是根據(jù)檔案信息的加工深度層次來(lái)劃分的，可以分為一次編研、二次編研以及三次編研等三種類(lèi)型。其中，一次編研基本上就是通過(guò)匯編來(lái)進(jìn)行，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是把檔案信息中有著共同性的文件資源進(jìn)行合理的匯集，然后按照一定的順序進(jìn)行編輯，在編輯的過(guò)程中要保持文件資源的本來(lái)內(nèi)容而不對(duì)內(nèi)容進(jìn)行較大的加工處理。二次編研就是按照一定的要求對(duì)檔案的信息進(jìn)行重新處理加工，然后形成概括性和介紹性較強(qiáng)的材料，這種編研屬于較為深層次性的編研方法。而三次編研就是根據(jù)一些專(zhuān)題和目標(biāo)，然后根據(jù)各種資料在系統(tǒng)之中逐漸編研出來(lái)的成果，三次編研是在第一、二次編研成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行的編研工作。

二、信息時(shí)代檔案編研工作面臨的形勢(shì)和挑戰(zhàn)

信息技術(shù)已經(jīng)成為目前發(fā)展最為迅速的技術(shù)，所以它也正在接受著新時(shí)代的挑戰(zhàn)。同樣伴隨著以信息化為核心的檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案編研工作也受著當(dāng)前信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)。

（一）面臨信息爆炸的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

根據(jù)多年的調(diào)查得知，在20世紀(jì)80年代全球的信息總量每年都在飛速的上漲，而到了90年代，所有的信息數(shù)據(jù)上漲速度更快。近些年來(lái)，全世界的論文發(fā)表量以及各種紙質(zhì)材料的發(fā)表與日俱增，這些新材料以及新方法的不斷更新使得知識(shí)的更新速度逐漸加快。所以面臨著當(dāng)前信息爆炸的時(shí)代，檔案編研工作既是一種機(jī)遇更是一種挑戰(zhàn)。

（二）面臨檔案載體多元化的現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)

目前世界上各種各樣蓬勃發(fā)展的信息化技術(shù)逐漸滲入了社會(huì)之中的各個(gè)行業(yè)之中，它們?yōu)楦餍袠I(yè)注入了新的動(dòng)力。過(guò)去的檔案信息大多是由紙質(zhì)的材料進(jìn)行保存的，而如今隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，紙質(zhì)化的檔案材料也已經(jīng)逐漸消失，代替它們的正是非紙質(zhì)類(lèi)的檔案信息材料。除此之外，按照我國(guó)近幾年的規(guī)定要求，檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是必然趨勢(shì)，我國(guó)的檔案載體已經(jīng)呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。顯然這些檔案載體以信息化為基礎(chǔ)的多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)已經(jīng)為檔案編研工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。[1]

伴隨著檔案資源的與日俱增，專(zhuān)科院校的編研教師們一定要多應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代化技術(shù)手段，然后及時(shí)有效的對(duì)于檔案的信息進(jìn)行發(fā)掘分析，要確保這些檔案的信息收集、加工以及傳輸都可以迅速且精準(zhǔn)，以此提高專(zhuān)科院校檔案編研工作的時(shí)效性和可靠性。

目前，我國(guó)專(zhuān)科院校的檔案編研工作成果與信息化時(shí)代下的檔案資源利用的要求還有一定的差距。一是專(zhuān)科的檔案資料題材較為狹窄。隨著信息化時(shí)代的不斷深入，專(zhuān)科院校的檔案材料以及載體的形式要逐漸向著多元化的趨勢(shì)發(fā)展，但是因?yàn)楹芏鄬?zhuān)科院校對(duì)于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用程度不足，而且在檔案的編研工作之中輕視科技而過(guò)度重視歷史和文書(shū)，這就造成了檔案資料的經(jīng)濟(jì)效益過(guò)低。二是專(zhuān)科院校的檔案材料形式過(guò)于單一。專(zhuān)科院校的檔案編研成果基本處于較低的水平且沒(méi)有新意，而且檔案材料大多沒(méi)有重點(diǎn)包含當(dāng)前的熱點(diǎn)問(wèn)題和中心問(wèn)題，這就導(dǎo)致它在科研的生產(chǎn)之中沒(méi)有提供到應(yīng)有的服務(wù)效果和支持。三是專(zhuān)科院校的檔案資料質(zhì)量較低，其中一次編研的成果以及深層次編研的成果都較少，導(dǎo)致編研工作與實(shí)際的工作完全脫節(jié)。四是專(zhuān)科院校的檔案資料數(shù)量較少。一個(gè)學(xué)校的檔案編研成果的數(shù)量直接決定了該校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)程度。五是一些編研教師對(duì)于檔案資源開(kāi)發(fā)利用的自覺(jué)性和主動(dòng)性較低。

三、信息時(shí)代專(zhuān)科院校檔案編研工作思路

當(dāng)前我國(guó)的檔案事業(yè)正處于逐步上升發(fā)展的階段，在此期間還融入了多元化的信息技術(shù)與創(chuàng)新發(fā)展技術(shù)，以此來(lái)共同促進(jìn)我國(guó)信息時(shí)代的檔案編研工作的發(fā)展。為了讓專(zhuān)科院校的檔案編研工作可以完全發(fā)揮出自身的開(kāi)發(fā)利用功能，特提出了以下一些想法供參考。

（一）檔案編研選題、選材要堅(jiān)持“三大原則”，為社會(huì)服務(wù)

首先，專(zhuān)科院校的檔案編研的選題與選材要嚴(yán)格堅(jiān)持政治性的方針策略，要始終與黨的政策方針相一致，而檔案編研的教師們要堅(jiān)持黨的原則性，對(duì)于一切危害國(guó)家利益和榮譽(yù)的題材堅(jiān)決禁止。其次要保證檔案資料的科學(xué)性原則，在選材時(shí)一定要經(jīng)過(guò)多次的篩選后精益求精，要確保所編研的材料具有較強(qiáng)的科學(xué)權(quán)威性。最后要編研的教師們要堅(jiān)持保密性的原則，編研教師們一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案的保密法規(guī)定，不能隨意公開(kāi)所編研的材料，然后控制好所要發(fā)行的編研材料范圍并避免材料的泄露。

（二）開(kāi)辟檔案資源利用新途徑，創(chuàng)新檔案編研方式

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案編研材料大多數(shù)是紙質(zhì)版的材料，而如今的檔案編研材料基本都是以電子信息作為載體的非紙質(zhì)材料。而且現(xiàn)在非紙質(zhì)版的檔案材料大多美觀且內(nèi)容豐富，它們可以很好地吸引讀者的注意力，而這些多媒體網(wǎng)絡(luò)的檔案材料展示勢(shì)必成為我國(guó)今后持續(xù)開(kāi)發(fā)檔案信息資料的主要形式。

除此之外，還要逐漸的創(chuàng)新檔案編研方式，在新的檔案編研方式的基礎(chǔ)上要敢于突破編研的局限性，要編與研相結(jié)合并逐漸朝向多元化的方向發(fā)展。然后充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)逐漸提高檔案編研的時(shí)效性并用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的資料進(jìn)行合理篩選，以此提高檔案編研材料的準(zhǔn)確性和全面性并實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化價(jià)值。[2]

（三）積極運(yùn)用信息技術(shù)，采取新手段加強(qiáng)檔案編研工作

伴隨著信息技術(shù)如火如荼的發(fā)展，越來(lái)越多的技術(shù)都逐漸變得簡(jiǎn)單易操作，它們逐漸豐富了我國(guó)的檔案編研材料并使其更加有豐富性和趣味性。而較為強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎和功能靈活的檔案信息管理系統(tǒng)使得我們?cè)诓檎倚畔r(shí)更加方便迅速，所以對(duì)于一些檔案編研成果的出版以及載體等都應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新性的發(fā)展。而且目前的檔案編研成果也可以轉(zhuǎn)變成一些電子書(shū)籍和多媒體錄像等數(shù)字化形式存在于網(wǎng)絡(luò)之中展現(xiàn)給讀者，這樣不但使得檔案資料的數(shù)字化編研更為方便快捷，而且可以讓編研的信息傳播更為迅速且廣泛。

（四）大膽開(kāi)拓檔案編研工作新領(lǐng)域

我國(guó)的檔案管理水平隨著信息化技術(shù)的不斷融入已經(jīng)達(dá)到了較為先進(jìn)的水平。對(duì)于專(zhuān)科院校的檔案編研工作來(lái)說(shuō)，不妨大膽的想象，因?yàn)閷?shí)體影像技術(shù)對(duì)于檔案管理的影響，勢(shì)必會(huì)對(duì)一些非紙質(zhì)的載體檔案的編研工作帶來(lái)更多的便利條件，而且對(duì)于一些較為古老的檔案材料的編研工作也會(huì)更加方便迅速并逐漸擴(kuò)展編研選材的領(lǐng)域范圍。此外，伴隨著多種先進(jìn)的新式信息技術(shù)的不斷融合以及多種新式材料工藝的應(yīng)用發(fā)展，檔案編研有了較為先進(jìn)的方法。還有因?yàn)楦鞣N各樣的新型的信息載體不斷出現(xiàn)，一些局域網(wǎng)站以及手機(jī)微信等信息傳播工具都可能會(huì)發(fā)表檔案編研的成果并較大范圍地開(kāi)拓了檔案編研的載體領(lǐng)域。最后因?yàn)槎喾N信息溝通交流方式的飛速發(fā)展，例如視頻通話(huà)和3D打印技術(shù)等都有可能更好地對(duì)檔案編研的材料進(jìn)行匯集和審查等，這樣可以保證檔案編研成果的質(zhì)量逐漸提高。

（五）建立檔案編研工作長(zhǎng)效機(jī)制

除了上述一些關(guān)于檔案編研工作的策略研究以外，專(zhuān)科院校的教師還可以通過(guò)建立專(zhuān)屬的檔案編研工作機(jī)構(gòu)來(lái)加強(qiáng)檔案編研工作的管理水平和檔案編研成果的質(zhì)量。在此建立檔案編研工作機(jī)構(gòu)的過(guò)程中要指派專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行檔案編研工作的管理負(fù)責(zé)，然后把檔案編研工作納入學(xué)校年度的考核之中，然后對(duì)一些開(kāi)發(fā)利用檔案資料較為優(yōu)秀的教師們進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。最后要讓教師們與學(xué)校其他一些部門(mén)共同合作來(lái)進(jìn)行檔案的編研工作，這是因?yàn)闄n案編研工作所要涉及的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域和行業(yè)較多，想要編研出最具有價(jià)值的檔案材料，僅僅只靠一些檔案部門(mén)的教師是不可能完成的，所以要加強(qiáng)檔案部門(mén)教師們與其他部門(mén)的共同合作，大家進(jìn)行合理的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)來(lái)共同創(chuàng)造出檔案的編研優(yōu)秀作品。[3]

（六）建設(shè)高素質(zhì)的編研人才隊(duì)伍

人才隊(duì)伍的建設(shè)是成功的關(guān)鍵所在，所以專(zhuān)科學(xué)校一定要以檔案編研專(zhuān)業(yè)以及信息化的專(zhuān)業(yè)人才為基礎(chǔ)，然后不斷加強(qiáng)檔案編研專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)建設(shè)。在這個(gè)檔案部門(mén)之中，一定要具有較強(qiáng)檔案編研工作且掌握信息化技術(shù)的人才，然后以此來(lái)帶動(dòng)其他人員并培養(yǎng)他們較強(qiáng)的進(jìn)取精神和創(chuàng)新意識(shí)，他們要有足夠的耐心和責(zé)任心，以此為更加高效地開(kāi)展專(zhuān)科院校的檔案編研工作奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

立足當(dāng)前我國(guó)專(zhuān)科院校的檔案編研工作并展望未來(lái)我國(guó)的檔案編研工作的發(fā)展，所有的檔案工作者都肩負(fù)著較大的責(zé)任和光榮的使命感，這是一條較為艱難的道路。所以我國(guó)的檔案工作者們一定要緊抓當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，大膽地進(jìn)行創(chuàng)新和鉆研，不斷地推進(jìn)我國(guó)檔案編研工作的持續(xù)性發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)較為繁榮的檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

[1]張偉.略論信息化環(huán)境下的檔案編研工作[J].通訊世界，2014.

[2]李曉，倪麗娟.基于信息化環(huán)境的檔案編研工作新出路[J].檔案管理，2014（11）.

[3]周延.檔案編研的理論與實(shí)踐.[J].中船重工集團(tuán)講座.2019.