現(xiàn)代信息技術在檔案管理中的運用

史文偉

摘要：二十一世紀以來，全球性產(chǎn)業(yè)革命持續(xù)升級，各行各業(yè)的生產(chǎn)方式都發(fā)生了變化，我國也提出了創(chuàng)新強國的發(fā)展戰(zhàn)略。在檔案創(chuàng)新領域，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)信息技術是較為火熱的研究課題，許多檔案主體部門開始探索利用這些信息技術來創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟效益。在信息社會，檔案信息化水平?jīng)Q定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時代步伐，牢牢抓住大數(shù)據(jù)技術這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質量與效率的關系。大數(shù)據(jù)技術在檔案管理領域仍然處于一個不成熟階段，內(nèi)部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);信息技術;檔案管理;運用

1.檔案管理領域運用大數(shù)據(jù)技術應堅持的原則

1.1實事求是原則。近些年來，大數(shù)據(jù)技術發(fā)展速度迅猛，大數(shù)據(jù)技術與互聯(lián)網(wǎng)技術、人工智能技術和其他信息技術的融合趨勢加強，大數(shù)據(jù)技術在信息處理上的能力也有了顯著的提升。因此，檔案管理人員要用動態(tài)的眼光看待檔案管理工作，根據(jù)單位檔案工作實際選擇合適的信息技術。單位要保障人力、物力和財力的開支能夠跟上檔案實際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養(yǎng)檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的運用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設備的能力。在財力開支上，單位要保障信息化設施的購置經(jīng)費，購置先進的計算機和其他信息設備。

1.2系統(tǒng)性原則。運用大數(shù)據(jù)信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統(tǒng)工程，單位只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯(lián)系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協(xié)調(diào)好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量。

2.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理信息化特點

在這個快速發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)時代的到來使得檔案管理的效率得以提高，跟以前的紙質檔案相比來看的話，人工工作量也得以減少，因此互聯(lián)網(wǎng)對傳統(tǒng)檔案管理模式有極大的影響。檔案管理工作的特點主要從以下幾個方面體現(xiàn)：

2.1技術手段豐富?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術讓檔案管理更加多樣化，同時在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質檔案管理比較費時，且容易受到外界環(huán)境的影響，丟失和缺損是主要問題。在紙質檔案管理中，資源消耗較大，管理工作者的任務量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過人工來完成，這樣就是的其準確度下降，容易出現(xiàn)失誤。互聯(lián)網(wǎng)則是信息存儲變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲于計算機中，方便使用者隨時調(diào)取和查看，且檔案可以以多種形式進行存儲，便于檔案的分類管理，降低了管理成本和工作強度，管理手段越來越豐富。

2.2拓展服務空間。互聯(lián)網(wǎng)時代，大信息量狀態(tài)是檔案管理的普遍問題。與以往比較來看，紙質檔案顯然無法跟上信息增長的節(jié)奏。并且占用空間遠超過電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎上，信息的增長無疑是提高了成本。在這一背景下，互聯(lián)網(wǎng)以虛擬空間的形式出現(xiàn)，極大的降低了檔案占有空間。并且計算機的存儲空間與現(xiàn)實意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計算機中的檔案信息可以隨時供企業(yè)人力資源等部門查閱，使企業(yè)員工信息更加清晰，便于員工的調(diào)度及安排，突破了空間的限制，顯示出檔案管理專業(yè)化。

2.3提高檔案時效。如今，檔案管理模式開始變成互聯(lián)網(wǎng)下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務。如在檔案管理過程中，很明顯是針對當前的信息的，如不能根據(jù)當下信息的變化而改變，則檔案無實際意義。此外，網(wǎng)絡電子信息化檔案管理方面，通過權限設置，采取分級管理的方法來閱讀和使用檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)的檔案管理則通過計算機系統(tǒng)的操作，不改變原檔案就能夠更改信息。這樣既方便檔案信息更新，又提高了其存儲性，實際作用大大增強，企業(yè)人力資源也得以發(fā)展。結合云處理技術，信息檔案的工作強度下降，工作實效性提高。

3.檔案管理信息化水準提升方法

3.1從根本上轉變傳統(tǒng)管理理念，運用科學的檔案管理信息化思維，正確引導廣大人民對現(xiàn)代化的檔案管理進行全新的認識，重視檔案管理信息化技術，營造優(yōu)秀的內(nèi)外環(huán)境來適應信息化技術，培養(yǎng)我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是新世紀的一項工程，它成功了對我們子孫后代來說都流芳百世。

3.2增強對從業(yè)工作者的技術指導，強調(diào)綜合性技能。檔案管理信息化的發(fā)展需要高技能的團隊，樹立“人才第一”的觀念，加大力度培養(yǎng)一大批既擅長檔案管理又精通信息化技術的團隊，是有力保障檔案管理信息化的基石。

3.2加強財政資金投入，保證基礎建設實施。盡快推進傳統(tǒng)檔案管理向信息化方向轉變，促進國家檔案管理健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當?shù)娜宋镓攧站?，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數(shù)據(jù)環(huán)境”在檔案管理信息化系統(tǒng)應用中對模塊功能的重要性，造成開發(fā)出來的應用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設的重點是數(shù)據(jù)集成，而其信息化建設以數(shù)據(jù)庫和文件入手，提高主題數(shù)據(jù)庫的等級，優(yōu)化高級檢索系統(tǒng)。

3.4規(guī)范檔案管理信息化工作，既能解決當下許多問題，又有利于檔案管理信息化事業(yè)長遠發(fā)展。能正確快捷的切入傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化計施算機技術的運用長期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創(chuàng)造一個數(shù)據(jù)環(huán)境為計算機提供服務。從高層領導到基層從業(yè)人員，檔案管理信息化工作的規(guī)范化都必須嚴格執(zhí)行。具有較大范圍紡一協(xié)調(diào)權限的高層領導，把握住整個系統(tǒng)的方向和原則?；鶎庸ぷ鞯某绦蛐蜷_發(fā)代碼編寫人員，用行業(yè)規(guī)范來要求平常的編程工作，同時監(jiān)督其他相關人員規(guī)范化的工作，讓檔案管理信息化工作達到行業(yè)要求。

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