基層電大學生課程管理系統(tǒng)設計與開發(fā)

文/嚴增凱

國家開放大學“總部-分部-地方學院-學習中心”四級辦學網絡立體覆蓋全國城鄉(xiāng)，為我國社會成員提供了多樣化的繼續(xù)教育服務和學習機會。在這個體系中，地方學院和學習中心（目前仍習慣稱兩者為基層電大）直接面向學習者開展人才培養(yǎng)、培訓，承擔著學習者教學、教務的所有管理工作，而這些繁重的業(yè)務操作幾乎都落在了課程管理員（簡稱課管員）身上。至目前為止，電大系統(tǒng)內尚未推出普適性的課程管理系統(tǒng)或平臺給課管員使用。

1 基層電大學生課程管理工作內容及現狀

1.1 基層電大學習支持服務體系架構

開放教育學生實行“學分制”，學籍8年有效，修滿規(guī)定學分即可畢業(yè)。為保障學生的學習，基層電大基本搭建起了如圖1所示的以課管員為核心的學生學習支持服務體系。

在這個體系中，直接接觸學生并實施課程管理的是課管員，所有教學、教務工作的開展都得依靠課管員去落實。以宜賓電大為例，學生管理采用包干制，學生錄取進校后所有的管理工作就交給了課管員，直至學生畢業(yè)。由于管理人員少、學生多，平均每個課管員管理的學生在100人以上，有的多達300人，而這些學生又屬于不同專業(yè)和層次。

1.2 學生課程管理工作內容及現狀

圖1：基層電大學生學習支持服務體系

課管員學生課程管理工作主要內容為：專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案制定、課程注冊、報考等十個方面。課管員業(yè)務工作流程如圖2，圖中虛線框內業(yè)務為每學期必做工作。由于是業(yè)余學習，電大學生可隨時提出休學或復學，這就導致課管員手中時常有較多未畢業(yè)學生積壓。因缺乏統(tǒng)一管理平臺，學生所修課程進度又不完全一致，學生修課情況全憑課管員自行記錄，課程管理數據量大、項目多，全靠手工提取、查詢各類信息。因此，工作效率極低，可靠性差，出錯率高，報表不規(guī)范。在基層電大，因學生課程管理問題而造成學生不能正常參加學習，甚至影響畢業(yè)的教學事故時有發(fā)生。以2008年為例，據宜賓電大教務部門不完全統(tǒng)計，全市各教學點課管員在課程注冊、報考兩個環(huán)節(jié)的平均出錯率約為20%，如果加上成績報送環(huán)節(jié)，諸如填錯學號、課程ID、卷號、成績，甚至出現遺漏學生、課程或張冠李戴等情況，出錯比例則更高。這給基層電大辦學帶了很大的風險和困擾，也給廣大課管員帶來了極大的心理壓力。

表1：宜賓電大2011-2019使用《學生課程管理系統(tǒng)》效果對比

2 需求分析

開發(fā)學生課程管理系統(tǒng)的根本目的就是要實現課管員業(yè)務工作的自動化、規(guī)范化，提高工作效率和準確率，盡最大可能減少課管員工作負擔和壓力。課管員接到新班級后，只需維護好學生基礎信息，制定好專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案，就可自動完成學期輔導科目、課程注冊、報考、形考成績等數據的上報。學生課程管理系統(tǒng)要適應基層電大辦公條件及管理人員工作習慣，要求簡單易用，不會額外增加管理成本。

3 系統(tǒng)設計與功能實現

3.1 總體設計

考慮到基層電大課管員習慣使用Excel和Word來完成學生課程管理，本系統(tǒng)采用Excel進行設計，遵循可靠性原則、健壯性原則、經濟性原則、實用性原則、可移植原則、可維護性以及可擴展性原則。所需各類報表以Excel工作表形式呈現，用Excel工作表存放各類基礎數據，采用VBA編寫程序代碼，對不同的業(yè)務操作提供快捷鍵。這樣既方便操作，也不改變課管員原有的工作習慣，也無需進行專業(yè)學習和培訓，運維成本極低。整個系統(tǒng)包括：班級信息、學生名冊、教學計劃、成績管理、學期輔導科目開設、課程注冊、報考、畢業(yè)預審等八個模塊。系統(tǒng)E-R圖如圖3。

3.2 報表模板設計

學生課程管理的重要任務是需要按時準確向教學、教務管理部門提交標準化的各類數據報表，以便管理部門能將數據準確錄入到上級電大提供的相關平臺中。因此本系統(tǒng)預設了各類標準報表模板，為防止課管員誤修改或誤刪除，各報表模板均以透明方式隱藏于主程序中，需要時由VBA程序自動調用。這些模板分別是：班級成績表、期末成績導入表、輔導科目表、課程注冊表、報考表、形考成績登記表、形考成績總表、實踐環(huán)節(jié)成績登記表、考試科目匯總表、補考科目匯總表共十個。

圖2：學生課程管理工作流程

圖3：學生課程管理系統(tǒng)E-R圖

3.3 系統(tǒng)功能的實現

本系統(tǒng)采用Excel及VBA開發(fā)，具有軟件易得，操作簡單的特點。其中教學計劃、課程注冊、報考三個環(huán)節(jié)是系統(tǒng)開發(fā)的重點和難點。

3.3.1 基本數據導入

包括班級信息表、學生名冊，數據來源于招生部門，只需按前述圖3將各屬性值復制到本系統(tǒng)相應工作表中即可。結果如圖4。

3.3.2 制定教學計劃

教學計劃也稱專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案，直接影響學生學期開設課程及能否順利畢業(yè)，其制定的基本原則是：課程性質為必修、必修（?。┑娜块_設，各模塊滿足最低畢業(yè)學分和中央電大規(guī)定學分，總學分等于畢業(yè)學分，新開課程不跨學期開設。為保證計劃設定無誤，專門設計了專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案較對模板作為本系統(tǒng)的輔助工具。

3.3.3 生成輔導科目表

輔導科目表需在上一學期結束之前上報，以便教學部門計算學生學費、安排面授輔導、聘請面授輔導教師、提前征訂教材等。在圖4班級信息表B17單元格輸入所在學期，在B19單元格內輸入本班開課總第幾學期，然后按快捷鍵Ctrl+A自動生成輔導科目表，打印此報表即可上交教學管理部門。

3.3.4 課程注冊

電大規(guī)定學生學期課程必須先注冊才能報考，特別是往屆生，如果忘記為學生進行課程注冊就會影響學生一個學期。因此，此環(huán)節(jié)工作顯得很重要。在進行設計時，學生凡是成績未合格的科目都予以生成課程注冊表。按快捷鍵Ctrl+B，系統(tǒng)會生成本期新開設課程注冊表，并自動查找學生成績表，將學生未合格課程添加到注冊表中。部分程序代碼如圖5。

圖4：基礎數據表

圖5：課程注冊部分VBA代碼

圖6：課程報考部分VBA代碼

3.3.5 課程報考

只有為學生正確報考，學生才能順利參加期末考試，學生課程成績才能被錄入到上級電大學生成績庫中。報考工作是學生課程管理中最復雜、關鍵的一環(huán)。電大考試形式多樣，同一課程ID往往對應多個考試卷號，卷號選擇錯誤將造成學生考試成績無效。報考中需要考慮課程性質、開考單位、考試形式、考試時間等諸多因素，因此本功能的設計是學生課程管理系統(tǒng)中的難點。課管員傳統(tǒng)管理方式中的高風險也正是出在此環(huán)節(jié)，輕者造成學生考試科目時間沖突，嚴重者將造成學生無法參加考試或考試成績無效，影響學生按期畢業(yè)。實現此功能時，需依據課程開考單位、課程性質比對考試數據文件，自動查詢學生所有未合格科目，并比較同一學生不同課程的考試時間，自動篩查考試沖突科目。按快捷鍵Ctrl+E后，系統(tǒng)將自動生成一系列報表，詳見前述圖3。部分程序代碼如圖6。

4 系統(tǒng)測試與使用效果分析

4.1 系統(tǒng)測試

因考慮到基層電大課管員信息技術能力并不高，為減少使用過程中的異常，在系統(tǒng)設計過程中分別采用白盒測試、灰盒測試，驗證系統(tǒng)結果正確無誤。為防止用戶使用過程中使用了無效數據源而宕機，再次使用了黑盒測試，將系統(tǒng)所需各個數據人為修改為無效數據進行檢驗，經驗證本系統(tǒng)均能得到正確響應。

4.2 使用效果

自2009年設計開發(fā)學生課程管理系統(tǒng)以來，歷經多次修改完善，系統(tǒng)功能已經成熟，完全能完成學生課程管理日常工作，現已在宜賓電大系統(tǒng)內推廣使用。目前，直屬部33個課管員（截止2019春期所管在讀學生3166人）有26個（截止2019春期所管在讀學生2545人）使用了本系統(tǒng)，課管員受益率84.8%，學生受益率80.4%；8家區(qū)縣電大（截止2019春期有在讀生5120人）有4家（截止2019春期有在讀生2442人）在使用，受益率50%，學生受益率47.7%。經驗證，本系統(tǒng)完全能勝任基層電大課程注冊、報考等學生課程管理核心工作。

自2011年以來，課管員使不使用本系統(tǒng)的效果對比見表1。

5 總結與展望

本系統(tǒng)基于Excel進行開發(fā)，可移植性和適用性較強，在不增加任何成本的基礎上，完全能滿足基層電大課管員對學生課程的管理工作，有力地推進了基層電大管理方式的信息化。然而不足的是，出于成本因素，本系統(tǒng)采用的是單機方式，數據還無法通過網絡共享和傳遞。如果能得到資金支持，在此基礎上開發(fā)出網絡版本并進一步進行功能拓展，則基層電大的業(yè)務管理水平將更上新臺階。