大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理問題與對策

摘 要：由于受到傳統(tǒng)理念的束縛，高職院校在傳統(tǒng)檔案管理過程中并未正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，難以及時(shí)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需求更新管理理念。在管理工作中，主要是遵循檔案數(shù)據(jù)收集與整理、分類保存、管理與維護(hù)等相關(guān)要求，根據(jù)檔案的重要程度以及國家的相關(guān)要求進(jìn)行保存。所以本文在此背景下分析探索大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理存在的問題，并提出具體的檔案管理對策，旨在進(jìn)一步促進(jìn)高職院校檔案管理工作的多元化發(fā)展，切實(shí)提高高職院校檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；檔案管理

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理，實(shí)現(xiàn)電子化方式能夠進(jìn)行永久保存，并且克服了紙質(zhì)檔案管理中存在的弊端，應(yīng)用云備份等各類信息技術(shù)可以將檔案上傳至云服務(wù)平臺上，通過遠(yuǎn)程操作能夠有效避免檔案的丟失與損壞。可以設(shè)置檔案管理系統(tǒng)權(quán)限，根據(jù)用戶的不同級別設(shè)置不同的管理權(quán)限，從而確保檔案材料的安全性與保密性，也能夠有效提高保存質(zhì)量。所以本文基于此背景下分析探索大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化以及高職院校檔案管理存在的問題，并提出具體的完善對策。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變化

1）歸檔效率較高。分析高職院校傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅繁瑣且管理效率較低，大部分是選用實(shí)施方式進(jìn)行管理。在此過程中需要浪費(fèi)大量的紙張，也勢必增加了檔案管理的人工成本，工作效率較低，容易存在較大的失誤率。在此過程中，檔案管理人員只需要在管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)信息，便能夠進(jìn)行檔案的長時(shí)間保存與管理應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高度分類和匯總，大大減少了工作量，提高了管理工作效率。

2）保存質(zhì)量更好。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法主要是應(yīng)用紙張進(jìn)行檔案記錄紙質(zhì)的檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力較為薄弱，如果保存地點(diǎn)出現(xiàn)水災(zāi)或者是火災(zāi)情況，會(huì)產(chǎn)生難以挽回的損失，嚴(yán)重影響著檔案的完整性。即便趨于正常時(shí)間下，由于紙張檔案可能會(huì)存在氧化或者是自己模糊等各項(xiàng)問題，也無法保障檔案的質(zhì)量。

3）服務(wù)功能更強(qiáng)。分析傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向建設(shè)，可以將檔案建設(shè)工作根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行合理存檔，有助于檔案日后的查詢與使用，但是卻難以進(jìn)行深層次的記錄和分析，也無法為后期相關(guān)工作的開展提供極有價(jià)值的借鑒?；诖髷?shù)據(jù)背景下檔案管理模式發(fā)生了一定的變化，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以深層次挖掘檔案管理價(jià)值，有助于加強(qiáng)檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性分析，提煉出對日后相關(guān)工作開展的可供參考的意見，也能夠?yàn)闄n案管理人員提供檢測依據(jù)，大大增強(qiáng)了服務(wù)功能。

2 大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理問題

1）管理觀念更新不及時(shí)。基于大數(shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理理念受到了嚴(yán)重的影響，原有的管理方法無法滿足當(dāng)前的檔案管理需求，現(xiàn)在的檔案管理更加重視各系部的應(yīng)用情況，旨在為師生提供多元化的檔案管理服務(wù)。但是大部分高職院校檔案管理人員以及管理領(lǐng)導(dǎo)并未正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)背景下檔案電子化與信息化管理的必要性與重要性，仍然停留在傳統(tǒng)的重保存、輕利用的發(fā)展層面上。

2）管理人員綜合能力待提高。高職院校的教學(xué)檔案管理工作具有重要性與復(fù)雜性、保密性等眾多要求，管理人員必須要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案管理能力，所以檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定著檔案管理工作效率。根據(jù)當(dāng)前高職院校檔案管理工作情況，能夠看出檔案管理人員大部分是由行政人員進(jìn)行兼職負(fù)責(zé)，并沒有聘請專業(yè)人員進(jìn)行管理，這部分工作人員缺乏檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識也難以有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。雖然部分檔案管理人員是專業(yè)出身，具有一定的綜合能力，但是對于檔案管理工作崗位的正確認(rèn)識存在不足之處，盲目的認(rèn)為教學(xué)檔案管理并不是重要崗位，不適合個(gè)人的長期發(fā)展，通常會(huì)從事短暫時(shí)間后便會(huì)轉(zhuǎn)崗，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的有效發(fā)展。

3）檔案管理安全意識薄弱。分析傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，必須要確保防水、防火、防盜，保障各方面內(nèi)容便能夠大致保障檔案安全，紙質(zhì)檔案管理沒有安全網(wǎng)絡(luò)隱患。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)安全成為了關(guān)注的重點(diǎn)話題。由于信息化時(shí)代下高職院校的檔案材料由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。互?lián)網(wǎng)信息良莠不齊，存在黑客攻擊，病毒感染等眾多問題具有一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以極容易導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)存在丟失或者是損壞情況。由于當(dāng)前部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)意識難以及時(shí)做好預(yù)防與保護(hù)措施，無法設(shè)置檔案員程云備份或者是防火墻設(shè)置等等，如果該措施難以貫徹落實(shí)可能會(huì)泄露檔案內(nèi)容。

3 大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理應(yīng)對策略

1）及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代下信息化管理是檔案管理工作的必然趨勢，所以必須要加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)備以及系統(tǒng)軟件資金投入，有助于確保技術(shù)與設(shè)備及時(shí)更新。同時(shí)應(yīng)當(dāng)做好專業(yè)以及教研室的信息化，整理與歸檔工作教師應(yīng)當(dāng)從個(gè)人層面有效掌握檔案信息化處理技術(shù)與方式，應(yīng)用大數(shù)據(jù)等各項(xiàng)分析軟件，獲取檔案材料的重要價(jià)值，能夠促進(jìn)課程教學(xué)的多元化發(fā)展，有助于推動(dòng)高職院校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2）提升管理人員綜合能力。高職院校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用內(nèi)培外引的方式，通過引入專業(yè)化檔案管理人才以及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，有效提高檔案管理水平。在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作必須要求管理人員具有專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識以及數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，能夠不斷的更新管理理念。高職院校應(yīng)當(dāng)定期培養(yǎng)教學(xué)檔案，管理人員參與檔案管理工作培訓(xùn)，更新他們的專業(yè)水平以及綜合素養(yǎng)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與兄弟院校以及國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理部門之間的交流與合作，能夠積極吸取檔案管理工作中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)以及良好做法，提高檔案管理能力。

3）強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全意識?；诖髷?shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理，顯示區(qū)域電子化發(fā)展趨勢網(wǎng)絡(luò)安全問題受到了社會(huì)各界的廣泛重視，為了進(jìn)一步確保高職院校檔案管理工作的完整性與保密性，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的有效保護(hù)。所以高職院校必須要充分重視網(wǎng)絡(luò)安全管理工作的重要意義，能夠樹立安全危機(jī)意識，能夠保持警惕，有效避免安全問題的產(chǎn)生。并且要確保管理人員政治可靠，工作責(zé)任心較強(qiáng)，具有較高的工作熱情，能夠積極踴躍的學(xué)習(xí)，并掌握安全知識，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，以及對高職院校的方案管理系統(tǒng)設(shè)置，防火墻與局域網(wǎng)控制權(quán)限，安裝殺毒軟件，加強(qiáng)系統(tǒng)的升級。

4 結(jié)束語

結(jié)合上述內(nèi)容，我們能夠看出，基于大數(shù)據(jù)云計(jì)算背景下新型檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理要求應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件形式，逐步減少了傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料記錄，檔案存儲形式逐步趨向于電子化與數(shù)字化、信息化?；诖髷?shù)據(jù)背景下檔案管理理念應(yīng)當(dāng)有傳統(tǒng)的重保存、輕利用，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)方向。高職院校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理理念，充分宣傳互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的必要意義，能夠根據(jù)原有的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)的二次分析與挖掘，切實(shí)提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。

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作者簡介

喬梁（1977-），男，湖北宜都人，本科，館員，研究方向：檔案管理。