智能檔案庫(kù)房建設(shè)初步設(shè)想

曾曉瑩

摘 要：檔案作為重要決策信息的承載體，所反映的不僅僅是信息的完備性，同時(shí)也展示出了信息對(duì)于現(xiàn)代化決策的重要性。隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案載體的多樣化和檔案數(shù)量的急劇增加使得智能化檔案管理實(shí)施成為緊急性的工作，并且對(duì)檔案庫(kù)的智能化建設(shè)也提出了較高的要求。在這樣的情況下，有必要結(jié)合當(dāng)前的技術(shù)和管理水平，對(duì)智能檔案庫(kù)房建設(shè)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，以引領(lǐng)智能檔案庫(kù)房建設(shè)的順利開(kāi)展。從現(xiàn)實(shí)的角度看，智能檔案庫(kù)建設(shè)需要從智能化溫濕度控制、定時(shí)殺菌消毒、電子性的精細(xì)化管理系統(tǒng)和智能化的檔案存取系統(tǒng)等幾方面著手來(lái)進(jìn)行規(guī)劃，使庫(kù)房充分滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求。

關(guān)鍵詞：智能；檔案庫(kù)房；建設(shè)；設(shè)想

隨著信息在國(guó)家和社會(huì)發(fā)展中重要性的日益凸顯，檔案在優(yōu)化管理思路、提升管理水平等方面發(fā)揮的作用越來(lái)越大，而如何對(duì)海量的檔案資料信息進(jìn)行有效的管理和利用直接關(guān)系到檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。在當(dāng)前檔案數(shù)量不斷增加、檔案信息愈加豐富的情況下，承擔(dān)檔案存儲(chǔ)、管理與使用的空間資源條件對(duì)信息保存時(shí)效性的決定更加直接。對(duì)于檔案管理單位來(lái)說(shuō)，只有通過(guò)智能檔案庫(kù)房建設(shè)來(lái)為檔案資料創(chuàng)造更加科學(xué)的條件，才能保障檔案信息的長(zhǎng)期保存與使用。

1 智能溫濕度控制

外部環(huán)境對(duì)檔案資料的壽命有著很大的影響，其中對(duì)檔案信息影響最大的是空氣的溫度和濕度，良好的室內(nèi)溫度、濕度情況能夠?yàn)闄n案的長(zhǎng)期保存提供基本的條件支持。雖然檔案室的溫濕度變化情況與外部的整體趨勢(shì)保持一致，但因?yàn)槭覂?nèi)密封條件的影響，其變化的速度與室外有一定的差異，因此，在智能檔案庫(kù)房建設(shè)過(guò)程中要注意對(duì)室內(nèi)溫度、濕度情況的監(jiān)測(cè)、調(diào)節(jié)和控制，確保室內(nèi)情況達(dá)到最佳的檔案管理要求。傳統(tǒng)的室內(nèi)溫度、濕度調(diào)節(jié)方法主要有提升室內(nèi)密封度、增強(qiáng)室內(nèi)通風(fēng)性、控制室內(nèi)溫度、做好除濕加濕等幾個(gè)方面，雖然這些方法能夠有效地提升檔案庫(kù)房環(huán)境的調(diào)控，優(yōu)化檔案信息管理?xiàng)l件，但通常需要由相關(guān)人員來(lái)進(jìn)行操作，在及時(shí)性、全面性等方面存在一定的缺陷。

在智能檔案庫(kù)房建設(shè)過(guò)程中，要充分借助相關(guān)的傳感器技術(shù)來(lái)構(gòu)建庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房的溫度、濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)的檢測(cè)、調(diào)控和數(shù)據(jù)反映。所謂的傳感器是一種能夠感受到庫(kù)房?jī)?nèi)的信息，并將所檢測(cè)的信息按照一定的規(guī)律處理后以電信號(hào)或其他形式的信息輸出給相應(yīng)的終端，使相關(guān)的系統(tǒng)能夠根據(jù)所提供的信息作出相應(yīng)行為的檢測(cè)裝置。

2 定時(shí)殺菌消毒

對(duì)檔案資料產(chǎn)生重要影響的因素除了空氣的溫度、濕度以外，細(xì)菌也是對(duì)檔案庫(kù)房環(huán)境影響比較大的變量，并且其對(duì)檔案資料的影響更加具有直接性和破壞性。

首先，對(duì)于新進(jìn)庫(kù)房的檔案資料要采取低溫冷凍的殺菌消毒方法。根據(jù)微生物學(xué)的原理，處于0℃以下溫度條件下的有害微生物在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后，其細(xì)胞原生質(zhì)內(nèi)的水分子會(huì)發(fā)生結(jié)冰現(xiàn)象，并產(chǎn)生機(jī)械性擠壓或劃擦細(xì)胞壁，最后造成細(xì)胞死亡，將蟲卵殺死。因此，可以對(duì)新進(jìn)庫(kù)房的檔案采取在-31℃～-26℃的環(huán)境下冷凍48小時(shí)的處理，將那些寄生在檔案上的有害微生物消除殆盡，防止其在庫(kù)房?jī)?nèi)的傳播。當(dāng)然，除了低溫冷凍的殺菌消毒方法外，還可以通過(guò)真空充氮、硫酰氟和環(huán)氧乙烷來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行處理，其中真空充氮主要適用于那些入庫(kù)之前沒(méi)有生蟲霉跡的檔案，是利用真空泵將殺蟲器內(nèi)的空氣抽出，并充入適量的氮?dú)?，使檔案中存在的細(xì)菌病毒在缺氧的情況下死去，這種方法適用于那些珍貴檔案資料的保存；而硫酰氟和環(huán)氧乙烷則適用于經(jīng)檢查有蟲害或者霉跡跡象的檔案。

其次，入庫(kù)人員進(jìn)入庫(kù)房之前先進(jìn)行消毒。一般來(lái)說(shuō)，入庫(kù)之前的殺菌消毒只能夠從檔案入庫(kù)方面對(duì)細(xì)菌病毒進(jìn)行控制，而有害微生物進(jìn)入庫(kù)房的另一種途徑就是附著在進(jìn)庫(kù)人員的身體上，因此，在日常的檔案管理過(guò)程中，要對(duì)進(jìn)入庫(kù)房的每位人員進(jìn)行必要的消菌殺毒。在智能檔案庫(kù)房建設(shè)過(guò)程中，可以采用風(fēng)淋室等設(shè)備來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。作為一種通用性較強(qiáng)的消菌殺毒設(shè)備，風(fēng)淋室設(shè)備主要原理是：在離心通風(fēng)機(jī)的作用下，空氣經(jīng)中效空氣過(guò)濾器進(jìn)入靜壓箱，然后經(jīng)高效空氣過(guò)濾器過(guò)濾后，從噴嘴處高速噴出潔凈的空氣，將人體附著的細(xì)菌病毒有效吹除，并且吹下來(lái)的細(xì)菌病毒通過(guò)一定的方式回收入中效空氣過(guò)濾器，再次循環(huán)吹出，從而形成循環(huán)系統(tǒng)，防止那些未經(jīng)凈化的空氣進(jìn)入庫(kù)房。

3 電子性細(xì)化系統(tǒng)軟件

智能檔案庫(kù)房建設(shè)處理從庫(kù)房環(huán)境方面為檔案管理創(chuàng)造條件以外，還要考慮檔案資料的使用，即通過(guò)科學(xué)化的電子性細(xì)化系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和功能完善來(lái)提升檔案資料的信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等工作的效率和效果，而這些功能的實(shí)現(xiàn)有賴于信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。就目前智能檔案庫(kù)房的建設(shè)來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)電子性細(xì)化系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)要基于RFID技術(shù)之上，該系統(tǒng)能夠提升相關(guān)信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)性。

RFID技術(shù)主要是借助無(wú)線電波的讀寫功能來(lái)識(shí)別和標(biāo)記相關(guān)媒介，從而提升檔案管理的準(zhǔn)確性[3]。從系統(tǒng)的模塊方面來(lái)說(shuō)，RFID檔案管理系統(tǒng)主要由檔案管理模塊、數(shù)據(jù)處理模塊和數(shù)據(jù)庫(kù)模塊三部分構(gòu)成，其中檔案管理模塊主要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、借還管理、基礎(chǔ)管理等功能，數(shù)據(jù)處理模塊主要是借助RFID設(shè)備來(lái)獲取相應(yīng)的檔案信息，并通過(guò)不同的通信結(jié)構(gòu)模型來(lái)獲取傳感器所傳遞的信息，將所獲得的信息上報(bào)給檔案管理模塊，實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)的管理；數(shù)據(jù)庫(kù)模塊主要是對(duì)于數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)和管理。

4 智能存取

在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，通常由檔案管理人員人工地進(jìn)行檔案的歸類、存檔，這使得檔案存放的位置的錯(cuò)亂，導(dǎo)致檔案查找的效率降低。而在智能檔案庫(kù)房模式下，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的智能化存取，借助智能機(jī)器人來(lái)取代人工服務(wù)，從而提升庫(kù)房管理的效率和效果。就智能存取功能的實(shí)現(xiàn)來(lái)說(shuō)，主要分為兩個(gè)方面，即存和取。

首先，從檔案的存儲(chǔ)來(lái)說(shuō)，智能檔案庫(kù)房實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化的檔案歸類。在前期的檔案歸檔過(guò)程中，相關(guān)人員通過(guò)將檔案的一些基本信息錄入相應(yīng)的系統(tǒng)，并由系統(tǒng)生成唯一的檔案二維碼，作為檔案管理的標(biāo)志，并借助RFID技術(shù)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)存在的檔案信息進(jìn)行分級(jí)標(biāo)注，為每份檔案貼上相應(yīng)的電子標(biāo)簽。一般來(lái)說(shuō)，每份檔案的電子標(biāo)簽包含兩部分內(nèi)容，其一是密集架RFID標(biāo)簽，其中備注各排密集架存放的檔案盒的盒號(hào)等具體信息，其二是檔案盒電子標(biāo)簽，主要注明每盒中存放的檔案的數(shù)量、二維碼信息等。

其次，從檔案的調(diào)取來(lái)說(shuō)，相關(guān)檢索人員通過(guò)庫(kù)房門內(nèi)的嵌入式UHF進(jìn)行遠(yuǎn)距離一體化標(biāo)簽讀寫器來(lái)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的電子標(biāo)簽進(jìn)行有效的讀取，并對(duì)標(biāo)簽和二維碼信息的匹配度進(jìn)行判斷，進(jìn)而向符合匹配條件的密集架發(fā)出相應(yīng)的打開(kāi)指令，密集架在接到打開(kāi)指令后彈出包含該二維碼的檔案盒，從而完成檔案的定位查找任務(wù)。在確定完檔案位置以后，庫(kù)房?jī)?nèi)的智能機(jī)器人會(huì)調(diào)取所定位的檔案資料，并通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)將檔案資料送到檢索人員的手中。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著檔案信息在相關(guān)決策中重要性的凸顯，以及檔案信息種類與數(shù)量的幾何級(jí)增長(zhǎng)，如何通過(guò)智能化的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建來(lái)優(yōu)化檔案管理的路徑，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，成為目前檔案管理部門重點(diǎn)思考和解決的問(wèn)題。而物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的不斷呈現(xiàn)，智能檔案庫(kù)房建設(shè)的技術(shù)要素已經(jīng)初步具備，在這樣的情況下，就需要融合相應(yīng)的人才資源來(lái)實(shí)現(xiàn)智能檔案庫(kù)房建設(shè)，將智能化的庫(kù)房管理模式由理論轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，從而推動(dòng)檔案管理的全新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高晶.檔案庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)與管理[J].東方企業(yè)文化，2014（20）：158.

[2]黃莉.河南省檔案局新建檔案館消毒系統(tǒng)的建設(shè)[J].檔案管理，2016（01）：74-75.