加強事業(yè)單位電子檔案信息化管理工作的探討

沈偉偉

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作中非常重要的部分，廣泛應(yīng)用于我國許多領(lǐng)域和行業(yè)，隨著我國經(jīng)濟和科技的不斷創(chuàng)新發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被我國很多個領(lǐng)域引入，并促進著各個領(lǐng)域間的發(fā)展。傳統(tǒng)的文書檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)的沖擊之下，逐漸走向信息化和智能化，檔案管理工作不再依賴也不再受制于人工服務(wù)，文書檔案管理信息的電子化標(biāo)志著我國文書檔案管理信息工作從效率和用時多個方面來講實現(xiàn)了一個飛躍。但是電子檔案在管理工作的推行中，依舊存在一定的問題亟待解決，本文首先從兩個方面介紹了事業(yè)單位中加強電子檔案管理工作的優(yōu)點，隨后從兩個方面介紹了事業(yè)單位中加強電子檔案管理工作的措施。以此供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案信息化；加強管理措施

電子檔案管理制度在事業(yè)單位中占據(jù)重要地位，大大提高了事業(yè)單位管理文書檔案的工作效率，減輕了企業(yè)負(fù)擔(dān)，降低了企業(yè)檔案管理所需的成本[1]。但是電子檔案仍舊有許多不完善的部分，電子化的文書檔案管理工作對工作人員和企業(yè)的管理系統(tǒng)的完善要求都是比較多的，企業(yè)必須招收擁有現(xiàn)代化和信息化思維以及工作經(jīng)驗的員工進行電子化文書檔案管理的工作，同時文書檔案由于其獨特的保密性和科學(xué)性對企業(yè)管理體系和防火墻的要求比較高，以免有一些不法分子對企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息進行攻擊和竊取，企業(yè)必須擁有一個完善的管理體系和健康的管理系統(tǒng)，同時要升級防火墻，避免病毒和黑客等的侵入，造成信息的遺失。這對機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展水平帶來了巨大的考驗。

1 事業(yè)單位中加強電子檔案管理工作的優(yōu)點

1.1 提高了工作效率，提取信息更加方便快捷

提高電子檔案管理技術(shù)，健全管理體系有助于信息的共享和傳輸，只需要互聯(lián)網(wǎng)計算機進行簡單操作便可以進行數(shù)據(jù)共享。電子檔案管理信息在采集、整理并統(tǒng)一后，信息和數(shù)據(jù)便進入了信息數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)庫里，數(shù)據(jù)在進入數(shù)據(jù)庫時就已經(jīng)被編號并妥善存放，利用人工來再次尋找信息和數(shù)據(jù)會十分方便快捷，因此建立健全管理制度，有利于提高工作效率，更加方便快捷地提取信息。

1.2 提高了檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性

在管理系統(tǒng)完善，管理制度健全的情況下，電子文書檔案相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書檔案解決了很多局限和困難，電子檔案的保存管理較為方便，可以對數(shù)據(jù)進行良好的保存管理，而紙質(zhì)版的文書檔案則要面臨來自高溫、腐蝕或氧化等帶來的不便，嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)和信息保存的安全性，增加了所需成本。電子檔案為數(shù)據(jù)和信息提供了安全性，同時互聯(lián)網(wǎng)具備的精準(zhǔn)計算也使得電子檔案中的數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確

性[2]。

2 事業(yè)單位中加強電子檔案管理工作的措施

2.1 完善電子檔案管理制度，健全電子檔案風(fēng)險調(diào)節(jié)機制

計算機技術(shù)的迅速發(fā)展為電子檔案管理中安全防范體系的建設(shè)帶來了一定的挑戰(zhàn)。為了保護公民的信息安全，提高電子檔案管理體系的抗風(fēng)險力度，在事業(yè)單位利用電子檔案進行工作時，電子檔案作為一個重要的而又機密的工作方面，在管理體系上一定要建立健全數(shù)據(jù)管理安全體系，才能保證用戶的信息和數(shù)據(jù)安全。在電子檔案管理制度的完善方面，應(yīng)當(dāng)把信息的安全放在首要位置，從事業(yè)單位的實際情況出發(fā)，制定相關(guān)的政策進行電子檔案管理安全體系的變革，在電子檔案工作的人才、資源和安全建設(shè)等方面進行嚴(yán)密管理，同時加大技術(shù)研發(fā)力度，完善我國的電子檔案管理體系，降低風(fēng)險對我國計算機網(wǎng)絡(luò)安全的沖擊和威脅，提高我國計算機網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險抵抗力。在電子檔案風(fēng)險調(diào)節(jié)的方面，在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的今天，各種計算機病毒層出不窮，嚴(yán)重威脅著電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全，為保障電子檔案管理體系的安全，應(yīng)當(dāng)對計算機病毒進行嚴(yán)密性防范，通過研發(fā)先進的技術(shù)來提高計算機的抗病毒系統(tǒng)水平，保障電子檔案管理系統(tǒng)和用戶信息的安全[3]。電子檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)從小事出發(fā)，維護計算機網(wǎng)絡(luò)不被病毒所侵害，維護電子檔案管理體系的安全性。例如不使用盜版網(wǎng)站和軟件，定期對計算機進行掃描和殺毒等，實時防范計算機病毒的入侵。提高電子檔案管理水平的嚴(yán)密性，要從根本上解決電子檔案管理體系在程序上產(chǎn)生的漏洞和缺陷，從根本處進行防范，提高電子檔案管理體系的安全性。

2.2 提高電子檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)

如今電子檔案管理工作內(nèi)部的突出問題便是工作人員的素質(zhì)問題。企業(yè)發(fā)揮以人為本的精神，工作人員是決定工作質(zhì)量和效率的重要因素。因此在提高工作人員的素質(zhì)和技能方面，企業(yè)應(yīng)該想好充分妥善的對策。

企業(yè)想要提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，在招聘技術(shù)人員時，就應(yīng)制定正確、科學(xué)、合理的招聘制度和標(biāo)準(zhǔn)選取素養(yǎng)專業(yè)、態(tài)度端正、品德優(yōu)良、有責(zé)任心的員工進入企業(yè)擔(dān)任行政部門中文書檔案管理方面的工作。隨后，企業(yè)可以建立專門的培訓(xùn)小組對招聘進來的工作人員進行培訓(xùn)，將現(xiàn)代化、信息化、智能化的電子檔案管理方式向大家進行普及和教學(xué)，這要求員工不僅要有專業(yè)素養(yǎng)和核心知識，而且要有高度的學(xué)習(xí)能力和操作實踐能力，對員工的要求較高。最后，企業(yè)要多多識別并招收復(fù)合型的人才，提高文書檔案管理工作中整體的信息技術(shù)水平，降低所需的人力成本。在提倡創(chuàng)新進步的社會環(huán)境中，唯有能力好、素養(yǎng)好的工作人員才能使企業(yè)的，工作越做越好，好的工作人員會使企業(yè)的整體工作水平邁出一大步[4]。

3 結(jié)束語

電子檔案管理是我國事業(yè)單位不可缺少的工作方面，事業(yè)單位許多重要的決策均要從電子檔案的信息和數(shù)據(jù)中取得依據(jù)。電子檔案管理中的信息和數(shù)據(jù)可能為一個地方帶來翻天覆地的變化。近幾年來互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸普及，人類的生產(chǎn)和生活因為有科學(xué)技術(shù)的引入而更加便捷。企業(yè)要提高其電子檔案管理水平，完善部門內(nèi)部電子檔案管理體系，降低信息和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險，促進企業(yè)發(fā)展。電子檔案管理方式的變革是時代的產(chǎn)物，是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，企業(yè)要結(jié)合文書檔案管理工作電子化的優(yōu)缺點，結(jié)合實際情況來健全電子檔案管理制度和體系，將更加創(chuàng)新和先進的電子檔案管理制度推向各個領(lǐng)域的事業(yè)單位。

參考文獻(xiàn)

[1]李昊城.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發(fā)，2017，23（16）：10-11.

[2]蔡俏冰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：53-53.

[3]龐洪波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].長江叢刊，2017（19）：136-136.

[4]趙文梅.淺談新時期如何加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）：63-63.